Rechnungszahlungsbedingungen

Als Geschäftsinhaber können Sie die Zahlungsbedingungen selbst festlegen. Es gibt jedoch einige Regeln, die Sie beachten müssen, wenn Sie diese festlegen. Wenn Sie vergessen, eine Zahlungsfrist auf Ihrer Rechnung anzugeben, muss der Empfänger eines solchen Dokuments diese innerhalb einer gesetzlichen Frist bezahlen, abhängig von dem Land, in dem Sie Ihr Geschäft betreiben. Daher ist es am besten, dies anzugeben. Was sind die häufigsten Zahlungsbedingungen? Gibt es Einschränkungen? Weitere Informationen finden Sie im folgenden Artikel.

Zahlungsbedingungen für Rechnungen – Inhaltsverzeichnis:

1. Häufige Zahlungsbedingungen
2. Warum ist es eine gute Idee, zu Beginn der Zusammenarbeit eine Zahlungsfrist festzulegen?
3. Warum benötigen große Unternehmen längere Zahlungsfristen?
4. Warum wirken sich lange Zahlungsfristen auf Ihr Geschäft aus?
5. Wie können Sie Ihre Auftragnehmer dazu ermutigen, ihre Rechnungen schnell zu bezahlen?

Häufige Zahlungsbedingungen

Während Sie bei der Festlegung von Zahlungsbedingungen für Ihre Rechnungen viel Flexibilität haben, ist es sinnvoll zu überprüfen, wie es andere handhaben. Welche Zahlungsfristen sind in der Praxis am häufigsten? Hier sind die beliebtesten:

• 7 Tage,
• 14 Tage,
• 30 Tage,
• 60 Tage,
• 90 Tage.

In einigen Ländern beträgt die gesetzliche Zahlungsfrist 30 Tage. Dies ist beispielsweise in den Vereinigten Staaten der Fall, wo Rechnungen, die von Freiberuflern ausgestellt werden, innerhalb von 30 Tagen bezahlt werden müssen. Ähnlich ist es im Vereinigten Königreich, wo die Standardzahlungsfrist 30 Tage nach Erhalt einer Rechnung, Lieferung von Waren oder Erbringung von Dienstleistungen beträgt.

Andererseits beträgt in einigen europäischen Ländern eine empfohlene Zahlungsfrist für asymmetrische Transaktionen, d.h. Transaktionen, bei denen die Parteien in der Größe unterschiedlich sind, 60 Tage. Die Ausnahme bilden Transaktionen mit öffentlichen Einrichtungen, die die Rechnung innerhalb von 30 Tagen bezahlen sollten. Nichts steht jedoch der Festlegung einer kürzeren Zahlungsfrist, beispielsweise 21 oder 14 Tagen, im Wege. Wann sollten Sie Ihren Auftragnehmer über die gewählte Zahlungsfrist informieren?

Warum ist es eine gute Idee, zu Beginn der Zusammenarbeit eine Zahlungsfrist festzulegen?

Sie sollten daran denken, dass solche Fragen wie Zahlungstermine bei der Unterzeichnung eines Vertrags oder der Annahme eines Auftrags festgelegt werden müssen. Warum? Wenn Sie keinen Zahlungstermin festgelegt haben, bevor Sie einen Auftrag annehmen, wird Ihr Auftragnehmer erwarten, eine Rechnung mit einer gesetzlichen Zahlungsfrist zu erhalten. Wenn Sie ihnen eine Rechnung mit einer kürzeren Frist ausstellen, haben sie das Recht, überrascht zu sein. Dies wird sich nicht positiv auf Sie auswirken, insbesondere da die Zahlung der Rechnung nach Fälligkeit Zinsen nach sich ziehen kann.

Daher ist es am besten, bei der Annahme eines Auftrags klar zu sein. Es reicht aus, wenn Sie in der E-Mail-Korrespondenz zur Festlegung der Auftragsdetails erwähnen, dass Sie planen, eine Rechnung mit beispielsweise einer 14-tägigen Zahlungsfrist auszustellen. In einem solchen Fall wird Ihr Auftragnehmer darüber informiert, dass er ein Dokument von Ihnen erhält, das er innerhalb der angegebenen Frist bezahlen muss. Auf diese Weise erwecken Sie den Eindruck, dass Sie ein Profi sind, der sich um alle Details der Transaktion kümmert.

Warum benötigen große Unternehmen längere Zahlungsfristen?

Wenn Sie als Freiberufler arbeiten oder ein kleines Unternehmen führen, erhalten Sie wahrscheinlich nicht viele Rechnungen. Der Weg von der Erhalt einer Rechnung bis zur Zahlung ist ziemlich kurz, insbesondere wenn Sie Buchhaltungssoftware verwenden, die es einfach macht, die Kosten zu kontrollieren. Sie können leicht überprüfen, ob Sie Bestellungen für die auf der Rechnung aufgeführten Waren und Dienstleistungen aufgegeben haben. Dann überweisen Sie einfach den Betrag von Ihrem Bankkonto, und das war’s.

In großen Organisationen sieht es jedoch ganz anders aus. Dort muss eine Rechnung durch zwei oder sogar mehr Abteilungen gehen, bevor sie schließlich bezahlt wird. Warum passiert das? Rechnungen gehen ins Sekretariat oder in die Verwaltung, wo sie angenommen und registriert werden. Dann werden sie an die Buchhaltungsabteilung weitergeleitet, aber das bedeutet nicht sofortige Zahlung. Je nach den in einem bestimmten Unternehmen angenommenen Verfahren kann es notwendig sein, zu überprüfen, wer Waren oder Dienstleistungen bestellt hat, ob der Betrag mit dem unterzeichneten Auftrag übereinstimmt und ob die Zahlungsfrist oder andere auf der Rechnung angegebene Daten korrekt sind. Solche Aufgaben können von völlig unterschiedlichen Personen erledigt werden.

Später wird die Rechnung zur Zahlung eingereicht. Es sollte beachtet werden, dass die Unterschrift der Person, die zur Genehmigung der Zahlung befugt ist, weiterhin erforderlich ist, um die Überweisung zu bearbeiten. Dies ist zeitaufwendig, daher sollten Sie dies bei der Zusammenarbeit mit großen Unternehmen berücksichtigen. Wenn Sie jedoch die optimale Zahlungsfrist für Rechnungen für beide Parteien festlegen, denken Sie daran, dass es ungünstig sein kann, ins Extreme zu gehen. Sie müssen auch Ihre eigenen Bedürfnisse im Auge behalten.

Warum wirken sich lange Zahlungsfristen auf Ihr Geschäft aus?

Indem Sie eine sehr lange Zahlungsfrist festlegen, gewähren Sie Ihrem Auftragnehmer Kredit. Während Sie auf die Zahlung warten, kann Ihr Kunde bereits von den Waren oder Dienstleistungen profitieren, die Sie bereitgestellt haben. Wenn sie Sie sofort bezahlt hätten, könnten Sie das Geld ausgeben und davon profitieren. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie Liquiditätsprobleme haben. In einem solchen Fall ist es besser, kürzere Zahlungsfristen zu vereinbaren.

Wenn Sie jemandem mit einer sehr langen Zahlungsfrist, wie z.B. 90 Tagen, eine Rechnung ausstellen und Sie zu diesem Zeitpunkt kein Geld mehr haben, müssen Sie möglicherweise einen Bankkredit aufnehmen. Dies würde zusätzliche Kosten verursachen, die Sie hätten vermeiden können, wenn Sie ihnen eine Rechnung mit einer kürzeren Zahlungsfrist ausgestellt hätten. Wenn jemand Sie überzeugt, dass eine längere Zahlungsfrist kein Problem darstellen sollte, können Sie immer versuchen, die Situation umzukehren. Wie? Sie können eine Vorauszahlung für Ihre Dienstleistungen im Austausch gegen einen kleinen Rabatt anbieten. Dies kann eine viel bessere Lösung sein, als einen teuren Kredit aufzunehmen.

Wie können Sie Ihre Auftragnehmer dazu ermutigen, ihre Rechnungen schnell zu bezahlen?

Wenn die Zahlungsfrist ab dem Datum des Rechnungseingangs beim Auftragnehmer berechnet wird, wird eine elektronisch gesendete Rechnung dazu beitragen, eine schnellere Zahlung zu erhalten. In diesem Fall müssen Sie nicht auf den Postboten warten, der sie Ihrem Kunden zustellt. Darüber hinaus kann eine elektronische Rechnung, wenn der Empfänger Ihrer Waren oder Dienstleistungen ein CRM-System verwendet, deren Arbeit erleichtern, sodass Sie mit einer schnelleren Zahlung rechnen können.

Gibt es noch etwas, das Sie tun können, um den Prozess zu beschleunigen? Zum Beispiel können Sie einen Rabatt für eine schnellere Zahlung anbieten. Offensichtlich müssen Sie den Rabattbetrag berechnen, um nicht darauf zu verlieren. Außerdem können Sie Ihren Auftragnehmer warnen, dass Sie Zinsen für verspätete Zahlungen hinzufügen werden, wenn sie die Rechnung nicht rechtzeitig bezahlen. Legen Sie auf jeden Fall eine für beide Seiten vorteilhafte Zahlungsfrist fest und überwachen Sie dann, ob Ihr Kunde diese eingehalten hat. Mit unserer kostenlosen Rechnungs-App können Sie Erinnerungen für bevorstehende Zahlungen festlegen und mit nur einem Klick den fälligen Betrag und die Fälligkeitstermine überprüfen.

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