Projektbudgetmanagement – wie macht man es richtig?

Das Management des Projektbudgets bedeutet, die Finanzen im Zusammenhang mit Geschäftsprojekten zu verwalten und zu überwachen. Dies ist die direkteste, sogar offensichtliche Antwort. Aber um einen breiteren Blick zu bekommen, lassen Sie uns einen Schritt zurücktreten und uns die Frage stellen: Was ist ein Projektbudget?

Es sind die kombinierten Kosten aller Aktivitäten, Arbeitskräfte, Aufgaben und Materialien, die Sie zum endgültigen Projekt führen. Deshalb sollten Sie Ihr Projekt sorgfältig planen, bevor Sie sich in die Finanzen stürzen. Wie macht man das richtig? Gute Projektmanagement-Tools werden Ihnen definitiv helfen.

Projektbudgetmanagement – wie macht man es richtig?

Es ist wichtig, ein Projektbudget zu haben, da dies Ihnen ein gutes Verständnis dafür gibt, wie sich die Dinge (und Ausgaben!) entwickeln. Sie haben die Kontrolle über alle Aktivitäten und wissen sofort, wann die Kosten zu hoch werden. Dieses Wissen wird Ihre Entscheidungen während des gesamten Prozesses definitiv unterstützen und Sie weiser machen, während Sie die nächsten Projekte planen.

Um das Projektbudgetmanagement durchzuführen, definieren Sie den Umfang des Projekts

Wie können Sie Ihr Projektbudget berechnen, ohne die Details Ihres Projekts zu kennen? Hier kommt die Definition des Projektumfangs ins Spiel. Den Umfang eines Projekts zu definieren bedeutet, eine Liste spezifischer Projektziele, Teammitglieder, Meilensteine, Aufgaben, Ergebnisse, Funktionen und Fristen zu dokumentieren. Es wird auch alle wichtigen Projektziele, Ergebnisse und Ziele umfassen, um den Erfolg zu messen. Viele PM-Tools helfen Ihnen, all diese Dinge zu organisieren. Eines davon ist Firmbee.

Schätzungstechniken

Okay, Sie haben Ihren Plan, also wie fangen Sie an, das Geld zu zählen? Schätzungstechniken können helfen. Eine kurze Zusammenfassung davon finden Sie unten. Entscheiden Sie, welche für Sie geeignet ist, und vertiefen Sie sich in das Thema.

Bottom-up-Schätzung

Dies ist eine Technik zur Schätzung einzelner Aufgaben und deren Kombination zu einer Gesamtschätzung des Projekts. Bis zu diesem Zeitpunkt sollten Sie bereits wissen, welches Teammitglied für was verantwortlich ist (wenn nicht – schauen Sie sich unsere Lösung an), Sie können jede Person, die eine Aufgabe ausführt, bitten, Ihnen die Schätzungen zu geben. Sie sind definitiv in einer besseren Position, um eine Aufgabe zu schätzen, an der sie arbeiten werden. Nachdem Sie eine Kostenschätzung der Arbeit auf der niedrigstmöglichen Detailebene haben, aggregieren Sie diese, um zu Gesamtsummen zu gelangen.

Top-down-Schätzung

Hier versuchen Gruppen erfahrener Manager oder externer Experten, das Budget des Projekts zu schätzen. Sie können auch Informationen aus einem vorherigen, ähnlichen Projekt verwenden. Diese Technik wird oft in den sehr frühen Phasen eines Projekts verwendet, wenn nicht viele Informationen verfügbar sind. Im Gegensatz zur Bottom-up-Schätzung werden Sie diesmal die Dauer der Ergebnisse und/oder der wichtigsten Ergebnisse schätzen.

Analoge Schätzung

Der Begriff analoge Schätzung stammt daher, dass Sie ein ähnliches vergangenes Projekt verwenden, um die Dauer oder die Kosten Ihres aktuellen Projekts zu schätzen. Es sollte eine Mischung aus historischen Informationen und Expertenurteil sein. Deshalb ist es so wichtig, Ihr Projektbudget jedes Mal zu verfolgen, wenn Sie etwas liefern.

Parametrische Schätzung

Die parametrische Schätzung ist eine statistikbasierte Technik, die Ihnen hilft, die erwartete Menge an finanziellen Ressourcen oder Zeit zu berechnen, die erforderlich ist, um ein Projekt abzuschließen. Bei der parametrischen Schätzung wird etwas mehr Mathematik benötigt, aber nur grundlegende Fähigkeiten, also haben Sie keine Angst! Schauen Sie sich dieses Beispiel an:

Angenommen, Ihr Projekt umfasst die Befragung von 300 Personen. Jedes Interview enthält 10 Multiple-Choice-Fragen, und frühere Erfahrungen haben gezeigt, dass sie 20 Minuten in Anspruch nehmen. Der gesamte Aufwand für diese Aufgabe wird sein:

Anzahl der Interviews × 20 Minuten = 6000 Minuten = 50 Stunden

Überprüfen Sie nun anhand Ihrer bisherigen Erfahrungen, wie viel eine Stunde Arbeitskraft kostet. Fertig!

Automatisieren Sie den Prozess

Denken Sie daran, dass Sie nicht alles selbst mit Notizen oder Taschenrechnern machen müssen. Projektmanagementsysteme können das Budget für Sie basierend auf dem Umfang des Projekts berechnen und Ihnen helfen, die Informationen zu speichern und zu organisieren. Das Finanzmodul von Firmbee ermöglicht es Ihnen, ein Projektbudget festzulegen, die Mitarbeiterkosten zu berechnen und Ihre Einnahmen und Ausgaben während des gesamten Prozesses zu verfolgen. Nach Abschluss des Projekts werden die Informationen automatisch in Rechnungen übertragen. Auch Informationen darüber, was Sie anderen schulden, werden angezeigt.

Schauen Sie sich Firmbee an und verfolgen Sie die Rentabilität Ihrer Projekte:

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