Gantt-Diagramm in der Projektmanagementplanung | #41 Einstieg in das Projektmanagement

Das Gantt-Diagramm ist eines der beliebtesten Werkzeuge in der Projektmanagementplanung. Obwohl es im 19. Jahrhundert von dem polnischen Ingenieur Karol Adamiecki entwickelt wurde, wird es fast ausschließlich mit Henry Gantt, einem amerikanischen Ingenieur und Berater für Projektmanagement, in Verbindung gebracht. Er half, dieses einfache, aber äußerst effektive Werkzeug populär zu machen.

Gantt-Diagramm in der Projektmanagementplanung – Inhaltsverzeichnis:

1. Einführung
2. Wofür wird ein Gantt-Diagramm verwendet?
3. Was ist bei der Erstellung eines Gantt-Diagramms zu beachten?
4. Werkzeuge
5. Konsistenz
6. Einfachheit
7. Zusammenfassung

Einführung

Ein Gantt-Diagramm ist ein Balkendiagramm, das Informationen über den Projektzeitplan enthält. Einzelne Aufgaben befinden sich auf der vertikalen Achse, während ihre geplanten Abschlussdaten auf der horizontalen Achse stehen. Die horizontalen Balken zeigen die Dauer der Aktivitäten an, indem sie deren Start- und Enddaten verbinden. Dieses Werkzeug ermöglicht es dem Projektmanager und den Teammitgliedern, den Zeitplan der Aufgaben, die Abhängigkeiten zwischen ihnen schnell zu überblicken und gibt ein klares Bild des Fortschrittsstatus des Projekts.

Wofür wird ein Gantt-Diagramm verwendet?

Das Gantt-Diagramm ermöglicht es Ihnen, die folgenden Projektinformationen einfach zu visualisieren:

• Liste der Aufgaben, die das Projekt ausmachen,
• Start- und Enddaten jeder Aufgabe,
• Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben,
• Zeitplan,
• Fortschritt jeder Aufgabe,
• Personen, die für die Durchführung jeder Aufgabe verantwortlich sind.

Eine weitere häufige Anwendung des Gantt-Diagramms besteht darin, den kritischen Pfad eines Projekts zu identifizieren. Dies ist die längste mögliche Reihe von Aufgaben in einem Projekt, bei der jede Aufgabe von der vorherigen abhängt und nicht verschoben werden kann, ohne die endgültige Projektfrist zu beeinträchtigen. Das Diagramm ermöglicht es Ihnen, alle Zusammenhänge zwischen den Aufgaben visuell zu analysieren und zu bestimmen, welche notwendig sind, um das Projekt rechtzeitig abzuschließen.

Was ist bei der Erstellung eines Gantt-Diagramms zu beachten?

Bei der Erstellung eines Gantt-Diagramms für ein neues Projekt müssen Sie auf drei Aspekte achten:

• Die richtige Wahl des Werkzeugs – das wir im gesamten Projekt verwenden werden,
• Konsistente Beschriftung der Aufgaben – Bereitstellung eines wiederholbaren Benennungsschemas und leicht unterscheidbarer Farben,
• Verringerung des Komplexitätsgrads des Diagramms.

1. Werkzeuge

Um ein Gantt-Diagramm einfach zu erstellen und dann frei zu verwenden, ist die Wahl des richtigen Werkzeugs entscheidend. Die Suche nach dem am besten geeigneten Zubehör für unsere Bedürfnisse erfordert die Berücksichtigung der folgenden Punkte:

• Projektgröße,
• Anzahl der Teammitglieder,
• Komplexität des Projekts, und
• Aktualisierungsfrequenz.

Je komplexer das Projekt, desto leistungsfähiger das Werkzeug, das wir benötigen. Für kleine Projekte genügen einfache Online-Tools wie Canva, Online-Gantt oder Termagant. Für komplexere Projekte lohnt es sich, Projektmanagement-Software (wie Firmbee) oder eine Tabelle zu verwenden, in der wir alle Daten zum laufenden Projekt in einem Dokument sammeln können.

Wenn das Projekt sehr anspruchsvoll ist und viele Aufgaben mit komplexen Abhängigkeiten enthält, sollten Sie in Betracht ziehen, einen anderen Ansatz zur Visualisierung zu wählen. In diesem Fall ist es besser, Werkzeuge wie ein PERT-Diagramm (Program Evaluation and Review Technique) zu verwenden.

2. Konsistenz

Von Anfang an ist es eine gute Idee, Farben konsistent zu verwenden, um Aufgaben zu kennzeichnen, die größere Einheiten bilden. „Farbkodierung“ hilft, spezifische Aufgaben, Projektphasen oder wichtige Aufgaben hervorzuheben. Dies kann auch auf die schwierigsten Momente im Projekt aufmerksam machen, wie z. B. kurze Fristen für verwandte Aufgaben. Dies hilft, Bereiche schnell zu identifizieren, die Aufmerksamkeit erfordern, und das Projekt auf Kurs zu halten.

3. Einfachheit

Wenn Sie zu viele Details einfügen, können Gantt-Diagramme schnell überwältigend und kompliziert für das Publikum werden. Es lohnt sich also, zu überlegen, welche Aufgaben aufgenommen werden müssen, um die Gesamtvision des Projekts nicht aus den Augen zu verlieren. Die anderen können in das Dokument geschrieben, aber aus dem Diagramm entfernt werden, wodurch das resultierende Diagramm einfach und auf das Wesentliche fokussiert bleibt.

Idealerweise sollten Sie wichtige Aufgaben, kritische Punkte sowie Fristen hervorheben und sicherstellen, dass alle Beteiligten das Diagramm und seinen Zweck verstehen. Falls erforderlich, korrigieren Sie das Diagramm und erklären Sie die verwendeten Abkürzungen und Bezeichnungen den Teammitgliedern, bis alle Zweifel ausgeräumt sind.

Zusammenfassung

Das Gantt-Diagramm ist eines der beliebtesten Werkzeuge im Projektmanagement. Es hilft Ihnen, Informationen über die Aufgabenplanung und den Projektfortschritt visuell darzustellen. Die Verwendung eines Gantt-Diagramms kann die Effizienz der Planung erhöhen und die Zusammenarbeit von Remote-Teams sowie die effiziente Delegation von Aufgaben verbessern. Es bietet auch eine visuelle Darstellung des Projekts, die es dem Projektmanager und den Teammitgliedern erleichtert, sich bei der Verfolgung des Projektziels zu orientieren.

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