Wie man seine Produktivität mit der Kanban-Methode steigert?

Ursprünglich aus der Fertigungsindustrie stammend, wurde die Kanban-Methode (die von Toyota implementiert und zunächst nur für das Prozessmanagement verwendet wurde) von Unternehmen in anderen Sektoren übernommen und wird jetzt oft als Werkzeug zur Unterstützung des Arbeitsmanagements eingesetzt. Ihr Ziel ist es, sicherzustellen, dass jedes Mitglied des Projektteams seine maximale Produktivität erreicht, während ein reibungsloser Arbeitsablauf gewährleistet und das Auftreten von Engpässen antizipiert wird. Wie funktioniert diese Methode und warum hat sie einen positiven Einfluss auf die Produktivität der Mitarbeiter?

Die Kanban-Methode – Inhaltsverzeichnis:

1. Die Kanban-Methode
2. Wie steigert Kanban die Produktivität?
3. Zusammenfassung

Die Kanban-Methode

Die Kanban-Methode beruht auf drei Hauptprinzipien: Visualisierung (das japanische Wort Kanban bedeutet ein visuelles Board), Einzelaufgaben (Reduzierung der laufenden Arbeiten) und Workflow-Management zur Verbesserung des Prozesses.

Im Rahmen des ersten Prinzips werden spezielle Kanban-Boards verwendet, die banal einfach zu erstellen und zu nutzen sind, und in drei Abschnitte unterteilt sind: zu erledigen (bezüglich des Backlogs), in Arbeit (für Aufgaben, die derzeit bearbeitet werden) und erledigt (für bereits abgeschlossene Aufgaben). Jede Aufgabe auf dem Board, die einem bestimmten Mitarbeiter zugewiesen ist, sollte durch diese drei Spalten gehen, um die Kontrolle über den Arbeitsablauf, das Bewusstsein darüber, womit die Person zu einem bestimmten Zeitpunkt beschäftigt ist, und die Fähigkeit zur Erkennung von Engpässen (z. B. Verzögerungen), die die Geschäftsabläufe negativ beeinflussen könnten, sicherzustellen.

Die Kanban-Methode geht auch davon aus, dass man die Anzahl der laufenden Aufgaben begrenzen sollte, da Multitasking (entgegen der weit verbreiteten Meinung) nicht die erwarteten Ergebnisse bringt. Sie beruht auch auf ständiger Beobachtung, um den Prozess zu verbessern und die Effizienz zu steigern (indem Blockaden oder Engpässe erkannt werden, die die Erreichung der festgelegten Ergebnisse gefährden könnten).

Wie steigert Kanban die Produktivität?

Das Lernen und Verstehen der oben genannten Elemente ist entscheidend, um die Frage zu beantworten, wie die Kanban-Methode die Produktivität verbessert.

Beginnen wir mit dem ersten Prinzip der Visualisierung von Aufgaben. Laut einer Studie von MIT-Wissenschaftlern aus dem Jahr 2014 verarbeitet das menschliche Gehirn Informationen, die in visueller Form (Bild) präsentiert werden, 60.000 Mal schneller als in schriftlicher Form (Text). Darüber hinaus zeigt eine Studie des Social Science Research Network, dass 65 % der Menschen auf der Welt visuelle Lerner sind, was bedeutet, dass sie Informationen leichter aufnehmen, indem sie sie ansehen, als indem sie darüber hören. Somit erhöht die Visualisierung von Aufgaben die Produktivität, da sie einem bewusst macht, wie viele Aufgaben zu erledigen sind, und einen motiviert, eine Aufgabe nach der anderen abzuschließen.

Das zweite Prinzip betrifft die Begrenzung der laufenden Arbeiten. Laut John Little, einem Wissenschaftler am MIT, arbeiten wir langsamer, wenn wir versuchen, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen – und wir sind produktiver, wenn wir uns darauf konzentrieren, eine Aufgabe abzuschließen, und dann zur nächsten übergehen. Es wird angenommen, dass jeder Mitarbeiter maximal drei Aufgaben haben sollte – wenn man dies überschreitet, können Leistungsprobleme oder Engpässe auftreten. In der Wirtschaft wird Multitasking als Illusion betrachtet, was durch eine Reihe von Studien, einschließlich der von Forschern der Kansas State University, bestätigt wird.

Das Wesen des dritten Prinzips zeigt sich in einer niederländischen Studie, die zeigte, dass allein die Beobachtung eine treibende Kraft für die Veränderung des menschlichen Verhaltens sein kann. Die Studie, die an Haushalten durchgeführt wurde, ergab, dass Familien mit gut sichtbaren Stromzählern 30 Prozent weniger Strom verbrauchten als ihre Nachbarn, deren Zähler außer Sicht waren. Die Forscher sagen, dass diese Familien visuelles Feedback erhielten, auf dessen Grundlage sie ihr Verhalten änderten – Kanban-Boards funktionieren auf die gleiche Weise. Sie helfen Ihnen, Ihren Arbeitsablauf zu visualisieren und Prozesse zu verbessern.

Zusammenfassung

Wie Sie sehen können, zeigen die Ergebnisse, die von Toyota erzielt wurden, und die oben erwähnte Forschung zum menschlichen Verhalten, dass die Verwendung von Kanban-Boards hilft, die Effizienz zu steigern. Die Kanban-Methode war für Teammitglieder aus verschiedenen Geschäftsbereichen erfolgreich.

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