Definition von Erfolg im Projektmanagement | #9 Einstieg ins Projektmanagement

Was bedeutet es, dass ein Projekt erfolgreich ist? Ist das einzige Kriterium die Lieferung von Ergebnissen innerhalb des festgelegten Zeitrahmens und die Einhaltung der Ausgaben innerhalb des geplanten Budgets? Aber was ist, wenn das realisierte Ziel des Projekts nicht den Erwartungen des Kunden entspricht? Oder andersherum, die Kriterien verfehlt, die von den Stakeholdern als wichtig erachtet werden? In dem heutigen Artikel diskutieren wir die Definition von Erfolg im Projektmanagement.

Definition von Erfolg im Projektmanagement – Inhaltsverzeichnis:

1. Einführung
2. Definition des Projekterfolgs
3. Definition von Abschluss- vs. Abnahmekriterien
4. KPIs. Nachlaufende Indikatoren
5. Zusammenfassung

Einführung

Jedes Projekt wird von seinen eigenen Gesetzen geleitet. Daher müssen wir, ebenso wie die Methode der Projektdurchführung, die Erfolgskriterien jedes Mal an die Besonderheiten eines bestimmten Projekts anpassen. Auf der einen Seite kann es entscheidend sein, eine technische Definition des Abschlusses zu erstellen, auf der anderen Seite – Abnahmekriterien, die aus der Sicht des Empfängers der Projektergebnisse formuliert sind. Für viele Projekte ist es hingegen ebenso wichtig, angemessene KPIs zu erstellen, d.h. Schlüsselindikatoren für die Leistung, die eine multidimensionale Bewertung der Projektdurchführung ermöglichen.

Definition des Projekterfolgs

Bereits während der Arbeit an der Vision für das Projekt fragen sich die Stakeholder, wie die Definition von Erfolg aussehen wird. Für viele Projekte wird der Zeitrahmen entscheidend sein – schließlich, was nützt es, eine aufwendige Weihnachtsfeier für Investoren zu organisieren, wenn sie im Januar stattfindet? Vielleicht wird in diesem Fall das Überschreiten des Budgets weniger wichtig sein als sogar ein eintägiger Zeitverzug.

Im Falle der Durchführung eines Wohltanzballs könnte es sich als genau das Gegenteil herausstellen – wir können das Datum der Veranstaltung verschieben, um die Kosten für die Anmietung des Saals zu senken. Wenn wir hingegen eine Feier organisieren, die darauf abzielt, lokale Produkte zu verkosten, treten sowohl die Zeit als auch die Kosten der Durchführung hinter die Priorität der Qualität zurück. Wir müssen die Organisation mit der Verfügbarkeit der besten saisonalen Lebensmittel in Einklang bringen.

Schließlich ist laut PMBOK der wichtigste Faktor für den Erfolg eines Projekts dessen Ergebnis, gesehen aus der Perspektive des Kunden oder, im Falle interner Projekte, aus der Perspektive des Endbenutzers. Aber wie kann man eine Definition von Erfolg im Projektmanagement erstellen, die das Projektteam während der Arbeit an detaillierten Aufgaben begleitet und gleichzeitig für die Stakeholder klar ist?

Definition von Abschluss- vs. Abnahmekriterien

Die Definition von Erfolg im Projektmanagement wird in der Regel vom Projektmanager in Zusammenarbeit mit den Stakeholdern erstellt. Sie sind diejenigen, die zustimmen müssen, die Kriterien festzulegen, die das Endergebnis erfüllen muss, um als Erfolg betrachtet zu werden. Ihre Meinung ist auch entscheidend bei der Bewertung des Ergebnisses.

Es ist daher wichtig, dass zu Beginn eines Projekts so klar wie möglich ist, nicht nur was das Ergebnis sein sollte, sondern auch wie überprüft wird, ob es die Erfolgskriterien erfüllt. Um diesen Punkt klarer zu machen, verwenden wir die Terminologie, die in Scrum-Projekten verwendet wird. Dies sind die “Definition des Abschlusses” und “Abnahmekriterien”. Der Unterschied zwischen den beiden wird deutlich, wenn wir das Beispiel eines Projekts betrachten, das darauf abzielt, eine Unternehmenswebsite zu erstellen.

Die Abschlussdefinition wird eine technische Beschreibung der Seite liefern: Sie wird ordnungsgemäß gesichert sein, aus einer Startseite und vier Unterseiten bestehen, und es wird ein Anmeldepanel für Kunden im Header geben. Mit anderen Worten, mit der Abschlussdefinition weiß das Projektteam, was es umsetzen wird.

Andererseits weiß das Projektteam durch die klare Definition der Abnahmekriterien, warum es all diese Aktivitäten durchführen wird und wie die geleistete Arbeit in Geschäftswert übersetzt wird. Die Abnahmekriterien werden somit verwendet, um zu überprüfen, ob das Ergebnis des Projekts aus der Sicht des Benutzers zufriedenstellend ist. Anhand des obigen Beispiels wird die Website auf verschiedenen Geräten leicht angezeigt und ermöglicht es dem Benutzer, nach Eingabe von Benutzername und Passwort zum Kundenpanel zu gelangen.

Wenn wir einen Moment zu dem Beispiel der Veranstaltungsorganisation zurückkehren, könnte die Definition des Projektabschlusses Folgendes umfassen:

• Datum und Ort der Veranstaltung,
• die Anzahl der Gäste, für die Plätze vorbereitet wurden,
• Menü,
• musikalische Begleitung bereitgestellt.

Die Abnahmekriterien hingegen können sich auf die erwartete Erfahrung der Partygäste beziehen, zum Beispiel:

• die Geräumigkeit der Räumlichkeiten,
• die Qualität der servierten Getränke,
• gleichzeitiges Servieren von Speisen an alle Gäste, die an einem Tisch sitzen.

KPIs. Nachlaufende Indikatoren

Key Performance Indicators (KPIs) sind entscheidende Faktoren für den Erfolg im Projektmanagement, um zu bewerten, ob die grundlegenden Ziele erreicht werden. Nachlaufende Indikatoren können verwendet werden, um den Erfolg der Projektdurchführung zu bewerten. Die Vorhersage des endgültigen Wertes der KPIs ermöglicht es, die minimalen Kriterien zu definieren, die erfüllt sein müssen, um von Projekterfolg zu sprechen. Sie sind jedoch nur geeignet zur Bewertung messbarer Ergebnisse wie:

• Kosten der Aufgabenerfüllung
• Termintreue der Ausführung
• die Anzahl der Arbeitsstunden oder anderer Ressourcen, die zur Umsetzung des Projekts verwendet wurden
• Umweltbelastung
• Übersetzung des Arbeitsaufwands in Gewinn für die Organisation.

Es gibt Hunderte von Indikatoren, die zu diesem Zweck in der Managementpraxis verwendet werden, daher ist ihre Auswahl zu Beginn des Projekts eine der wichtigen Aufgaben des Projektmanagers. Schließlich geht es nicht darum, alles zu messen, sondern nur das, was wirklich relevante Informationen über den Status des Projekts und den Erfolg im Projektmanagement liefert. Es sollten nicht mehr als 20 sein, während bei kleineren Projekten ihre Anzahl 5 nicht überschreiten sollte.

Zusammenfassung

Der Erfolg im Projektmanagement hängt nicht nur von dem Aufwand ab, der betrieben wird, der Marktsituation und der effektiven Führung. Es ist auch entscheidend, genau zu definieren, was wir als Erfolg betrachten. Und sogar zusätzliche Faktoren, die nicht vorhersehbar sind. Schließlich kann aus der Sicht des Kunden eine improvisierte Lösung in letzter Minute sehr zufriedenstellend sein. Lassen Sie uns jedoch besser die Improvisation unter den kühnen Strategien zur Rettung von Projekten in letzter Minute belassen, die in Gefahr sind zu scheitern, anstatt täglich durchdachte Definitionen von Erfolg und Projektabschluss sowie gut formulierte Abnahmekriterien anzuwenden.

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