Quellen und Bereiche des Wandels im Projekt | #47 Einstieg in das Projektmanagement

Das Inhaltsverzeichnis am Ende des PMBOK-Buchs enthält bis zu 22 Einträge für Projektänderungen. Diese reichen von den Kosten und der Kultur des Wandels in Organisationen bis hin zu Änderungsanträgen. Was macht Veränderung also so wesentlich in Projekten und wie geht man damit um? Was ist Change Management?

Change Management – Inhaltsverzeichnis:

1. Einführung
2. Was sind Veränderung und Change Management?
3. Bereiche der Veränderung im Projekt
4. Änderungen während der Projektplanung
5. Änderungen während der Projektdurchführung
6. Quellen von Änderungen im Projekt
7. Extern
8. Intern
9. Zusammenfassung

Einführung

Veränderungen während eines Projekts sind nahezu unvermeidlich, dennoch scheinen viele Organisationen diese Offensichtlichkeit zu übersehen. Unabhängig von der Dauer, ob drei Monate, ein Jahr oder drei, enthält jedes Projekt Risikofaktoren, die dazu führen können, dass der Projektmanager die Durchführung mit den Stakeholdern neu verhandeln muss. Wenn das Projektteam hingegen kontinuierlich aus den anstehenden Aufgaben lernt, können auch Verbesserungen und Veränderungen in der Arbeitsorganisation aufgrund eines besseren Verständnisses der Anforderungen der Stakeholder auftreten.

Was sind Veränderung und Change Management?

PMBOK definiert Veränderung als:

„Eine Modifikation eines formal kontrollierten Ergebnisses, einer Komponente des Projektmanagementplans oder eines Projektdokuments.“

Dies kann Modifikationen in Bezug auf Folgendes umfassen:

• Projektziel,
• Prioritäten,
• Zeitplan,
• Projektmeilensteine, oder
• Aufteilung der Arbeit im Projektteam.

Change Management hingegen wird definiert als:

„Ein umfassender, zyklischer und strukturierter Ansatz, um Einzelpersonen, Gruppen und Organisationen von einem aktuellen Zustand zu einem zukünftigen Zustand mit beabsichtigten Geschäftsvorteilen zu überführen.”

Aber auf welche Bereiche des Projekts sollte ein Projektmanager besonders achten, um sich auf das Change Management vorzubereiten?

Bereiche der Veränderung im Projekt

Änderungen an einem Projekt können in jeder Phase seines Lebenszyklus auftreten, aber Sie sollten besonders auf die während der Planungsphase und der Durchführung des Projekts achten.

Änderungen während der Projektplanung

Nach dem PMBOK sollte das Projektteam zusammen mit dem Projektmanager in der Planungsphase einen Entwurf des Prozesses zur Anpassung der aktuellen Aktivitäten an aufkommende Veränderungen und Entwicklungen vorbereiten. Mit anderen Worten, sie müssen sich überlegen, wie sie dies umsetzen können. Dies kann Folgendes umfassen:

• Änderungen im Arbeitsablauf,
• Umgestaltung der Prioritäten der im Backlog enthaltenen Aufgaben und sogar eine Projektion für so radikale Lösungen wie
• Umgestaltung des Hauptprojektziels

Änderungen während der Projektdurchführung

Änderungen, die während der Phase der Projektdurchführung auftreten, sollten der angenommenen Methodik folgen:

• Wasserfall – Anpassungen erfordern einen formalen Genehmigungsprozess und Änderungen an der Projektdokumentation,
• Agil – sie sind ein natürlicher Teil des Prozesses und werden kontinuierlich durch Aktualisierung des Backlogs und Anpassung der Aktivitäten des Teams eingeführt,
• Scrum – als eine der agilen Methoden geht Scrum ebenfalls davon aus, dass Veränderungen unvermeidlich sind. Aber bevor Maßnahmen ergriffen werden, muss das Team die Ziele des begonnenen Sprints erreichen,
• Prince2 – hier sollte der Projektplan zu Beginn sorgfältig definiert werden und Änderungen sollten von vornherein minimiert werden. Wenn jedoch Übergänge erforderlich sind, stellen Sie sicher, dass Sie diese ordnungsgemäß dokumentieren und die Stakeholder konsultieren.

Der Projektmanager muss erkennen, dass alle Anpassungen andere Elemente des Projekts beeinflussen werden, manchmal unvorhersehbar. Zum Beispiel kann die Einführung einer technischen Lösung, die eine Aufgabe erleichtert, die Ausführung einer anderen erheblich komplizieren, wodurch die Kosten steigen, der Umfang der Arbeit sich ändert und letztendlich die Qualität der Ausführung beeinträchtigt wird.

Quellen von Änderungen im Projekt

Wenn die Dynamik des Geschäftsumfelds und die Innovationskraft des Projekts steigen, können Modifikationen nahezu jeden Bereich der Aufgabenausführung verändern. Ihre Quellen fallen in zwei Hauptkategorien:

• Extern – kommen von außerhalb des Projektteams, und
• Intern – resultieren aus Prozessen, die während der Durchführung spezifischer Aufgaben stattfinden.

Extern

Die häufigsten externen Quellen für Designänderungen sind:

1. Änderungen der Kundenanforderungen. Kundenanforderungen sind ein Schlüsselbestandteil jedes Projekts. Sie können sich aufgrund von Entwicklungen im Geschäftsumfeld, dem Auftreten neuer Bedürfnisse oder Wettbewerb verschieben. Wenn sich die Kundenanforderungen ändern, muss der Projektmanager sorgfältig analysieren, wie dies das Projekt beeinflussen könnte und ob es möglich ist, Anpassungen vorzunehmen, ohne Qualität, Zeit oder Kosten zu beeinträchtigen. Wenn der Kunde beispielsweise beschließt, die Anforderungen an die Benutzeroberfläche umzugestalten, kann dies die Code-Struktur verändern, was wiederum den Zeitplan reorganisieren und die Kosten erhöhen könnte.
2. Haushaltskürzungen. Haushaltskürzungen können aus der schwierigen finanziellen Situation der Organisation, einer Verschiebung der Prioritäten oder dem Auftreten neuer Projekte resultieren. Im Falle von Haushaltskürzungen muss der Projektmanager versuchen, die Ziele mit geringeren Kosten zu erreichen. Dies kann Folgendes bedeuten:

• Reduzierung des Arbeitsumfangs,
• Verkürzung des Zeitplans,
• Stellenabbau,
• Auslagerung, oder
• andere Verwendungen der bestehenden Ressourcen der Organisation.

Änderungen im Geschäftsumfeld. Änderungen, die in der Gesetzgebung eingeführt werden, das Auftreten neuer Trends oder die Umwandlung von Wettbewerbern können alle das Projektziel oder die Kundenanforderungen beeinflussen. Im Falle solcher schwer vorhersehbaren Änderungen muss der Projektmanager Gegenmaßnahmen ergreifen, um die Auswirkungen der Änderung auf das Projekt zu minimieren und die Erreichung der Ziele zu fördern.

Intern

Interne Änderungen sind auf aufgabenbezogene Faktoren zurückzuführen. Die bedeutendsten sind:

1. Das Lernen der Teammitglieder. Interne Änderungen in einem Projekt können aus dem Prozess resultieren, in dem Teammitglieder neues Wissen erwerben. Je erfahrener das Team ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass sie Fähigkeiten entwickeln, die es ihnen ermöglichen, besser zu arbeiten.

Ein Beispiel ist, wenn ein Programmierer bemerkt, dass sein Code nicht sehr lesbar ist und beschließt, das Schreiben eines sauberen Codes zu erkunden. Schließlich kann er Modifikationen vorschlagen, die sich positiv auf die Qualität des Projekts auswirken.

2. Ein besseres Verständnis der Kundenanforderungen und Produktspezifika. Während des Projekts kann das Verständnis des Teams für die Erwartungen der Benutzer wachsen. Dies kann den Wunsch zur Folge haben, den Arbeitsumfang zu ändern oder die Technologie anzupassen, um den identifizierten Bedürfnissen des Kunden gerecht zu werden. Zum Beispiel kann das Projektteam nach der Durchführung von Benutzerumfragen beschließen, neue Funktionalitäten einzuführen, die von den befragten Personen angefordert wurden.
3. Änderung der Arbeitsorganisation nach dem Lernen aus dem aktuellen Arbeitsablauf. Als Ergebnis des Erwerbs neuen Wissens können Ideen zur Verbesserung von Prozessen, zur Einführung innovativer Lösungen oder zur Modifizierung des Zeitplans entstehen. Durch die Analyse des aktuellen Arbeitsablaufs kann das Projektteam Fehler sowie mögliche Verbesserungen identifizieren und dann entsprechend Änderungen vornehmen, um die Arbeit zu beschleunigen. Zum Beispiel könnten sie ein anderes Projektmanagement-Tool finden, das besser geeignet ist, um Prozesse zu optimieren und die Produktivität zu steigern.

Zusammenfassung

Change Management ist entscheidend für den Projekterfolg. Projektänderungen sind unvermeidlich und resultieren sowohl aus externen als auch internen Quellen. Je nach Phase des Projektlebenszyklus sollten Sie einen geeigneten Plan entwickeln, um die aktuellen Aktivitäten an die aufkommenden Veränderungen anzupassen. Change Management erfordert einen effektiven Kommunikations- und Koordinationsprozess im gesamten Projektteam und mit den Stakeholdern. Daher hat der Projektmanager eine harte Nuss zu knacken: flexibel und offen für Veränderungen zu bleiben und gleichzeitig die Kontrolle zu behalten, um negative Auswirkungen auf das Projekt zu vermeiden.

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