7 Vorteile eines persönlichen Audits und wie man es durchführt

Das persönliche Audit hat ein Ziel – es soll Prozesse in der Organisation aufzeigen, die gut funktionieren, und solche, die dysfunktional sind. All dies geschieht, um Prozesse in der Organisation zu korrigieren. Ein gut durchgeführtes HR-Audit gibt Antworten auf strategische Fragen im Zusammenhang mit dem Personalmanagement und weist die Richtung und Methoden für die Realisierung der Personalfunktion an. Darüber hinaus erleichtert es die Entscheidungsfindung bei der Einstellung und gibt Richtung für Planungsprozesse sowie hilft bei der Gestaltung persönlicher Entwicklungspfade. In Anbetracht der Tatsache, dass in den letzten Jahren die Bedeutung von Humanressourcen auf dem Arbeitsmarkt kontinuierlich zunimmt, wird die Durchführung von HR-Audits immer beliebter und verbreiteter.

Persönliches Audit – Inhaltsverzeichnis:

1. Was ist ein persönliches Audit?
2. Der Umfang des persönlichen Audits
3. Vorteile und Risiken im Zusammenhang mit einem persönlichen Audit
4. Zusammenfassung

Was ist ein persönliches Audit?

Das Werkzeug, das zur Diagnose und Bewertung von Humanressourcen verwendet wird, ist ein persönliches Audit, manchmal auch HR-Audit genannt. Diese Art von Audit kann unabhängig durchgeführt werden oder Teil anderer Audits sein, zum Beispiel von Management- oder Organisationsaudits. Das Personal-Audit kann als ein zielgerichteter Prozess (Aktivität) definiert werden, der beratender oder überwachender Natur ist und aus der Forschung und Bewertung von Humanressourcen und der Personalfunktion besteht. Das Hauptziel der Kontrolle ist die Feststellung der Übereinstimmung zwischen dem aktuellen Zustand und den geplanten und akzeptierten organisatorischen Standards.

Zu den Hauptmerkmalen eines persönlichen Audits gehören:

• objektive Bewertung, die vom Auditor vorgenommen wird, und verbesserte Personalfunktion
• Verbesserung der verwendeten Lösung, als Hauptprämisse des Audits
• Forschung und Bewertung der akzeptierten Standards, festgelegte Vorgehensweise
• Zusammenarbeit zwischen dem Auditor und Managern sowie Mitarbeitern sowohl auf höherer als auch auf niedrigerer Ebene
• Durchführung mit den richtigen Werkzeugen, die zur Informationssammlung und deren Analyse entwickelt wurden
• Präsentation objektiver Beweise, Informationen quantitativer und/oder qualitativer Natur, die überprüfbar sind
• Vorbereitung aller gesammelten Daten in Form eines Abschlussberichts, der eine Grundlage für die Planung und Umsetzung von Korrekturmaßnahmen bilden kann

Das Audit sollte auf ethische Weise und unter Berücksichtigung des Gesetzes durchgeführt werden. Darüber hinaus sollte der Auditor in seinen Aktivitäten von Professionalität, Genauigkeit, Unparteilichkeit und Unabhängigkeit bei der Meinungsbildung geleitet werden.

Der Umfang des persönlichen Audits

Zu den grundlegenden Fragen, die vom Auditor überprüft werden, gehören Kompetenzen und Motivationen der Mitarbeiter, Effektivität und Kosten der Arbeit, Zustand und Struktur der Beschäftigung sowie die Fluktuationsrate.

Das persönliche Audit kann auf der Ebene des Individuums, der Gruppe, der gesamten Organisation und der Personalfunktion durchgeführt werden. Mehrere Bereiche werden in Bezug auf die kontrollierte Ebene überprüft.

Audit auf individueller Ebene. Gegenstand der Studie: individuelles Arbeitspotential, organisatorisches Verhalten, Arbeitsergebnisse.

Audit auf Gruppenebene. Gegenstand der Studie: Interaktion innerhalb von Arbeitsteams und informellen Gruppen, Gruppensozialverhalten, Verhalten und Arbeitsergebnisse, Kohärenz der Gruppe, zwischenmenschliche Beziehungen, Rolle und Stärke der Führung, Lebenszyklus des Teams, Faktoren, die das Gruppenfunktionieren und die erzielten Ergebnisse beeinflussen.

Audit der Personalfunktion. Gegenstand der Studie: Strategien, Methoden und Techniken des Personalmanagements, Organisation von Prozessen im Personalwesen, Effektivität des Personalmanagements, Rekrutierung von Mitarbeitern, System der Bewertung und Belohnungen, Möglichkeiten der beruflichen Entwicklung, Mitarbeiterfluktuation und administrative Abläufe.

Unabhängig von der Art und dem Umfang des persönlichen Audits ist die notwendige Bedingung für die richtige Durchführung des Prozesses die Vorbereitung und Einhaltung der richtigen Verfahren, die alle Normen, Standards und Besonderheiten der jeweiligen Branche berücksichtigen sollten. Das Verfahren sollte das Ziel, den Gegenstand und den Umfang des persönlichen Audits sowie die Standards für die Studie und Bewertung und den Verantwortungsbereich der an dem Audit beteiligten Personen festlegen, den aktuellen Zustand identifizieren, die Ergebnisse überprüfen und interpretieren sowie einen Abschlussbericht vorbereiten, der die Bewertung und Empfehlungen enthält.

Vorteile und Risiken im Zusammenhang mit einem persönlichen Audit

Wie bereits erwähnt, sind die Merkmale eines HR-Audits seine Unabhängigkeit, Unparteilichkeit und umfassende Studie, die eine Bewertung aller Humanressourcen in der Organisation ermöglicht.

Die wichtigsten Vorteile im Zusammenhang mit der Durchführung des Audits sind:

• Bestimmung des tatsächlichen Beitrags und Engagements der Mitarbeiter bei der Verwirklichung der Hauptziele der Organisation
• Steigerung der Verantwortung und Professionalität der HR-Mitarbeiter
• Harmonisierung der Aktivitäten im Bereich Humanressourcen
• Anpassung interner Vorschriften an Beschäftigungsvorschriften
• Rationalisierung der Arbeitskosten durch Steigerung der Effektivität der verwendeten Verfahren
• Überblick über das persönliche Informationssystem

Neben den Vorteilen kann ein persönliches Audit auch einige Risiken mit sich bringen. Es besteht ein Risiko, das mit der Spezifität der Forschung im Zusammenhang mit der Interdisziplinarität der Personalfunktion und objektiven Grenzen in Bezug auf Bewertung und Messung verbunden ist, was zu einer falschen Sicht auf die Ergebnisse führen kann. Weitere Risikofaktoren stehen im Zusammenhang mit der Kultur, den Verfahren und den Kompetenzen der Personen, die den Auditprozess beauftragen und durchführen. Darüber hinaus kann die Objektivität des Audits den Erwartungen des Führungsteams unterliegen, das möglicherweise positive Ergebnisse der Kontrolle wünscht. Daher ist es so wichtig, die Regeln und Verfahren einzuhalten sowie die zuverlässige und transparente Durchführung des gesamten Prozesses sicherzustellen.

Zusammenfassung

Die Fähigkeit, ein persönliches Audit zu konfigurieren, ist eine Chance, die richtige Zusammenstellung der untersuchten Bereiche an die Spezifität der Funktionsweise und Organisation des jeweiligen Unternehmens anzupassen. Das Audit sollte als wichtiges Werkzeug betrachtet werden, das die Praktiken des Personalmanagements in einer Organisation unabhängig von deren Größe, Struktur und Tätigkeitsbereich erleichtert. Die Ergebnisse können zu einem Wegweiser werden, der die effektive Umsetzung der Personalfunktion der Organisation und die Stärkung des Images der HR-Abteilung im Vergleich zum gesamten Unternehmen zeigt.

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