Wer ist ein Onboarding-Spezialist? Onboarding ist eines der Instrumente des Personalmanagements. Es ist die letzte Phase des Rekrutierungsprozesses und betrifft die Anpassung neu eingestellter Personen am Arbeitsplatz. Es ist eine bedeutende Phase, wird jedoch oft von Unternehmen übersehen. Die ersten Arbeitstage spielen eine Schlüsselrolle bei der richtigen Ausbildung von Mitarbeiterhaltungen und -gewohnheiten, von denen die Effizienz der Arbeit und die Reduzierung der Fluktuation abhängen. Daher hat der Onboarding-Spezialist eine besondere Verantwortung, neue Mitarbeiter angemessen einzuführen, zu implementieren und anzupassen.
Onboarding ist ein komplexer Prozess, der die Zusammenarbeit verschiedener Abteilungen und organisatorischer Einheiten erfordert. Die Rolle des Onboarding-Spezialisten besteht darin, all diese Aktivitäten zu koordinieren und einen transparenten Kommunikationskanal im Rahmen einer konsequenten und geplanten Umsetzung dieses Prozesses zu entwickeln. Bei der Organisation eines ordnungsgemäßen Onboarding-Systems ist es notwendig, die funktionale Kontrolle und die Rolle der Bereitstellung von Dienstleistungen wie Unterstützung und Anleitung für die direkten Vorgesetzten neu eingestellter Personen in Einklang zu bringen, ohne Befehle zu erteilen oder deren Aufgaben zu übernehmen.
Manchmal ist es für einen Spezialisten schwierig, eine professionelle Distanz zu wahren, wenn er Ratschläge gibt oder Unterstützung leistet. Die angemessenste Linie für Onboarding-Spezialisten ist es, zu betonen, dass sie für die Koordination und ordnungsgemäße Umsetzung des Prozesses verantwortlich sind, in Zusammenarbeit mit den Linienmanagern, denen sie immer zur Seite stehen.
Der Schlüssel zum Erfolg ist die Zusammenarbeit und das Engagement aller Teilnehmer am Onboarding-Prozess, mit dem gebotenen Gleichgewicht zwischen Anleitung und der Schaffung einer Kultur der Abhängigkeit. Wenn es richtig durchgeführt wird, führt das ordnungsgemäße Funktionieren des Onboarding-Spezialisten zu einer Steigerung des Engagements neuer Mitarbeiter für die Hauptziele des Unternehmens und dem Stolz, dass ihre Beiträge geschätzt und berücksichtigt werden.
Die Aufgaben von Onboarding-Spezialisten variieren und hängen von der Größe und Struktur des Unternehmens ab. Oft übernehmen Recruiter das Onboarding als ihre Pflicht. Die grundlegenden Aufgaben in diesem Bereich umfassen:
Onboarding-Spezialisten werden in der Regel unter Absolventen von Personalmanagement, Psychologie oder Soziologie gesucht. Zugegebenermaßen ist der Abschluss eines der oben genannten Fächer nicht immer eine Voraussetzung, aber das Wissen, das aus diesen Studien gewonnen wird, kann sich als sehr nützlich bei der Umsetzung des Onboarding-Prozesses erweisen. Nicht weniger wichtig sind Soft Skills wie Kommunikationsfähigkeit, Teamarbeit und der Aufbau zwischenmenschlicher Beziehungen, gute Arbeitsorganisation, Offenheit sowie Empathie.
Bei der Durchführung der Aufgaben dieser Position ist auch ein Beobachtungssinn nützlich, da es sich um eine Tätigkeit handelt, die auf zwischenmenschlichen Kontakten basiert. Bei der Organisation von Schulungen sind hohe persönliche Kultur, eine positive Einstellung, Distanz zur eigenen Person und ein Sinn für Humor ebenfalls unerlässlich.
Die Verantwortung für das Onboarding hängt von der Größe und Struktur der Organisation ab. In großen Unternehmen wird eine Position des Onboarding-Spezialisten innerhalb der Struktur der HR-Abteilung geschaffen. In kleineren Unternehmen wird diese Position mit anderen Funktionen kombiniert oder gar nicht geschaffen, und ein Vorgesetzter oder Spezialist einer bestimmten Abteilung ist für die Anpassung verantwortlich. Der gemeinsame Nenner für die Umsetzung eines ordnungsgemäßen Anpassungsprozesses sollte jedoch eine gute Organisation und Durchführung von Onboarding-Aktivitäten sein. Und dies ist wiederum nur möglich, wenn diese Funktion einer Person mit den entsprechenden Qualifikationen und Kompetenzen anvertraut wird, die sich der Bedeutung der Einführung neu eingestellter Personen in die Organisation bewusst ist.
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