Jeder Unternehmer, der sein Geschäft im Laufe der Zeit entwickeln möchte, erreicht einen Punkt, an dem er Unterstützung benötigt. Allerdings ist die Anzahl der Aufgaben nicht sofort groß genug, um einen Vertragsarbeiter einzustellen. In solchen Fällen ist die ideale Lösung, die Dienste eines virtuellen Assistenten in Anspruch zu nehmen. Heute konzentrieren wir uns auf virtuelle Assistenten, ihre Rolle im Geschäft, ihre Fähigkeiten und Möglichkeiten, sie zu finden. Wenn Sie noch nie mit einem gearbeitet haben, wird Ihnen dieser Artikel definitiv helfen, den idealen Remote-Mitarbeiter auszuwählen.
Ein virtueller Assistent ist ein Remote-Mitarbeiter, der von überall auf der Welt Aufgaben mit einem Computer und dem Internet ausführt. Es ist eine Person, die einen traditionellen Büroangestellten ersetzt. Diese Person kann sich mit Angelegenheiten befassen, die eng mit der Führung eines Unternehmens im Backoffice verbunden sind, d.h. Rechnungen ausstellen, Kontakt zu Großhändlern halten oder sich um die Website kümmern, aber nicht nur. Der Katalog der von virtuellen Assistenten angebotenen Dienstleistungen wächst ständig, und dieser Beruf wird immer beliebter.
Die Breite der Kompetenzen von virtuellen Assistenten und folglich der Katalog der angebotenen Dienstleistungen ist äußerst vielfältig. Dennoch hat jeder von ihnen seine Spezialisierung, in der er sich am wohlsten fühlt. Manchmal ist es sehr umfassend und bezieht sich auf den gesamten Katalog von Aufgaben, oder manchmal betrifft es eine bestimmte Fähigkeit. Deshalb ist es wichtig, wenn Sie nach einem virtuellen Assistenten suchen, den Schlüssel Schritt zu machen, die Aufgaben zu spezifizieren, die Sie erledigt haben möchten.
Viele virtuelle Assistenten beginnen mit einfachen Büroarbeiten, aber im Laufe der Zeit nehmen sie an weiteren Schulungen teil und erweitern ihre Kompetenzen. Letztendlich erhält der Kunde einen Mitarbeiter, der eine ganze Reihe von Aufgaben erledigt. Es ist bequemer, wenn eine Person für das gesamte Projekt verantwortlich ist. Sowohl in Bezug auf Konsistenz als auch auf die Kontrolle der Ergebnisse.
Zur leichteren Orientierung finden Sie unten eine Liste von Beispielaufgaben, die ein VA ausführen kann:
Dies sind Aufgaben, die auch ein traditioneller Büroassistent ausführt. Dazu kann die Pflege des Kalenders, die Terminplanung oder die Bearbeitung von E-Mails gehören. Virtuelle Assistenten, die sich mit administrativen Angelegenheiten befassen, können auch für das Ausstellen von Rechnungen oder das Aufgeben von Bestellungen bei Herstellern verantwortlich sein. Ein solcher Assistent wird auch Vorlagen für Dokumente für Sie erstellen oder die erste Rekrutierung eines Mitarbeiters durchführen. Mit einem Wort – sie werden Sie in allen administrativen und bürokratischen Angelegenheiten unterstützen, die mit der Führung Ihres Unternehmens verbunden sind.
Diese Kategorie kann viel umfassen. Ein virtueller Assistent, der sich auf technische Fragen spezialisiert hat, kann verantwortlich sein für die Erstellung einer Landing Page für einen neuen Online-Kurs oder die Einrichtung eines Online-Shops. Einige Assistenten spezialisieren sich auf bestimmte Programme wie Bearbeitung oder Videobearbeitung.
Dieser Katalog umfasst alle Aktivitäten, die darauf abzielen, eine Marke zu entwickeln. Dazu gehört die Erstellung von Werbematerialien, d.h. Inhalten, Grafiken oder Videos, aber auch umfassende Unterstützung für soziale Medien oder die Website. Ein virtueller Assistent kann sich auch auf die Erstellung von Werbekampagnen auf einer bestimmten Plattform oder die Erstellung von Inhalten spezialisieren.
Natürlich ist die obige Liste nicht vollständig und umfasst nicht alle Aufgaben, die Sie einem Assistenten delegieren können. Diese Aufschlüsselung bedeutet auch nicht, dass eine Person nicht gleichzeitig soziale Medien verwalten und E-Mails überprüfen kann. Oft werden Sie feststellen, dass ein virtueller Assistent Mitarbeiter in mehreren Abteilungen ersetzen kann. Diese Flexibilität ist einer der größten Vorteile dieses Berufs und der Grund, warum immer mehr Unternehmer mit einem virtuellen Assistenten arbeiten.
Obwohl ein virtueller Assistent ausschließlich mit Remote-Arbeit assoziiert wird, ist dies nicht immer der Fall. In einigen Fällen suchen Auftraggeber nach jemandem, der auch bei vor Ort anfallenden Aufgaben helfen kann, wie z.B. dem Besuch des Büros oder dem Versenden von Dokumenten bei der Post.
Dieser Beruf wird immer beliebter, aber dennoch wissen nicht viele Unternehmer über die Möglichkeit der Remote-Zusammenarbeit Bescheid. Selbst wenn sie etwas darüber gehört haben, haben sie keine Ahnung, wo und wie sie sie finden können. Es gibt mehrere Möglichkeiten, die Zusammenarbeit zu beginnen.
Viele virtuelle Assistenten haben ihre digitalen Visitenkarten in Form von Websites. Dort präsentieren sie ihre Portfolios, Fähigkeiten und Feedback von Kunden, mit denen sie gearbeitet haben. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass die am besten bewerteten Seiten immer in den ersten Suchergebnissen erscheinen.
Da es sich um einen Remote-Job handelt, erfolgt die Rekrutierung ebenfalls remote. Der Beitritt zu einer der Facebook-Gruppen ist eine der effektivsten Methoden. Alles, was Sie tun müssen, ist, einen Beitrag mit einem Stellenangebot und einer Beschreibung der Aufgaben hinzuzufügen, und als Antwort werden Sie sicherlich einige interessante Angebote erhalten. Solche Gruppen versammeln virtuelle Assistenten, sodass Sie sicher sein können, dass Ihr Angebot direkt an kompetente Personen gelangt. Sie können auch eine Anzeige in einer der Geschäftsguppen hinzufügen, die mit dem Profil Ihres Unternehmens verbunden sind. Dadurch haben Sie eine bessere Chance, eine Person zu finden, die Erfahrung oder Interessen hat, die mit Ihrer Branche verbunden sind.
Einige Agenturen arbeiten mit virtuellen Assistenten. Diese Lösung hat ihre Vor- und Nachteile. Der größte Vorteil ist, dass die verantwortliche Person sich um die Auswahl des besten Mitarbeiters kümmert. Es liegt nur an Ihnen, eine Liste von spezifischen Aufgaben zu erstellen, die Sie auslagern möchten. Die verantwortliche Person der Agentur weiß genau, mit wem sie arbeitet und wem es wert ist, eine bestimmte Art von Aufgabe zuzuweisen. Darüber hinaus haben alle Assistenten einen Rekrutierungsprozess durchlaufen, sodass sie ihre Fähigkeiten nachweisen mussten.
In diesen Fällen unterzeichnen Sie einen Vertrag mit einer Agentur und nicht mit einem bestimmten Assistenten, was in einigen Situationen ebenfalls ein Vorteil ist. Erstens liegt Ihre Verantwortung nicht darin, die Arbeit zu kontrollieren. Was für Sie zählt, ist das Ergebnis, und um den Rest kümmert sich die Agentur. Der größte Nachteil ist jedoch der Preis, der höher ist als im Falle einer direkten Zusammenarbeit. Wenn das Budget für Sie jedoch kein Problem darstellt, sollten Sie es in Betracht ziehen.
Eine zunehmend beliebte Form der Suche nach verschiedenen Arten von Spezialisten ist das Hinzufügen von Anzeigen auf Websites, die Freiberufler zusammenbringen, wie Upwork. Fügen Sie einfach ein Angebot hinzu und beschreiben Sie eine spezifische Position, und nach einer Weile erhalten Sie eine Menge Antworten aus der ganzen Welt.
Empfehlungen sind ebenfalls eine gute Möglichkeit, virtuelle Unterstützung zu finden. Es ist eine gute Idee, Freunde zu fragen, die in ähnlichen Branchen arbeiten oder ihre eigenen Unternehmen führen, ob sie diese Art von Lösung genutzt haben. Virtuelle Assistenten arbeiten oft gleichzeitig mit mehreren Unternehmern, und die Einstellung durch Empfehlung ist eine der besten Möglichkeiten, den perfekten Mitarbeiter zu finden.
Eine bekannte Form der anfänglichen Überprüfung der Fähigkeiten ist die Erstellung eines Rekrutierungsfragebogens. Dies ist eine gute Möglichkeit, die besten Kandidaten bereits in der Anfangsphase auszuwählen und gleichzeitig eine viel bessere Methode, um den Kandidaten kennenzulernen.
Richtig ausgewählte Fragen werden viel mehr offenbaren als ein Lebenslauf oder ein Anschreiben. Eine interessante Ergänzung zum Rekrutierungsfragebogen können situative Fragen sein, in denen Sie Beispiel-Situationen beschreiben, in denen sich das Unternehmen mit der Bitte um Lösung eines Problems befand. Solche Antworten ermöglichen es uns zu beurteilen, ob eine Person in ähnlichen Mustern denkt und welche Werte sie leitet. Manchmal wird der Fragebogen auch von einer kurzen Rekrutierungsaufgabe begleitet, die darin besteht, Grafiken in einem bestimmten Programm zu erstellen oder einen kurzen Text zu schreiben.
Neben der grundlegenden Überprüfung der Fähigkeiten haben solche Umfragen einen weiteren Vorteil. Es erfordert ein wenig Willen und Engagement, um sie zu beantworten, sodass Sie mehr Vertrauen haben, dass die Person, die ihr Angebot sendet, an einer Zusammenarbeit mit Ihnen interessiert ist und von ihren Fähigkeiten überzeugt ist.
Nach einer ersten Analyse der Ihnen zugesandten Angebote müssen Sie einige der besten Kandidaten auswählen. Ein Video-Interview, das online mit jedem von ihnen durchgeführt wird, wird Ihnen helfen, die endgültige Wahl zu treffen. Es gibt viele Plattformen, die diesem Zweck dienen, wie Google Meet oder Zoom.
Es gibt eine Antwort darauf: es kommt darauf an.
Was die Art des Vertrags selbst betrifft, so ist es am häufigsten B2B, da virtuelle Assistenten ihre eigenen Unternehmen führen oder mit Unternehmensinkubatoren oder anderen Arten von Unternehmen arbeiten, die es ihnen ermöglichen, ihre Arbeit in Rechnung zu stellen. In einigen Fällen ziehen es Unternehmer jedoch vor, einen standardmäßigen zivilrechtlichen Vertrag zu unterzeichnen. Es ist auch wichtig, an zusätzliche Dokumente zu denken, die unterzeichnet werden sollten, wenn die Zusammenarbeit dies erfordert, wie z.B. eine Vertraulichkeitsvereinbarung.
Die Zusammenarbeit mit einem virtuellen Assistenten kann langfristig sein oder es kann sich um eine spezifische Aufgabe handeln, die erledigt werden soll, z.B. die Durchführung von Recherchen für einen bestimmten Auftrag oder die Einführung von Produkten auf einer Website.
Was die Abrechnung betrifft, ist die Situation nicht mehr so einfach. Es gibt mehrere Optionen. Einige virtuelle Assistenten haben Stundenpakete, die ein Unternehmer erwerben kann. Das Paket kann 10 oder sogar 40 Stunden Arbeit umfassen. Meistens ist es 30 Tage gültig, und der Unternehmer muss zu Beginn des Monats die Größe des Pakets festlegen.
Eine solche Methode funktioniert am besten, wenn der Umfang der Zusammenarbeit mit einem virtuellen Assistenten groß, aber unregelmäßig ist, z.B. ein Unternehmer benötigt Unterstützung im Kundenservice, aber die Gemeinschaft ist so klein, dass es nur eine Aufgabe für eine Stunde am Tag ist, und die Aufgaben eines virtuellen Assistenten umfassen auch die Erstellung von Beiträgen in sozialen Medien. Dadurch kann sie ihre Zeit frei auf bestimmte Aufgaben verteilen, und der Kunde zahlt nur für die tatsächlich geleisteten Stunden.
Falls die Zusammenarbeit auf einer spezifischen Aufgabe basiert, kann eine bessere Form der Abrechnung eine Abrechnung für die erstellte Arbeit sein. Zu Beginn der Zusammenarbeit vereinbaren Sie den Endbetrag, z.B. für die Erstellung eines Werbekatalogs oder das Zusammenstellen eines E-Books. In diesem Fall ist es nicht wichtig, wie viel Zeit Ihr Assistent mit der Vorbereitung verbringen wird. Was zählt, ist das Ergebnis – das fertige Produkt.
Die Zusammenarbeit mit einem virtuellen Assistenten ist eine Chance, einen Mitarbeiter zu finden, ohne eine langfristige Verpflichtung einzugehen. Es ist großartig für wachsende Unternehmen oder Firmen, die nur saisonal Unterstützung benötigen. Der finanzielle Aspekt ist ebenfalls ein riesiger Vorteil. Der Unternehmer trägt Kosten nur, wenn er sie benötigt. Er bezahlt für die tatsächlich geleistete Arbeit, nicht für das Sitzen im Büro oder das Kaffeepausen.
Die Vorteile der virtuellen Assistenz umfassen auch Vielseitigkeit. Einerseits kann ein Unternehmer um Unterstützung bei einfachen Dingen bitten, die ihm/ihr jeden Tag viel Zeit kosten, und Raum für kreative Arbeit und Entwicklung gewinnen. Andererseits kann er auf Hilfe bei Fragen zählen, die über seine Kompetenz hinausgehen, wie z.B. technische Unterstützung für Programme. Schließlich muss ein Geschäftsinhaber nicht alles wissen.
Das ist alles, was Sie über die Zusammenarbeit mit einem virtuellen Assistenten wissen müssen. Lesen Sie auch: 11 Gründe, einen virtuellen Assistenten in Ihrem Unternehmen einzustellen
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