Wie sendet man eine Rechnung? Nützliche Werkzeuge

Jeder Freelancer, Kleinunternehmer oder Unternehmer stellt jeden Monat Rechnungen aus. Sie sind notwendig, um Zahlungen für geleistete Arbeit oder gelieferte Waren zu erhalten. Aber das Ausstellen eines solchen Dokuments garantiert nicht den Zahlungseingang. Für den vollständigen Erfolg ist es notwendig, es dem Auftragnehmer zu übermitteln. In diesem Artikel erfahren Sie 3 Möglichkeiten, wie Sie eine Rechnung senden können und welche Werkzeuge in diesem Prozess besonders nützlich sind.

Wie man eine Rechnung sendet – Inhaltsverzeichnis:

1. Wie sendet man eine Papierrechnung?
2. Wie bereitet man eine Rechnung in elektronischer Form vor?
3. Wie erstellt und sendet man eine PDF-Datei mit einer Rechnung?
4. Wie kann Ihnen eine Rechnungsanwendung helfen?

Wie sendet man eine Papierrechnung?

Obwohl das Internet in unseren Häusern und Büros fest etabliert ist, werden die überwiegende Mehrheit der Rechnungen nach wie vor per traditioneller Post versendet. Laut dem Bericht E-Invoicing / E-Billing gehen 90 % der Rechnungen in Papierform an die Empfänger.

Leider hat dies seine Nachteile. Einer davon ist die Zeit, die benötigt wird, um den Brief an die angegebene Adresse zuzustellen. Bei der Versendung müssen Sie den gesamten Prozess berücksichtigen, der zur Zahlung führt. Sie müssen daran denken, dass viele Menschen an Papierdokumenten hängen. Sie werden erwarten, dass Sie ihnen Rechnungen genau in dieser Form zur Verfügung stellen. Zugegeben, Sie können einige davon überzeugen, elektronisch zu fakturieren, aber in anderen Fällen müssen Sie sich den Wünschen Ihrer Kunden anpassen.

Die meisten Werkzeuge, die Sie benötigen, um eine Papierrechnung zu senden, sind in jedem Büro verfügbar. Sie benötigen einen Computer mit Drucker, Bürosoftware und Umschläge. Obwohl Sie eine Rechnung von Hand in einem speziell vorbereiteten Formular ausfüllen können, ist es viel einfacher, mit elektronischen Dokumenten zu arbeiten.

Mit einem Textverarbeitungsprogramm oder einer Tabellenkalkulation können Sie ein Dokument erstellen, das alle notwendigen Elemente enthält. Dann müssen Sie es drucken, in einen Umschlag stecken, adressieren und versenden. Die gängigsten Textverarbeitungsprogramme ermöglichen es Ihnen, auf Umschlägen zu drucken, sodass Sie sich nicht mit dem handschriftlichen Ausfüllen der Adresse quälen müssen. Alles, was Sie noch tun müssen, ist, eine Briefmarke zu kaufen und den Brief an den Auftragnehmer zu senden.

Wie bereitet man eine Rechnung in elektronischer Form vor?

Eine Alternative zu Papierdokumenten ist die E-Rechnung. Sie benötigen keine spezielle Software, um sie zu erstellen, da die, die Sie jeden Tag verwenden – eine einfache Tabellenkalkulation oder ein Textverarbeitungsprogramm – ausreicht. Wie bei einem Dokument, das per traditioneller Post gesendet wird, müssen Sie zunächst eine Rechnung erstellen, nur dass Sie anstelle des Druckens die Datei, die auf diese Weise erstellt wurde, speichern sollten.

Vermeiden Sie Formate wie DOC oder XLS, denn obwohl sie gängig und leicht zu öffnen sind, haben sie einen großen Nachteil – ein auf diese Weise erstelltes Dokument kann leicht bearbeitet werden. Zugegeben, Sie haben die Möglichkeit, die Bearbeitung einer solchen Datei mit einem Passwort zu sichern, aber es ist besser, eine bewährte Lösung zu verwenden – PDF-Dateien. Wenn Sie ein solches Dokument senden, sind Sie sicher, dass niemand in seinen Inhalt eingreift.

Wie erstellt und sendet man eine PDF-Datei mit einer Rechnung?

Sie können einen der im Internet verfügbaren Konverter verwenden, wie zum Beispiel Adobe Acrobat, um eine PDF-Datei zu erstellen. Wählen Sie einfach eine zuvor in einer DOC-Datei gespeicherte Rechnung aus, und das Programm führt automatisch die Konvertierung in PDF durch. Je nach den Einstellungen Ihres Computers und den Optionen, die in Ihrem Textverarbeitungsprogramm oder Ihrer Tabellenkalkulation verfügbar sind, können Sie auch bereits die Option auswählen, die Datei im PDF-Format direkt aus dem Programm zu speichern.

Fügen Sie das auf diese Weise vorbereitete Dokument als Anhang in einer E-Mail hinzu. Es ist eine gute Idee, mit diesem Schritt zu beginnen, wenn Sie eine Nachricht an einen Kunden erstellen. Dies stellt sicher, dass Sie keine E-Mail ohne Anhang senden. Im Betreff der Nachricht können Sie den Namen des Projekts angeben, auf das sich die Rechnung bezieht. Der Inhalt der E-Mail sollte kurz und prägnant sein, aber denken Sie daran, einen höflichen Ton beizubehalten. Sie können sich für die vergangene Zusammenarbeit bedanken, dazu ermutigen, die angebotenen Dienstleistungen in Zukunft zu nutzen, und im Falle einer Teilrechnung angeben, auf welchen Arbeitsstand sie sich bezieht.

Wie kann Ihnen eine Rechnungsanwendung helfen?

Dies ist ein Werkzeug, das das Versenden von Rechnungen erheblich erleichtert, da es Ihnen die größte Auswahl an Optionen bietet. Wenn Sie mit Unternehmen arbeiten, die Papierdokumente benötigen, stellen Sie einfach die Rechnung aus, drucken sie aus und senden sie per Post gemäß den Wünschen des Kunden. Der Vorteil für Sie ist, dass eine solche Anwendung fertige Rechnungsvorlagen mitbringt, sodass Sie sicher sein können, dass sie den Vorschriften Ihres Landes entsprechen.

Sie müssen sich auch keine Sorgen über Mehrwertsteuersätze oder die Richtigkeit von Berechnungen und Zusammenfassungen machen. Wählen Sie einfach den entsprechenden Steuersatz aus, geben Sie den Nettowert der Waren/Dienstleistungen ein, und das Programm berechnet den Wert des Artikels selbst sowie die Steuer.

Mit einer kostenlosen Rechnungsanwendung können Sie einfache E-Rechnungen direkt an die E-Mail-Postfächer derjenigen Auftragnehmer senden, die diese Form der Kommunikation akzeptieren. Ein solches Dokument wird sofort im PDF-Format gespeichert, sodass Sie kein Problem haben werden, eine solche Datei in ein Format zu konvertieren, das die Datenintegrität gewährleistet. Sie können eine auf diese Weise vorbereitete Rechnung mit buchstäblich wenigen Klicks senden. Sie müssen sich nicht in Ihr E-Mail-Konto einloggen – Sie können alles innerhalb der Anwendung erledigen. Sie können den Betreff der Nachricht eingeben, den Inhalt vervollständigen oder eine vorbereitete Vorlage verwenden, was Zeit spart und Ihre Arbeit erheblich verkürzt.

Wichtig ist, dass Sie nie wieder eine E-Mail ohne Anhang senden, denn durch Klicken auf die Schaltfläche “Senden” wird die von Ihnen ausgestellte Rechnung automatisch an die Nachricht angehängt. Wie bei einer Standard-E-Mail können Sie den Empfänger der Nachricht auswählen, weitere Empfänger hinzufügen und sogar eine Blindkopie senden. Dies ist praktisch, wenn Sie es mit großen Unternehmen zu tun haben, da Sie die Rechnung sowohl an die Person senden können, mit der Sie an einem Projekt arbeiten, als auch direkt an die Buchhaltungsabteilung.

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