10 gängige Arten von Rechnungen

Ein Unternehmen zu führen ist untrennbar mit der Ausstellung von Rechnungen verbunden, und diese kommen in allen Formen und Größen. Einige sind alltägliche, vertraute Rechnungen, während andere nur einmal in einem blauen Mond ausgestellt werden müssen. Dennoch sollten wir als Fachleute wissen, wie man alle Arten auswählt und ausstellt. Dieser Artikel wird die notwendigen Grundlagen skizzieren, um Ihnen zu helfen, die richtige Art von Rechnungen schnell zu unterscheiden und auszuwählen.

Arten von Rechnungen – Inhaltsverzeichnis

1. Proforma-Rechnung
2. Rechnung für Vorauszahlung
3. Verkaufsrechnung
4. Wiederkehrende Rechnung
5. Teilrechnung
6. Endrechnung
7. Zusammenfassungsrechnung
8. Gutschrift
9. Lastschrift
10. USt-Rechnung

Proforma-Rechnung

Eine Proforma-Rechnung, oder wie einige sagen, eine vorläufige Rechnung, ist eine Lösung die dazu dient, Ihr Angebot den Kunden zu präsentieren. Wenn sie Ihre Geschäftsbedingungen akzeptieren, werden sie die Rechnung bezahlen und Sie können die angegebenen Waren oder Dienstleistungen liefern.

Wenn Kunden Ihre Geschäftsbedingungen nicht akzeptieren, müssen sie nicht bezahlen. Das liegt daran, dass die Ausstellung von Proforma-Rechnungen die Kunden weder zur Zahlung verpflichtet noch steuerliche Verpflichtungen schafft.

Welche Bedingungen implizieren dann eine solche Verpflichtung? Nur wenn der Kunde die Proforma-Rechnung bezahlt. In diesem Fall müssen Sie eine normale Rechnung ausstellen und alle Steuern zahlen, die mit dem Verkauf verbunden sind. Was Sie erhalten, ist das Geld, noch bevor die Bestellung bearbeitet wird. Und wie sieht es mit Ihren Kunden aus? Auch sie profitieren, da die Proforma-Rechnung es dem Kunden ermöglicht, Angebote von mehreren Unternehmen einfach und frei zu vergleichen, um das richtige auszuwählen.

Rechnung für Vorauszahlung

Auf den ersten Blick ähnelt die Vorauszahlungsrechnung der Proforma-Rechnung. Aber schauen Sie genauer hin, und Sie werden feststellen, dass sie sich unterscheiden. Eine Vorauszahlungsrechnung beinhaltet eine Zahlungspflicht, während eine Proforma-Rechnung nur ein Vorschlag ist, einen Verkaufsvertrag abzuschließen.

Wann ist eine Vorauszahlungsrechnung eine gute Wahl? Definitiv, wenn Sie erhebliche, aus Ihrer Sicht, finanzielle Mittel zur Erfüllung der Bestellung binden müssen. Die Vorauszahlungsrechnung ermöglicht es Ihnen, einen Teil der Zahlung vom Kunden zu erhalten, noch bevor die Waren oder Dienstleistungen verkauft werden. Dies wird sich positiv auf Ihre Liquidität auswirken, insbesondere bei der Bearbeitung großer Bestellungen. Sie können den Betrag als einen bestimmten Prozentsatz des Gesamtauftrags festlegen. Dies gibt Ihnen mehr Sicherheit, dass Ihre Kunden nicht vom Vertrag zurücktreten, denn dann würden sie das bereits gezahlte Geld verlieren.

Verkaufsrechnung

Dies ist eine gewöhnliche Rechnung, aber sie darf in dieser Liste nicht fehlen. In Handelsgeschäften tritt eine solche Rechnung am häufigsten auf. Das ist das Dokument, das wir alle im Kopf haben, wenn wir den Begriff Rechnung hören. Wie andere Rechnungsarten enthält sie alle 12 Elemente, die jede Rechnung benötigt. Sie dokumentiert ein Geschäft, das zwischen dem Verkäufer und dem Käufer stattgefunden hat. Eine solche Rechnung kann sowohl den Verkauf von Waren als auch die Erbringung von Dienstleistungen abdecken.

Wiederkehrende Rechnung

Diese Art von Rechnung ist sehr häufig bei der Erbringung von Dienstleistungen. Sie wird in jedem festgelegten Zeitraum ausgestellt. Am häufigsten ist es ein Monat, aber Sie können auch wöchentliche, vierteljährliche oder jährliche Rechnungen finden. Diese erscheinen normalerweise im Falle verschiedener Abonnements.

Die Gebühr für jeden Monat wird im Voraus festgelegt, sodass Sie sofort wissen, welchen Betrag Sie zahlen müssen. Diese Eigenschaft von wiederkehrenden Rechnungen macht es sehr einfach, die Ausstellung solcher Rechnungen zu automatisieren. Durch die Verwendung einer Rechnungsanwendung kann der Prozess der Ausstellung wiederkehrender Rechnungen wirklich einfach und unkompliziert werden. Alles, was Sie tun müssen, ist, einige notwendige Daten einzugeben, und die nächsten Rechnungen werden automatisch generiert. Welche Daten sind dafür notwendig? In der Regel reichen folgende Informationen aus:

• Kundendaten,
• Informationen darüber, wofür die Rechnung ist,
• der Rechnungsbetrag,
• wann die nächste Rechnung ausgestellt werden soll,
• Fälligkeitsdatum.

Bei wiederkehrenden Rechnungen ist jede nachfolgende Rechnung der ersten Rechnung, die ausgestellt wurde, sehr ähnlich. Sie unterscheiden sich in der Nummer, dem Ausstellungsdatum und dem Verkaufsdatum sowie dem Fälligkeitsdatum. Wenn Sie die E-Mail-Adressen Ihrer Kunden kennen, können Sie auch Ihre Rechnungssoftware so einstellen, dass diese Rechnungen automatisch versendet werden, was Ihnen sicherlich viel Zeit sparen wird.

Teilrechnung

Im Falle großer Projekte sind Teilrechnungen beliebt. In dieser Situation wird die vereinbarte Arbeit in Phasen unterteilt. Wenn eine bestimmte Phase erfüllt ist, stellen Sie eine Teilrechnung aus. Diese Methode der Rechnungsstellung gilt sowohl für die Lieferung von Waren als auch für die Erbringung von Dienstleistungen. Es ist am besten, den Zahlungsplan bereits im Voraus festzulegen, schon in der Phase der Vertragsunterzeichnung. So informieren Sie Ihre Kunden im Voraus, ohne sie mit der Rechnung, die Sie ausstellen, zu überraschen.

Was sind die Vorteile von Teilrechnungen? Sie bieten Ihnen eine größere Liquidität, während Ihr Kunde eine sehr hohe Rechnung nach Abschluss der gesamten Bestellung vermeidet, da die Zahlungen in Teile aufgeteilt und über die Zeit verteilt werden.

Endrechnung

Diese Art von Rechnung tritt typischerweise nach Abschluss einer Bestellung auf. Sie kann zusammen mit Vorauszahlungsrechnungen oder Teilrechnungen kommen. Sie stellen die Endrechnung aus, indem Sie den Betrag berechnen, der die Differenz zwischen den bis heute abgeschlossenen und beglichenen Rechnungen und dem Gesamtbetrag des Vertrags darstellt. Wie macht man das? Sie müssen den Wert der Vorauszahlungs- oder Teilrechnungen, die Sie für das Projekt ausgestellt haben, vom Gesamtwert des Projekts abziehen.

Zusammenfassungsrechnung

Eine Zusammenfassungsrechnung ist praktisch, wenn ein Kunde mehrere Bestellungen bei Ihnen aufgegeben hat. Sie müssen nicht für jede Bestellung eine separate Rechnung ausstellen. In diesem Fall können Sie eine Zusammenfassungsrechnung verwenden. Natürlich dürfen die einzelnen Bestellungen nicht über einen längeren Zeitraum gestreckt werden, um diese Lösung für Sie vorteilhaft zu machen. Warum? Sie müssen daran denken, dass Sie das Geld erst nach einiger Zeit nach Ausstellung der Rechnung erhalten. Daher, wenn Sie zu lange warten, bevor Sie eine Zusammenfassungsrechnung ausstellen, wird das Geld für die abgeschlossenen Bestellungen Ihrem Konto gutgeschrieben.

In der Praxis können Sie eine Zusammenfassungsrechnung in bestimmten Zeitabständen planen, zum Beispiel wöchentlich oder monatlich. Am Ende der Woche oder des Monats fassen Sie alle Bestellungen zusammen, die Sie für diesen Kunden gemacht haben, und bereiten eine einzige Zusammenfassungsrechnung vor. Sie können diese Art von Rechnung auch verwenden, wenn ein Kunde eine Bestellung aufgegeben hat, aber später noch etwas hinzugefügt hat. In diesem Fall müssen Sie nicht zwei separate Rechnungen ausstellen, sondern können beide Bestellungen in der Zusammenfassung einbeziehen.

Gutschrift

Eine Gutschrift ist eine Art von Gutschrift-Rechnung. Sie wird typischerweise verwendet, wenn ein Kunde ein Produkt zurückgegeben hat, für ein Produkt bezahlt hat, aber die Bestellung stornieren möchte, oder beschädigte oder zu kleine Waren erhalten hat, was eine Preissenkung als Entschädigung zur Folge hat. Sie können auch diese Gutschrift ausstellen, wenn Sie einem Kunden einen zusätzlichen Rabatt gewähren möchten, nachdem seine Bestellung abgeschlossen und bezahlt wurde. Sie ist auch anwendbar, wenn eine Rechnung einen falschen und überhöhten Gesamtwert enthält, was Anpassungen erforderlich macht.

Eine Gutschrift bedeutet, dass der Verkäufer dem Käufer Geld schuldet. Es ist eine Bestätigung des Verkäufers, dass er oder sie dem Käufer eine Form von Kredit gewährt hat. Der Käufer kann diesen Kredit für zukünftige Käufe verwenden oder um eine Rückerstattung bitten.

Lastschrift

Dies ist die Art von Korrekturrechnung, die Sie an einen Kunden senden, wenn Sie einen Fehler bei der Unterbewertung des Wertes von verkauften Waren oder Dienstleistungen gemacht haben. Eine Lastschrift bedeutet, dass der Kunde Ihnen zusätzlich zum Rechnungsbetrag auch den Betrag schuldet, für den die Notiz ausgestellt wurde. Der Unterschied zwischen einer Gutschrift- oder Lastschrift-Rechnung und einer regulären Rechnung besteht darin, dass Sie die reguläre Rechnung ausstellen, wenn die Waren oder Dienstleistungen verkauft werden. Die Gutschrift- oder Lastschrift-Rechnung hingegen erfolgt, nachdem die reguläre Rechnung ausgestellt wurde, um die auf der Rechnung angegebenen Beträge zu korrigieren.

USt-Rechnung

In Ländern, in denen es USt (Umsatzsteuer) gibt, ist eine sehr gängige Art von Rechnung die USt-Rechnung. Sie dokumentiert den Verkauf von Waren und Dienstleistungen durch Unternehmen, die USt-Pflichtige sind. Dies ist in der Regel die Mehrheit der Unternehmen, die in solchen Ländern tätig sind. Interessanterweise, selbst wenn es in Ihrem Land keine USt gibt, wenn Sie Waren oder Dienstleistungen an Länder verkaufen, in denen es USt gibt, müssen Sie möglicherweise eine Rechnung ausstellen, die USt enthält.

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