Das 5S-System ermöglicht es, Ordnung zu halten und Arbeitsplätze für eine höhere Effizienz zu organisieren. Es wird hauptsächlich in Produktionsstätten eingesetzt, in denen die Mitarbeiter viele Werkzeuge verwenden. Die Methode ist sehr universell und kann erfolgreich von verschiedenen Branchen und Bereichen, sogar in Büros und Dienstleistungsunternehmen, genutzt werden. Das Hauptziel der 5S-Methodik ist die Vermeidung von Verschwendung. Verschwendung bedeutet an verschiedenen Arbeitsplätzen unterschiedliche Dinge, aber die Wirkung der Abfallreduzierung sollte die gleiche sein. Die Methode des 5S-Systems erhöht die Effektivität der Mitarbeiter und bringt bessere Arbeitsergebnisse. Die 5S-Methode ist direkt mit Lean Management verbunden und wird als eine der Schlüsselmethoden für die ordnungsgemäße Organisation des Arbeitsumfelds angesehen.
Das 5S-System wurde in Japan jahrzehntelang verwendet, gewann jedoch zu Beginn der 80er Jahre des 20. Jahrhunderts an Popularität. Es wurde von Takashi Osada verbreitet. Der Name des Systems stammt von den fünf Aktivitäten, die einen effizienten Arbeitsplatz schaffen, wenn sie nacheinander ausgeführt werden. Der ursprüngliche Name des Systems wurde in Japanisch geprägt und später ins Englische übersetzt. Es hat die folgenden Elemente:
Es ist sehr wichtig, alle Schritte des Systems in einer bestimmten Reihenfolge auszuführen. Jede Phase ist direkt mit der nächsten verbunden und sie bilden einen bestimmten Prozess. Während der Sortierung bereiten wir den Raum für die Anordnung der Werkzeuge vor, indem wir alle Werkzeuge entfernen, die nicht notwendig sind. Der nächste Schritt ist das Reinigen – die Reinigung des gewählten Arbeitsbereichs. Nach all drei Schritten gibt es einen Moment der Standardisierung der Prozesse, um allen zu zeigen, wie alle Schritte ausgeführt werden. Der nächste Schritt, die Nachhaltigkeit, bedeutet, dass das gesamte Verfahren wiederholbar sein muss.
Die erste Phase ist die Entfernung aller nicht notwendigen Elemente vom Arbeitsplatz. Der Hauptfaktor bei der Auswahl ist die Nützlichkeit des Objekts. In einigen Fällen muss in dieser Phase zusätzlicher Platz für die vorübergehende Lagerung von Werkzeugen, die nicht klassifiziert sind und nützlich sein könnten, geschaffen werden. Solche Werkzeuge müssen mit einem speziellen Etikett versehen und für eine bestimmte Zeit aufbewahrt werden. Wenn diese Objekte nach einer festgelegten Zeit nicht verwendet werden, müssen sie aus dem Arbeitsbereich entfernt werden. Nur nützliche, notwendige Werkzeuge müssen am Arbeitsplatz aufbewahrt werden.
Einige der Werkzeuge, die während der Auswahl als nicht benötigt klassifiziert werden, müssen vom Arbeitsplatz entfernt werden, aber sie müssen nicht weggeworfen werden. Einige der Objekte sollten an einem anderen Ort aufbewahrt werden, während die Identifizierung des richtigen Platzes für diese Objekte schwierig sein kann. Der beste Weg, mit diesem Problem umzugehen, ist die Methode der 5 roten Etiketten. Ein Etikett muss an dem Objekt angebracht werden, mit Informationen über den Ort, an dem das Objekt gefunden wurde. Alle Objekte mit den angehängten roten Etiketten sollten an einem festgelegten Ort aufbewahrt werden, der als Wartebereich dient.
Der gängige Ansatz sieht vor, das Objekt mit dem roten Etikett für 30 Tage im Wartebereich zu belassen. Nach dieser Zeit, wenn das Objekt ungenutzt bleibt, können wir annehmen, dass es an diesem primären Arbeitsort nicht benötigt wird und entbehrlich ist. In diesem Moment muss überlegt werden, ob das Objekt in Zukunft benötigt werden könnte. Wenn die Antwort ja ist, sollte das Objekt aufbewahrt und im Lager gehalten werden. Andernfalls sollte es verkauft, recycelt oder weggeworfen werden. Die nicht wesentlichen Objekte sollten nicht „nur für den Fall“ aufbewahrt werden, da dies zu Chaos führt.
Der Hauptnutzen des Sortierens ist die Eliminierung von Problemen, die mit der übermäßigen Ansammlung unnötiger Objekte am Arbeitsplatz verbunden sind. Die Probleme scheinen nicht wesentlich zu sein, sind aber der Hauptgrund für Zeit- und Ressourcenverschwendung in Unternehmen. Eine übermäßige Menge an Werkzeugen, die im Arbeitsbereich aufbewahrt werden, erschwert das Finden notwendiger Werkzeuge, verlängert die für die Aufgabe benötigte Zeit und erhöht die Kosten für das Unternehmen.
Dieser Schritt besteht darin, den richtigen Platz für jedes Objekt im Arbeitsbereich zu finden. Am wichtigsten ist es, jedes Werkzeug in der Menge verfügbar zu machen, die für einen bestimmten Zeitpunkt notwendig ist. Alle benötigten Elemente sollten leicht erreichbar sein. Die Standorte der Objekte sollten gut und sichtbar gekennzeichnet sein. Dadurch kann selbst eine Person, die normalerweise nicht in diesem speziellen Arbeitsbereich arbeitet, den Raum leicht reinigen. Klarheit sollte die Hauptregel bei der Organisation der Zuweisung von Werkzeugplätzen sein.
Um volle Klarheit zu erreichen, werden verschiedene Arten von visuellen Markierungen verwendet. Diese Markierungen ermöglichen eine schnelle Identifizierung des Ortes, an dem das Objekt aufbewahrt wird. Je nach Art des Unternehmens können dies Etiketten, Felder, Farben oder Symbole sein. Je einfacher das System, desto besser. In Produktionsstätten werden häufig Farbtabelle verwendet. Diese Methode erfordert, dass die Werkzeuge auf einem speziellen Tisch sichtbar nachverfolgt werden. Dank dieser Methode dauert das Zurücklegen der Dinge nicht lange und kann reflexartig erfolgen.
Das Ordnen von Gegenständen hilft bei der schnellen Eliminierung von Verschwendung im Unternehmen. Es gibt viele Arten von Verschwendung, wie:
Nach der Räumung des Raums von unnötigen Elementen und der Findung der richtigen Lagerorte ist es Zeit, den Raum zu reinigen. Im dritten Schritt zielen wir darauf ab, einen Standard für die Reinigung des neuen Arbeitsbereichs festzulegen. In dieser Phase ist es notwendig, den Reinigungsbereich dem gegebenen Arbeitsplatz zuzuweisen. Das Reinigen des Arbeitsbereichs wird Teil der täglichen Pflichten des Mitarbeiters an dieser Position. Von nun an wird das Reinigen des Arbeitsbereichs direkt von diesem zugewiesenen Mitarbeiter durchgeführt.
Die Reinigungsphase ermöglicht es zu überprüfen, ob alle vorherigen Schritte ordnungsgemäß durchgeführt wurden. Im 5S-Ansatz bedeutet Reinigen, die Sauberkeit aufrechtzuerhalten und nicht von Grund auf zu reinigen. Probleme mit der Sauberkeit sollten untersucht werden, um zu bewerten, was der Grund dafür sein könnte – der Mitarbeiter oder die schlechte Umsetzung des 5S-Ansatzes.
Die Zuweisung des Reinigungsbereichs an jeden Mitarbeiter hat eine tiefere Bedeutung. Die tägliche Reinigung des Arbeitsplatzes ermöglicht es uns, ihn besser kennenzulernen. Es ist möglich, Probleme mit der Ausrüstung und den Werkzeugen während der Reinigung zu entdecken. Dies gibt Hoffnung auf schnellere Reparaturen.
Um die Mitarbeiter zu ermutigen, sich um ihren Arbeitsplatz zu kümmern, können wir ihnen neue Werkzeuge geben. Wir kümmern uns eifriger um neue Dinge, zusätzlich hilft dieser Schritt, ein Gefühl der Zugehörigkeit zum Arbeitsplatz zu erzeugen.
Die Standardisierung verbindet alle Schritte der 5S-Methode zu einem stabilen Prozess. Während des Standardisierungsschrittes muss die gesamte Aktivität detailliert beschrieben und an bestimmte Standards angepasst werden. Klare und transparente Anweisungen müssen in diesem Schritt erstellt werden, solche Anweisungen sollten helfen, alle Aufgaben mit großer Detailgenauigkeit auszuführen. Die Anweisung sollte auch den Aufgabenbereich jedes Mitarbeiters enthalten. Dank gut geschriebener Anweisungen sollte der Mitarbeiter in der Lage sein, den Arbeitsplatz zu übernehmen und seinen Weg zu finden.
Die Durchlauf aller Schritte gibt den Mitarbeitern viel Zufriedenheit. Die Ergebnisse sind klar und schnell sichtbar, da der Ort sauber und ordentlich ist. Ohne Selbstdisziplin können einige schlechte Gewohnheiten wieder auftreten. Dieses Element ist besonders wichtig, da die Entwicklung neuer, guter Gewohnheiten Zeit braucht. In diesem Moment ist es besonders wichtig, die Mitarbeiter darauf aufmerksam zu machen, dass das 5S-System keine einmalige Aktion ist, sondern eine Methode, die nur als Prozess sinnvoll ist.
Die letzte Phase des Prozesses ist die schwierigste zu erreichen, da sie eine Veränderung der Unternehmenskultur vorschreibt. Jeder Mitarbeiter muss sich ebenfalls ändern. Es ist besonders wichtig, unterstützende Werkzeuge zu verwenden, um die Disziplin zu erhöhen und zu stärken. Das am häufigsten verwendete Werkzeug ist das Audit des Arbeitsplatzes. Ein regelmäßig durchgeführtes Audit ermöglicht eine schnelle Auffindung von Unregelmäßigkeiten und Problemen. Alle Unregelmäßigkeiten können schnell beseitigt werden.
Um die Selbstdisziplin zu unterstützen, werden auch andere Methoden verwendet:
Das 5S-System ist ein Prozess, daher sollten wir nach dem letzten Schritt wieder zum ersten zurückkehren. Wir müssen daran denken, dass Regeln und Vorschriften, einmal festgelegt, sich im Laufe der Zeit ändern können. Ständige Entwicklung und ständige Verbesserung sind die Grundlage des Lean Managements.
Jedes Unternehmen wird sicherlich unterschiedliche Vorteile aus der Implementierung des 5S-Systems ziehen. Ebenso sind die Gründe für die Einführung des 5S-Systems für jede Organisation unterschiedlich. Aber einige Vorteile sind überall gleich und diese sind:
Das 5S ist ein Werkzeug, das viele Vorteile nicht nur für das Unternehmen, sondern auch für den Mitarbeiter bringt. Diese Methode ermöglicht eine Steigerung der Stabilität der Arbeit und verändert die Atmosphäre am Arbeitsplatz. Die Mitarbeiter können sich auf ihre Aufgaben konzentrieren, anstatt sich um organisatorische Probleme zu kümmern, die ihre Bemühungen behindern. Das 5S-System kann als große Gelegenheit für das Unternehmen gesehen werden, Prozesse zu verbessern, ohne viele Ressourcen zu verwenden. Das Wichtigste ist die Motivation und das Engagement aller Mitarbeiter.
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Als Projektmanagerin ist Caroline eine Expertin darin, neue Methoden zu finden, um die besten Arbeitsabläufe zu gestalten und Prozesse zu optimieren. Ihre organisatorischen Fähigkeiten und ihre Fähigkeit, unter Zeitdruck zu arbeiten, machen sie zur besten Person, um komplizierte Projekte in die Realität umzusetzen.
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