Projektziel. Was ist es und wie definiert man es gut? | #15 Einstieg in das Projektmanagement

Das Ziel des Projekts, oder was wir durch die Durchführung des Projekts erreichen wollen, muss allen Beteiligten klar sein. Für das Team, den Projektleiter, die Kunden, die Begünstigten sowie das Management der Organisation. Es ist die Grundlage für die Koordination der Aktivitäten, die Festlegung individueller Ziele und die Zuweisung von Aufgaben. Der Status des Projekts wird an der Distanz seines Erreichens gemessen. Wie definiert man also das Projektziel gut?

Projektziel – Inhaltsverzeichnis:

1. Einführung
2. Was ist das Projektziel?
3. Die häufigsten Fehler bei der Formulierung des Projektziels
4. Wie definiert man das Projektziel?
5. Zusammenfassung

Einführung

Das Projektziel umfasst viele kleinere Ziele und Meilensteine. Es überlagert sie alle, indem es die Frage “Was tun wir?” beantwortet. Was sollte also in einer treffenden Formulierung eines Projektziels enthalten sein, um einen reibungslosen Start in die Umsetzung bestmöglich zu unterstützen?

Was ist das Projektziel?

In der siebten Auflage des PMBOK wird das Projektziel definiert als:

“Etwas, auf das Handlungen gerichtet sind, eine strategische Position, ein Ziel, das erreicht werden soll, ein Ergebnis, das erarbeitet werden soll, ein Produkt, das produziert oder eine Dienstleistung, die bereitgestellt werden soll.”

Das Projektziel muss daher nicht materiell sein. Während das Ergebnis vieler Projekte die Produktion eines Gegenstands, Inhalts oder einer Software umfasst, kann es auch eine Dienstleistung oder eine Veränderung beim Kunden oder in der Organisation selbst beinhalten. Ein Projektziel ist zum Beispiel:

• Umsetzung des Prozesses bei Kunde A bis Ende Dezember dieses Jahres
• Null Treibhausgasemissionen bis 2025 erreichen
• Markteinführung des Produkts B auf dem europäischen Markt bis Ende Januar 2023
• Organisation einer C-Veranstaltung für 1.000 Personen im nächsten Mai
• Optimierung der Ausgaben und Reduzierung der Kosten um 30 % in der D-Abteilung von Unternehmen E
• Reduzierung der Anzahl der Beschwerden um 10 % im nächsten Quartal.

Das verfolgte Ziel steht daher in engem Zusammenhang mit der Projektvision, die den Grund für die Verfolgung des Ziels angibt, indem sie die Fragen “Warum?” und “Wozu?” beantwortet.

Die häufigsten Fehler bei der Formulierung des Projektziels

Ein häufiger Fehler, der bei der Formulierung eines Projektziels auftritt, ist die Annahme, dass alle Beteiligten “wissen, was zu tun ist”. Und in der Folge besteht keine Notwendigkeit, ein Projektziel zu formulieren oder verwandte Dokumente zu erstellen. Leider, selbst wenn dies in der ersten Woche der Projektumsetzung zutrifft, wird das Ziel schnell verschwommen und der Umfang des Projekts erweitert und verändert sich. Daher bringt eine spontane Projektumsetzung selten die erwarteten Ergebnisse.

Aus diesem Grund wird die Erreichung eines geschäftlichen Projektziels normalerweise nicht nur durch Projektdokumente, sondern auch durch KPIs, Key Performance Indicators, bestimmt. Diese beziehen sich in der Regel auf die Realisierung des Projektbudgets, die Qualität der Ausführung und die aufgewendete Zeit zur Fertigstellung des Projekts. Mit diesen sind die Fehler verbunden, die am häufigsten bei der Formulierung des Projektziels auftreten. Dies liegt daran, dass sie sich darauf beziehen, dass das beabsichtigte Ergebnis in keinem der wesentlichen Aspekte messbar ist. Es wird darin nicht spezifiziert, zum Beispiel:

• Wie lange wird das Projekt voraussichtlich dauern?
• Welche Merkmale muss das Produkt haben, damit das Projekt als abgeschlossen gilt?
• Was ist die unüberwindbare Grenze des für die Umsetzung vorgesehenen Budgets?

Um solche Probleme zu vermeiden, ist es sinnvoll, bewährte Techniken zu verwenden, um den Zweck des Projekts korrekt zu definieren.

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Wie definiert man das Projektziel?

Eine der häufigsten Techniken zur Formulierung eines Projektziels ist SMART, was für Folgendes steht:

• S-Spezifisch (Specific) – das Ziel sollte so spezifisch wie möglich sein, muss aber alle Tätigkeitsbereiche abdecken, die im Projekt enthalten sind
• M-Messbar (Measurable) – Budget, Umsetzungszeit, Anzahl der beteiligten Personen und die Möglichkeit, objektive Maßstäbe festzulegen, um zu bestimmen, ob das Projekt abgeschlossen ist, sind Schlüssel zu einem gut definierten Projektziel
• A-Erreichbar (Achievable) – aufgrund unvorhersehbarer Umstände kann es immer vorkommen, dass das Ziel nicht erreicht werden kann, aber zum Zeitpunkt der Festlegung sollte es von allen Beteiligten und dem Projektteam als erreichbar wahrgenommen werden
• R-Relevant (Relevant) – ein Projektziel ist realistisch, wenn es mit den verfügbaren Ressourcen der Organisation erreichbar ist, anstatt beispielsweise hundert Spezialisten zu erfordern, die schwer zu finden und einzustellen sind
• T-Zeitgebunden (Time-bound) – das Projekt sollte eine klar definierte Dauer haben und die Erreichung des beabsichtigten Ergebnisses.

Um zu sehen, ob Ihr Projektziel die SMART-Anforderungen erfüllt, versuchen Sie, die folgenden Fragen zu beantworten:

• Was passiert, wenn das Ziel erreicht wird?
• Inspiriert und motiviert dieses Ziel Sie?
• Ist dieses Ziel Ihrer Meinung nach erreichbar?
• Kann der Fortschritt in Richtung dieses Ziels verfolgt werden und wie?
• Wann wird das erwartete Ergebnis erscheinen?

Zusammenfassung

Ein Projektziel ist eine artikulierte und spezifische Antwort auf die Frage “Was tun wir?”. Obwohl die Ergebnisse je nach Art des durchgeführten Projekts stark variieren werden, sollte jedes Ziel die oben beschriebenen SMART-Kriterien erfüllen. Mit einem Umsetzungsrahmen ist es möglich, zu planen und auch zu bestimmen, ob das Projekt wie geplant durchgeführt wird.

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