Projektüberwachung. Welche Parameter sind zu beachten? | #34 Einstieg in das Projektmanagement

Projektdaten sind ein leistungsstarkes Werkzeug, das Projektmanager lernen müssen zu handhaben. Ihre Erfassung ist nur der Anfang. Der Erfolg des Projekts liegt auch darin, die relevanten Erkenntnisse zu überwachen und die Beziehungen zwischen ihnen zu beobachten. Wie entscheidet man dann, welche Parameter es wert sind, beobachtet zu werden? Lesen Sie weiter, um es herauszufinden!

Projektüberwachung – Inhaltsverzeichnis:

1. Einführung
2. Budget – Überwachung der Ressourcen
3. Zeitplanung – Fristen einhalten
4. Leistungsniveau – Qualitätskontrolle
5. Kontrolle – Parameterbereiche
6. Zusammenfassung

Einführung

Unabhängig von der im Projekt angewandten Managementmethode gehört zu den primären Aufgaben eines Projektmanagers, den Fortschritt des Projekts zu überwachen. Ohne klar definierte Parameter und Bewertungskriterien kann man nicht feststellen, ob das Projekt auf das richtige Ziel im richtigen Tempo hinarbeitet. Welche Parameter sollten beobachtet werden, um potenzielle Probleme so früh wie möglich zu erkennen und Chancen zu nutzen, die sich ergeben?

Budget – Überwachung der Ressourcen

In fast allen Projekten ist das Budget der wichtigste beobachtete Parameter. Daher sollte der Projektmanager alle Aspekte der Aufgabenfinanzierung überwachen, unter anderem:

• Arbeitskosten,
• Materialien,
• Software,
• Kauf oder Nutzung von Werkzeugen und Geräten,
• Expertenberatung,
• Reisen und Teilnahme an Branchenveranstaltungen.

Um die Ausgaben zu überwachen, ist es am einfachsten, Software zu verwenden, zum Beispiel Firmbee. Dann sind alle Abweichungen vom festgelegten Budget sofort sichtbar. Es ist jedoch nicht ratsam, zu viel Gewicht auf eine einmalige Überschreitung zu legen. Es ist besser, einen Spielraum für Ziele oder Meilensteine anzunehmen. Dann können die höheren Kosten einer Aufgabe mit Einsparungen in einem anderen Bereich ausgeglichen werden.

Agile Projektmanagementmethoden funktionieren besonders gut im flexiblen Budgetmanagement. Laut dem Bericht Pulse of Profession 2021 mit dem Titel “Beyond Agility” halten sie bis zu 64 % der Projekte innerhalb des angenommenen Finanzrahmens.

Zeitplanung – Fristen einhalten

Der zweite Schlüsselbereich ist zu sehen, ob das Projekt den festgelegten Zeitrahmen einhält. Auch hier erweist sich die Software als nützlich, da Sie nicht nur den Fortschritt des Teams in Echtzeit überprüfen, sondern auch Berichte erstellen können. Es ist auch ratsam, bewährte Zeitmanagementtechniken anzuwenden.

Vor allem sollten Sie die Beziehung und Abhängigkeit zwischen den Aufgaben im Auge behalten. Wenn Koordination wichtig ist, müssen Sie sicherstellen, dass die Frist eingehalten wird und dass die Aufgaben die richtige Reihenfolge beibehalten.

Leistungsniveau – Qualitätskontrolle

Die Kontrolle der Qualität der Aufgaben ist etwas schwieriger zu überwachen als das Budget und den Zeitplan für deren Umsetzung. Das liegt daran, dass es hier nicht nur an der Standardisierung, sondern auch an eindeutigen Bewertungskriterien mangelt.

Bei der Planung der Überwachung des Leistungsniveaus der Aufgaben ist es sinnvoll, zwischen zwei Parametern zu unterscheiden, die in der Scrum Methodik verwendet werden:

• Definition of done, und
• Akzeptanzkriterien

Die Definition des Abschlusses bezieht sich auf die Qualität der Aufgabenerfüllung, das heißt, ob alle technischen Anforderungen, die an sie gestellt wurden, erfüllt sind. Akzeptanzkriterien hingegen sind eine Liste von Erwartungen, die von den Stakeholdern an sie gestellt werden.

Der Unterschied zwischen der Erfüllung der Definition des Abschlusses und der Erfüllung der Akzeptanzkriterien kann am Beispiel eines im Bau befindlichen Hauses veranschaulicht werden. Es erfüllt die Definition des Abschlusses, wenn die Wände ausreichend gleichmäßig gemauert sind und die Investition vom Bauleiter akzeptiert wurde. Das Haus könnte jedoch die Erwartungen des Bauherrn nicht erfüllen, der erwartet hat, dass die Wände perfekt eben sind und die Farbe der in der Broschüre entspricht.

Kontrolle – Parameterbereiche

So wichtig wie die Überwachung spezifischer Parameter ist es, ihre Bereiche zu bestimmen, mit anderen Worten, die Frage zu beantworten, “Wie viel Abweichung von der Norm sollte Besorgnis erregen?”

Aufgrund der Unterschiede in den Anforderungen von Organisationen und Stakeholdern sowie der individuellen Bedürfnisse jedes Projekts ist es schwierig, von Abweichungsempfehlungen zu sprechen. Ob es nun 10 oder 25 Prozent sind, es ist während der Projektplanung eine gute Idee, spezifische Werte mit den Stakeholdern festzulegen, die nur zu zusätzlichen Meetings und hektischen, spontanen Aktionen führen werden.

Zusammenfassung

Die Überwachung eines Projekts hilft sicherzustellen, dass es auf dem richtigen Weg ist, um seine Ziele zu erreichen. Wir haben die wichtigsten Bereiche oben besprochen: Budget, Zeitplan, Leistung und Parameterbereiche.

Es gibt kein einfaches Rezept für eine Reihe von Parametern, die jedes Projekt optimal beschreiben. In den meisten Projekten wird jedoch eine effiziente Extraktion dieser Grundlagen es ermöglichen, Aufgaben rechtzeitig, im Budgetrahmen und auf dem erforderlichen Niveau abzuschließen.

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