Bedeutung des Projektabschlusses | #22 Einstieg in das Projektmanagement

Der formale Abschluss des Projekts mag von geringer Bedeutung erscheinen. Mit allen abgeschlossenen Aufgaben und dem erreichten Ziel des Projekts, wie wäre es mit einem kurzen Treffen in freundlicher Atmosphäre und gegenseitigen Glückwünschen? Auch dafür lohnt es sich, ein entsprechend langes Treffen mit dem Team und den Stakeholdern zu planen. Bedenken Sie jedoch, dass der Projektabschluss der entscheidende Moment ist, nicht nur wegen der Integration der am Projekt Beteiligten.

Projektabschluss – Inhaltsverzeichnis:

1. Einführung
2. Wie wäre es, den Abschluss ganz wegzulassen?
3. Wie man ein Projekt gut abschließt
4. Liste der Aufgaben beim Abschluss des Projekts
5. Zusammenfassung

Einführung

Projektmanagement kann als fünf Gruppen von Prozessen dargestellt werden, einschließlich:

• Initiierung – Definition des Umfangs und der Bedeutung,
• Planung – Festlegung des Umfangs des Projekts und spezifischer Ziele, die erreicht werden sollen,
• Durchführung – die Ausführung der geplanten Arbeiten,
• Überwachung und Kontrolle – laufende Überprüfung, ob die Arbeiten nach Plan verlaufen,
• Abschluss – die formale Beendigung des Projekts.

Heute werden wir uns auf die letzte Gruppe von Prozessen konzentrieren, nämlich den Projektabschluss. Dies ist eine kleine Gruppe von Aufgaben. Sie hat jedoch einen erheblichen Einfluss auf die Wahrnehmung des gesamten Projekts, ähnlicher Projekte, die im gleichen Portfolio oder Portfolio durchgeführt werden, sowie auf zukünftige Projekte, die für denselben Kunden durchgeführt werden. Wir werden vorschlagen, worauf man achten sollte, um das Projekt erfolgreich abzuschließen, den Vertrag zu erfüllen und die interessantesten Lektionen für die Zukunft zu ziehen.

Wie wäre es, den Projektabschluss ganz wegzulassen?

Auf die Aufgabe des Projektabschlusses zu verzichten, scheint verlockend. Nachdem das Ziel erreicht wurde, scheint ein reibungsloser Übergang zur Initiierung des nächsten Projekts besser. Das Anwenden des Wissens und der Fähigkeiten, die aus den letzten Aufgaben gewonnen wurden, erscheint jetzt einfach und intuitiv. Allerdings bringt das Auslassen des formalen Projektabschlusses auch bestimmte Risiken mit sich. Hier ist der Grund.

Verschlechterung des Images

Die Verschlechterung des Images des Teams und des Projektmanagers ist das erste und akut spürbare Ergebnis der Vernachlässigung der Prozesse zum Projektabschluss. Eine unvollendete Arbeit oder ein unvollendetes Projekt, das im System des Unternehmens aufgeführt ist, sieht nicht gut aus. Noch wichtiger ist, dass es die Glaubwürdigkeit der Auftragnehmer mindert, selbst wenn der Kunde mit den Ergebnissen des Projekts zufrieden ist. Dies kann zu Meinungsverschiedenheiten über zukünftige Projekte oder weniger günstige Kooperationsbedingungen führen.

Arbeitduplizierung

Ein Mangel an ordnungsgemäßer Dokumentation des abgeschlossenen Projektziels bedeutet, dass andere Mitglieder der Organisation nicht darüber informiert werden. Mit anderen Worten, sie werden die in unserem Projekt entwickelten Lösungen nicht kennen. Und sie könnten irgendwann in der Zukunft ein sehr ähnliches Projekt starten, anstatt auf dem aufzubauen, was sie bereits haben.

Verpasste Chancen

Die Aufgaben des Projektmanagers, die in der Phase des Projektabschlusses durchgeführt werden, umfassen die Erstellung von Dokumentationen, die die erwarteten Vorteile des Projekts beschreiben. Diese können kommerzielle Anwendungen sowie interne oder Kundenimplementierungen umfassen.

Ohne die Erfüllung dieser Formalität kann selbst ein sehr erfolgreiches Projektergebnis “verwaist” werden (das verwaiste Produkt). Dies kann geschehen, wenn es nicht ordnungsgemäß an die Spezialisten kommuniziert wird, die für die Kundenansprache, den Vertrieb und das Marketing zuständig sind. Infolgedessen wird es einfach nicht auf dem Markt erscheinen, trotz aller Chancen auf Erfolg.

Formale Risiken

Der Abschluss eines Projekts, das für einen Kunden durchgeführt wurde, umfasst die Finalisierung des Vertrags, während der alle notwendigen Dokumente rechtzeitig vorbereitet und unterzeichnet werden müssen. Daher bringen unvollendete Prozesse ein echtes Risiko formaler Mängel mit sich, die für das Unternehmen kostspielig sind.

Aus diesen Gründen ist es ratsam, die letzte Phase des Projekts zu nutzen, um alle Dinge abzuschließen. Damit Sie mit den Aktivitäten prahlen können, die bis zum letzten Knopf abgeschlossen wurden.

Wie man ein Projekt gut abschließt

Ein guter Projektabschluss sollte drei Bereiche umfassen:

• Technische Fertigstellung des Projekts – um sicherzustellen, dass das Ziel des Projekts erreicht wurde und alle Aufgaben abgeschlossen sind,
• Lernen – um zu bilanzieren, was gut gemacht wurde, und darüber nachzudenken, was schiefgelaufen ist, sowohl bei den durchgeführten Aufgaben als auch im Projektmanagement,
• Zusammenarbeit und Motivation – um den Beitrag jedes Teammitglieds zur geleisteten Arbeit anzuerkennen und den Erfolg des Projekts zu feiern.

Liste der Aufgaben beim Abschluss des Projekts

Um den Erfolg so reibungslos wie möglich zu feiern, ist es am besten, eine Liste der abschließenden Aufgaben zu erstellen und deren Umsetzung gemäß der gewählten Methodik zu planen. Obwohl jedes Projekt seine Besonderheiten hat, sollten die folgenden Aufgaben auf der Liste stehen:

1. Sicherstellen, dass das Projektergebnis die strategisch wichtigsten und vorzugsweise alle im Projektdokument aufgeführten Kriterien erfüllt.
2. Überprüfen, ob das Projektergebnis den Umfang der Umsetzung erschöpft.
3. Vorbereiten der Projektdokumentation und Bereitstellung für alle Stakeholder.
4. Überprüfen , ob alle Nutzer des Projektergebnisses es anwenden können und Zugang zur Dokumentation haben.
5. Überprüfen der Verträge mit Kunden und Teammitgliedern, um sicherzustellen, dass alle Anforderungen erfüllt sind.
6. Sicherstellen , dass Sie Dokumentationen über die Annahme aller Ergebnisse durch den Kunden oder andere autorisierte Stakeholder haben.
7. Ein Treffen oder Treffen abhalten, um die Verträge abzuschließen.
8. Ein Dokument mit Feedback für die Zukunft zum Projektmanagement vorbereiten.
9. Gemeinsam mit dem Team ein Dokument über die Regeln der Zusammenarbeit im Team und die Probleme, die vor Beginn des nächsten Projekts gelöst werden müssen, vorbereiten.
10. Alle Projektmaterialien archivieren.
11. Ein Treffen abhalten, um das Projekt zu beenden.

Jede Aufgabe auf der obigen Liste muss gemäß den Anforderungen unseres Projekts und der Stakeholder verfeinert werden. Um jedoch die Schritte zum Abschluss des Projekts erfolgreich zu durchlaufen, ist es gut, sich an die allgemeine Liste zu halten und sie mit jedem Projekt zu ergänzen.

Zusammenfassung

Ein abgeschlossenes Projekt erfordert einen formalen Abschluss, aber auch die gelernten Lektionen und Zeit, um den Erfolg mit dem Team zu feiern. Sicherzustellen, dass das Ziel sowie die Ziele erreicht wurden und dass der Kunde mit den Ergebnissen zufrieden ist, sind die wichtigsten Schritte, die ein Projektmanager unternehmen muss. Es ist jedoch nicht ratsam, die Vorbereitung zugänglicher Dokumentationen zu vernachlässigen und sie den richtigen Personen zur Verfügung zu stellen. Letzteres kann das zukünftige Schicksal unseres Projekts bestimmen – selbst wenn jetzt alles klar erscheint.

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