Was ist Personalplanung? 3 wesentliche Schritte zur strategischen Personalplanung

Was ist Personalplanung? Personalplanung ist ein Element der HR-Politik in der Organisation sowie der Ausgangspunkt für Rekrutierung und andere Aktivitäten, die im Rahmen des Personalprozesses durchgeführt werden. Mitarbeiter sind der Schlüssel für das effiziente Funktionieren eines Unternehmens. Die Möglichkeit, das kompetenteste Personal zu gewinnen und dann zu halten, wird durch eine ordnungsgemäße Personalplanung bestimmt. Der HRP-Prozess basiert auf der Annahme, dass Mitarbeiter eine entscheidende Rolle in der Organisation spielen. Es ist daher unerlässlich, die Personalressourcen mit den Bedürfnissen und Zielen des Unternehmens in Einklang zu bringen. Lesen Sie weiter.

Personalplanung – Inhaltsverzeichnis:

1. Was ist Personalplanung?
2. Schritte in der strategischen Personalplanung
3. Zusammenfassung

Was ist Personalplanung?

Personalplanung kann als ein kontinuierlicher Prozess der quantitativen und qualitativen Analyse des Personals definiert werden, gefolgt von der Prognose des zukünftigen Personalbedarfs, um die Lücke zwischen Angebot und Nachfrage auf dem internen Arbeitsmarkt zu minimieren.

Sie verhindert oder verringert das Risiko eines plötzlichen Überangebots oder -mangels an Personal und hilft, Kosten zu senken. Sie ermöglicht es auch, Fähigkeiten, Qualifikationen und Wissen zu optimieren und diese bestmöglich zu nutzen, um den Bedürfnissen des Unternehmens gerecht zu werden.

Es kann zwischen „harter“ und „weicher“ Personalplanung unterschieden werden. Erstere basiert auf quantitativen Analysen, um zu einem bestimmten Zeitpunkt eine bestimmte Anzahl geeigneter Mitarbeiter bereitzustellen. Die weiche Personalplanung hingegen konzentriert sich auf die Schaffung und Gestaltung der Unternehmenskultur, die die vollständige Übereinstimmung der Ziele der Organisation mit den Werten, Überzeugungen und Verhaltensweisen der Mitarbeiter fördert.

Die Ziele der Personalplanung sind wie folgt:

• Gewinnung und Erhaltung der erforderlichen Belegschaft, die aus kompetenten und qualifizierten Mitarbeitern innerhalb der Organisation besteht,
• Effektive Nutzung der Personalressourcen,
• Antizipation von Problemen mit potenziellen Personalengpässen und -überschüssen,
• Mitarbeiterschulung und -entwicklung, um das Personal bei der Anpassung an ein sich veränderndes und unsicheres externes Umfeld zu unterstützen,
• Abkehr von externen Rekrutierungsquellen, Erstellung von Stabilitätsplänen und Strategien zur Personalentwicklung, um die Stabilität der Belegschaft zu gewährleisten.

Schritte in der strategischen Personalplanung

Bewertung Ihres aktuellen Personals und Aufdeckung von Lücken in der kritischen Phase des HR-Planungsprozesses. Der Personalbedarf hängt von der Umgebung der Organisation, ihrer internen Struktur und einem Planungszeitraum ab. Unter Berücksichtigung all dieser Variablen können wir drei Möglichkeiten zur Identifizierung des Personalbedarfs unterscheiden, die im Folgenden dargestellt werden:

Variablen	Bestimmung des Personalbedarfs
Relativ feste Umgebung und Struktur einer Organisation	Kurzfristige Planung, Aktualisierung von Stellenbeschreibungen und Kompetenzanforderungen
Ständig sich verändernde Umgebung und Organisationsstruktur	Mittel- bis kurzfristige Planung, Aktualisierung der wichtigsten Aufgaben und Kompetenzanforderungen
Tiefgreifende strukturelle Veränderungen in einer Umgebung und innerhalb einer Organisation	Langfristige, mittelfristige und kurzfristige Planung, Erstellung von Stellenbeschreibungen mit traditionellen Methoden, Szenarioplanung

Nach der Bestimmung der Kompetenzprofile für bestimmte Mitarbeiter (Mitarbeitergruppen) können Sie mit der Schätzung des quantitativen Bedarfs fortfahren, um die Anzahl der Mitarbeiter zu spezifizieren, die erforderlich sind, um die angenommenen Geschäftsziele zu erreichen.

Dies sind einige der Faktoren, die bei der Entscheidung, wie viele Mitarbeiter eingestellt werden sollen, zu berücksichtigen sind:

• ein quantitatives und qualitatives Aktionsprogramm
• die erwartete Arbeitsproduktivität
• ein Organisationsgrad
• ein Grad der Mechanisierung und Automatisierung
• die erwartete Produktionskapazität
• rechtliche Vorschriften

Außerdem müssen Sie bei der Bestimmung Ihres Personalbedarfs mehrere Aspekte berücksichtigen, die mit der Variabilität der Organisationsstruktur, der externen Umgebung und dem Planungszeitraum zusammenhängen.

Um Ihre Personalbedarfe zu spezifizieren, können Sie verschiedene Berechnungsmethoden verwenden, zum Beispiel:

• intuitive Methoden (ein Personalplan, Experteneinschätzungen, ein Personaldiagramm)
• Methoden, die auf Zeitmessung basieren
• mathematische und statistische Methoden (Trendextrapolation, Korrelation und Regression, Entscheidungsmodelle)

Prognose des Arbeitsangebots

Der zweite Schritt der Personalplanung in der Organisation ist die Prognose des Angebots an Humanressourcen, was bedeutet, zukünftige Veränderungen im Zustand und in der Struktur der bestehenden Beschäftigung in quantitativen und qualitativen Begriffen vorherzusagen.

Der Zweck einer qualitativen Prognose besteht darin, die Struktur der Beschäftigung zu Beginn des Planungszeitraums zu entwickeln, Veränderungen vorherzusagen und den gewünschten Zustand und die Struktur der Beschäftigung in der Zukunft zu bestimmen. Dieser Ansatz erleichtert die Nutzung der Kompetenzprofile der Mitarbeiter, die im Anfangsplanungszeitraum in Bezug auf den Endzeitraum analysiert werden.

Quantitative Forschung zielt hingegen darauf ab, die Anzahl der Mitarbeiter zu Beginn des Zeitraums zu bestimmen und dann eine Prognose am Ende des Planungszeitraums zu erstellen. In Übereinstimmung mit den Statistiken in Bezug auf Mitarbeiteraufnahmen, -entlassungen und -abwesenheiten, unter Berücksichtigung des Liquiditätsverhältnisses, das auf der Grundlage von Erfahrungen und der Bewertung der Situation auf dem Arbeitsmarkt angenommen wird, können quantitative Veränderungen im Zustand und in der Struktur der Beschäftigung bestimmt werden.

Die Prognose des Arbeitsangebots zusammen mit der Bestimmung des Personalbedarfs bildet die Grundlage für die Entwicklung eines Beschäftigungsplans, der den Überschuss oder Mangel an bestimmten Mitarbeitern widerspiegelt und die Handlungsrichtungen für die Optimierung der Belegschaft über einen definierten Zeitraum festlegt.

Personalplanung

Der Zweck der Personalplanung besteht darin, Aufgaben unter den einzelnen Mitarbeitern innerhalb der Organisation zu verteilen, indem Personen bestehenden organisatorischen Einheiten, Stellen und Aktivitäten zugewiesen werden. Die Personalplanung zielt darauf ab, die Arbeitskosten zu minimieren und die Mitarbeiterleistung zu maximieren. Der Wert der Mitarbeiter kann bestimmt werden, indem ihre Kompetenzprofile mit den Anforderungen einer bestimmten Stelle verglichen werden.

Abgesehen von der erwähnten Vergleichsmethode können auch quantitative und heuristische Methoden zur Optimierung des Personals verwendet werden. Unter den quantitativen Methoden ist die lineare Programmierung die beliebteste. Diese Technik ermöglicht es, eine bestimmte Zielfunktion zu optimieren, wie zum Beispiel den Wert eines bestimmten Mitarbeiters zu maximieren. Die heuristischen Methoden zielen darauf ab, die Zuweisung von Personal und Stellen auf der Grundlage der Eignung der Mitarbeiter für bestimmte Positionen zu optimieren.

Personalplanung – Zusammenfassung

Personalplanung (HRP) ist aus mehreren Gründen wichtig für das Unternehmen. Bei erfolgreicher Umsetzung ermöglicht es den Managern, die Nutzung der Belegschaft zu optimieren, die Produktivität der Organisation zu steigern und die Fluktuation der Mitarbeiter zu reduzieren.

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