Was ist die Rolle von Informationssystemen im Personalmanagement?

Human-Resource-Informationssysteme sind ein effektives Werkzeug, das von der überwiegenden Mehrheit der modernen Organisationen genutzt wird. Im Zeitalter moderner Technologie ist es schwer vorstellbar, das HR-Management ohne IT-Unterstützung zu betreiben. Der Grad, in dem diese Systeme an eine Organisation angepasst sind, hängt von ihrer Größe, der Komplexität ihrer Prozesse, ihrem Ansatz zur Nutzung moderner Werkzeuge sowie ihren Ressourcen und ihrem Kapital ab. Die Implementierung von IT-Systemen oder die Modernisierung bestehender Systeme erfordert nicht nur finanzielle Aufwendungen, sondern auch organisatorische, personelle und mentale Veränderungen sowie das Wissen über das Programm. Daher sollten Sie, bevor Sie sich entscheiden, eine solche Software zu implementieren, die notwendigen Änderungen analysieren und sich darauf vorbereiten.

Informationssysteme im Personalmanagement – Inhaltsverzeichnis:

1. Elemente von Informationssystemen
2. Benutzerfreundlichkeit von Informationssystemen im HRM
3. Vorteile der Nutzung von Informationssystemen
4. Zusammenfassung

Elemente von Informationssystemen

Ein Informationssystem ist ein Teil der Informationstechnologie (IT), das Computerwerkzeuge verwendet. Damit ein System als IT bezeichnet werden kann, muss es aus Computerhardware, Software, Telekommunikation und Mitarbeitern bestehen.

Hardware ist eine Sammlung technischer Geräte, die die Übertragung, den Empfang und die Verarbeitung von Informationen ermöglicht. Hardware besteht aus Geräten wie Eingabegeräten (Tastatur, Leser, Maus), Ausgabegeräten (Monitore, Drucker, Scanner), Prozessoren und Speicher. Aufgrund der schnellen Entwicklung moderner IT-Lösungen verändert sich die Hardware ständig und wird sehr schnell veraltet. Die bequemste und beliebteste Hardware, die im Personalmanagement verwendet wird, ist ein Personal Computer (Laptop) und ein Smartphone.

Software ist eine Sammlung von Programmen, Anweisungen, implementierten Schnittstellen und integrierten Daten, die die Verarbeitung von Daten für den vom Benutzer festgelegten Zweck ermöglicht. Mit der Software werden grundlegende Werkzeuge wie verschiedene Datenbanken erstellt, die als Sammlungen miteinander verbundener Daten fungieren. Die Mitarbeiterdatenbank enthält alle Informationen über Mitarbeiter, die Moduldatenbank ermöglicht die Simulation der Folgen von Entscheidungen und die Bewertung von Mitarbeitern. Die Wissensdatenbank hingegen ermöglicht das Wissensmanagement, das Studium des Verhaltens von Mitarbeitern und die Durchführung von Schulungsprogrammen.

Telekommunikation umfasst die Verbindung der Arbeit mehrerer Computer und Terminals. Computer können auf regionaler, nationaler oder globaler Ebene verbunden werden. Eine solche Lösung ermöglicht die Schaffung virtueller Organisationen und die Umsetzung von Remote-Arbeit. Telekommunikation funktioniert auf der Basis von Telefon-, Glasfaser-, aber auch drahtlosen und sogar Satellitennetzen.

Mitarbeiter sind das wichtigste und wertvollste Element des Informationssystems. Das Personal, das das System betreibt, besteht aus Programmierern, Architekten, Managern und Benutzern. Damit das System effektiv funktioniert, ist es notwendig, die Mitarbeiter zu schulen und in neue Aufgaben einzuarbeiten. Kleine Unternehmen nutzen in der Regel externe technische Unterstützung. Größere Unternehmen beschäftigen IT-Spezialisten, um den Betrieb und die laufende Modernisierung des Systems zu überwachen.

Benutzerfreundlichkeit von Informationssystemen im HRM

Bevor Sie sich entscheiden, ein Informationssystem zu verwenden, führen Sie eine Analyse der Organisation und insbesondere der Bedürfnisse der Mitarbeiter durch, die für die HRM-Politik verantwortlich sind. Beantworten Sie die Frage, ob und inwieweit das System ihre Arbeit erleichtern wird und ob die implementierten Aktivitäten effektiver sein werden. Es wird auch hilfreich sein, eine wirtschaftliche Berechnung für eine spezifische Situation durchzuführen. Es ist wichtig zu beachten, dass die Nützlichkeit von Informationssystemen von der Rolle und dem Platz der Personalabteilung in der Struktur des Unternehmens abhängt.

Vorteile der Nutzung von Informationssystemen

Auf dem Markt verfügbare Human-Resource-Informationssysteme unterscheiden sich hinsichtlich der Funktionalität. Es sind jedoch ihre einzigartigen Merkmale, die ihre Implementierung und Nutzung beeinflussen. Die ordnungsgemäße Implementierung von HRIS hat mehrere messbare Vorteile, wie

• Einsparungen. Die Rendite der Investition ist langfristig, aber nach einiger Zeit sind die finanziellen Ergebnisse der Systemimplementierung sichtbar. Das zentrale System ermöglicht es, kleinere Prozesse in einen zu integrieren, was zu einer erheblichen Steigerung der Arbeitseffizienz führt. Das Modul zur beruflichen Entwicklung reduziert die logistischen Kosten, die mit der Organisation von Schulungen verbunden sind.
• Verbesserte Kommunikation. Die zentrale Datenbank reduziert das sogenannte “Kommunikationsrauschen”, indem sie allen Mitarbeitern in der Organisation einen unveränderlichen Informationssatz zur Verfügung stellt. Die Reduzierung von Fehlern, die durch die Arbeit mit falschen Daten verursacht werden, senkt ebenfalls die Kosten und beseitigt falsche Entscheidungen.
• Analyse und Berichterstattung. Die Funktionen zur Zusammenstellung, Sortierung und Interpretation ermöglichen eine einfache und schnelle Datenanalyse, und die erhaltenen Informationen sind fehlerfrei. Der schnelle Zugriff auf Berichte ermöglicht es Managern, genauere Personalentscheidungen zu treffen.
• Steigerung der Produktivität. Die Funktionen des Systems optimieren die Arbeit, die mit beispielsweise der Verfolgung von Stundenzetteln oder der Analyse der Mitarbeiterbindung und -fluktuation verbunden ist. Fortschrittliche Informationssysteme automatisieren die mühsamsten Aufgaben.

Informationssysteme – Zusammenfassung

Informationen für das Personalmanagement, die im Informationssystem verarbeitet werden, sind besonders wichtig. Dank dieser spezifischen Wissensbasis ist es möglich, das Personal effektiv durch angemessene Planung, Organisation, Führung und Kontrolle zu verwalten.

Informationen über die Organisation und ihr Umfeld bestimmen die richtigen Personalentscheidungen. Die zunehmende Anzahl von Problemen im Personalmanagement in letzter Zeit macht die Implementierung eines IT-Managementsystems zu einer der entscheidenden Voraussetzungen für den Erfolg in diesem Bereich. Der richtige Einsatz des Systems kann einer der wichtigsten Faktoren sein, die zu einem Wettbewerbsvorteil des Unternehmens führen.

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