5 häufige Rechnungsfehler

Fehler sind unvermeidlich. Bei der Ausstellung von Rechnungen passieren sie von Zeit zu Zeit. Welche Rechnungsfehler sind die häufigsten? Wie kann man Rechnungsfehler vermeiden? Welche Konsequenzen können sie haben? Wenn Sie die Antworten auf diese Fragen wissen möchten, lesen Sie unseren Artikel über 5 häufige Rechnungsfehler.

5 häufige Rechnungsfehler – Inhaltsverzeichnis

1. Falsche Rechnungsnummer
2. Falsche Daten des Geschäftspartners
3. Keine Informationen zur Zahlungsmethode
4. Falsche Beschreibung von Waren oder Dienstleistungen
5. Rechnungsfehler
6. Zusammenfassung
7. Erfahren Sie, wie Sie Rechnungen mit Firmbee ausstellen

Falsche Rechnungsnummer

Jede Rechnung muss eine eindeutige Nummer haben. Das ist offensichtlich, aber in einigen Situationen ist es leicht, diese Rechnungsfehler zu machen. Dies gilt insbesondere, wenn Sie Programme wie Word oder Excel oder deren Äquivalente zur Ausstellung von Rechnungen verwenden. Auf den ersten Blick mag es so erscheinen, als würde dies Ihre Rechnungsstellung erleichtern. In solchen Programmen können Sie fertige Rechnungsvorlagen vorbereiten, in denen Sie nur die Daten bei der Ausstellung nachfolgender Dokumente ändern müssen. Aber diese Lösung hat einen großen Nachteil.

Das Überschreiben nachfolgender Dateien kann dazu führen, dass Sie sich in der Nummerierung verlieren. Und das Speichern von Rechnungen als aufeinanderfolgende Seiten in einem Word-Dokument oder aufeinanderfolgende Blätter in Excel kann ebenfalls zu Ungenauigkeiten führen.

Was sind die häufigsten Rechnungsfehler bei der Rechnungsnummerierung? Es gibt zwei Arten: doppelte Rechnungsnummern und Lücken in der Nummerierung. Beide dieser Rechnungsfehler können unangenehme Konsequenzen haben, wenn die Steuerbehörden sie überprüfen. Eine Nummerierung, die Lücken enthält, kann darauf hindeuten, dass nicht alle ausgestellten Rechnungen in die Steuerberechnungen einbezogen sind. Lücken in der Nummerierung werden ernsthafte Zweifel aufwerfen, selbst wenn sie zufällig und nicht absichtlich sind, um die Steuerbehörden zu täuschen.

Die zweite Art von Fehler, d.h. zwei oder mehr Rechnungen mit derselben Nummer, aber unterschiedlichem Inhalt, kann ebenfalls darauf hindeuten, dass sie absichtlich so ausgestellt wurden, um Steuern zu vermeiden. In diesem Fall kann es auch ein Problem mit der Buchung solcher Rechnungen geben, da die Buchhaltungssoftware möglicherweise nicht zulässt, dass Sie zwei oder mehr Dokumente mit derselben Nummer eingeben.

Solche Versäumnisse zu korrigieren, kann nicht einfach sein, insbesondere wenn Sie bereits solche fehlerhaften Rechnungen an Ihre Kunden gesendet haben und erst später festgestellt haben, dass Sie die falsche Nummerierung hatten. Sie sind für Ihre Auftragnehmer nicht von großer Bedeutung, da sie die korrekte Nummerierung Ihrer Rechnungen nicht überprüfen. Daher können sie solche Rechnungen ohne Probleme bezahlen. Aber im Falle einer Steuerprüfung könnten Sie dafür bestraft werden. Deshalb ist es besser, sie zu vermeiden, zum Beispiel durch die Verwendung eines Rechnungsprogramms oder einer App, bei dem die Nummerierung automatisch zugewiesen wird. So vermeiden Sie Rechnungsfehler und sind sich sicher, dass Sie keine Rechnungen mit falschen Nummern ausgestellt haben.

Falsche Daten des Geschäftspartners

Wir sind nur Menschen und Fehler passieren uns allen von Zeit zu Zeit. Es könnte ein Rechtschreibfehler im Namen des Unternehmens sein, das Sie in Rechnung gestellt haben, oder ein Schreibfehler im Namen Ihres Kunden. Ein typischer Fehler ist auch die falsche Adresse des Auftragnehmers. In einem solchen Fall kann es eine Vielzahl von Fehlern geben: falsche Hausnummer, falsche Postleitzahl, falscher Straßenname oder sogar ein falsch geschriebener Stadtname des Firmensitzes. Es kann auch passieren, dass Sie die falsche Steueridentifikationsnummer Ihres Kunden auf der Rechnung angeben.

Es scheint, dass dies nur Kleinigkeiten sind. Aber niemand mag es, wenn sein Name oder Nachname Schreibfehler enthält. Darüber hinaus können sie steuerliche Konsequenzen haben. Falsche Daten des Auftragnehmers können dazu führen, dass er eine solche Rechnung nicht als Kosten seines Unternehmens anerkennt. In einem solchen Fall wird es notwendig sein, die Daten zu korrigieren. Dies wird die Zeit verlängern, die Sie auf die Zahlung für eine solche Rechnung warten müssen, da Ihr Kunde die Zahlung möglicherweise zurückhält, bis er das Dokument mit den korrekten Daten erhält.

Eine andere Art von Fehler ist die Ausstellung einer Rechnung an völlig andere Empfängerdaten. Dies kann insbesondere passieren, wenn Rechnungen manuell erstellt werden, indem Daten in einer Datei überschrieben werden. In diesem Fall sind die korrekten Mengen der verkauften Waren oder Dienstleistungen auf der Rechnung aufgeführt, aber die Empfängerdaten stammen von der vorherigen Rechnung.

Dieser Fehler kann dazu führen, dass Sie eine solche Rechnung an den falschen Empfänger senden, der die aufgelisteten Artikel nicht bei Ihnen gekauft hat. Sie können sie auch an einen Auftragnehmer senden, der bei Ihnen gekauft hat, aber die Empfängerdaten auf dieser Rechnung werden falsch sein. Bis Sie diese korrigieren, können Sie sicherlich nicht mit einer Zahlung für eine solche Rechnung rechnen.

Wie kann man sie vermeiden? Hier kann ein Rechnungsprogramm Ihnen helfen. Sie können es verwenden, um eine Datenbank Ihrer Kunden zu erstellen. Sie müssen deren Daten nur einmal überprüfen, damit Sie später fehlerfrei Rechnungen ausstellen können. Einige Programme ermöglichen es Ihnen, Unternehmensdaten aus staatlichen Registern herunterzuladen, sodass Sie diese Fehler bei der Ausstellung von Rechnungen vermeiden können.

Keine Informationen zur Zahlungsmethode

Jeder mag es, Geld auf sein Konto überwiesen zu bekommen. Aber ein Mangel an Informationen darüber, wie zu zahlen ist, kann es unmöglich machen, eine Rechnung zu bezahlen.

Hier können verschiedene Fehler auftreten, von fehlender Kontonummer bis hin zu einer falschen Kontonummer oder dem Unwissen, wann und wie eine Rechnung zu bezahlen ist. Ungenauigkeiten hier können verschiedene Konsequenzen haben. Wenn der Fälligkeitstermin verpasst wird, wird der Kunde Ihnen wahrscheinlich innerhalb der gesetzlichen Frist für die Rechnung bezahlen. Aber eine falsche Kontonummer oder sogar das Fehlen einer solchen wird dazu führen, dass der Auftragnehmer Ihnen nicht bezahlen kann. Nur wenn Sie diese Daten korrigieren oder vervollständigen, können Sie mit einer Zahlung für die Rechnung rechnen.

Falsche Beschreibung von Waren oder Dienstleistungen

Rechnungen müssen genaue Beschreibungen der verkauften Waren und Dienstleistungen enthalten. Während bei Waren Fehler viel seltener vorkommen, kann eine gute Beschreibung von Dienstleistungen viele Probleme verursachen. Ihr Kunde darf nicht daran zweifeln, dass er für das bezahlt, was er bestellt hat. Deshalb müssen die Daten auf der Rechnung mit den Daten auf der Bestellung übereinstimmen.

Je nach den Verfahren, die Ihre Auftragnehmer haben, können einige detailliertere Beschreibungen der von Ihnen erbrachten Dienstleistungen verlangen, während andere dies möglicherweise nicht tun. Dennoch ist es eine gute Idee, Genauigkeit sicherzustellen, damit Sie später keine Probleme mit dem Erhalt der Zahlung haben. Eine falsche Beschreibung muss korrigiert werden, was wahrscheinlich einige Zeit in Anspruch nehmen wird. Infolgedessen erhalten Sie möglicherweise später als erwartet die Zahlung für eine solche Rechnung. Eine Lösung für dieses Problem könnte sein, ein Katalog der verkauften Waren und genaue Beschreibungen der einzelnen Dienstleistungen zu erstellen. So haben Sie immer klare und lesbare Beschreibungen Ihres Angebots auf der Rechnung.

Rechnungsfehler

Eine Rechnung darf keine Buchhaltungsfehler enthalten, aber solche Situationen können auftreten. Es gibt mehrere Stellen, an denen sie am häufigsten auftreten. Dazu gehört der Gesamtbetrag, der zu zahlen ist. Er kann falsch addiert werden, wodurch die Rechnung entweder zu niedrig oder zu hoch ist. Keine dieser Optionen ist vorteilhaft. Warum? Weil es sich negativ auf die Person auswirkt, die die Rechnung ausgestellt hat.

Es kann passieren, dass der Kunde nicht sorgfältig überprüft, ob das von Ihnen ausgestellte Dokument keine Buchhaltungsfehler enthält, und für eine solche Rechnung bezahlt. Aber als Ergebnis könnten Sie zu wenig oder zu viel Geld erhalten. Im ersten Fall müssen Sie den Kunden bitten, zusätzlich zu zahlen, was Sie in ein schlechtes Licht rücken könnte. Im zweiten Fall könnte der Kunde eine Rückerstattung der Überzahlung verlangen, was sich negativ auf den Ruf Ihres Unternehmens auswirken könnte. In beiden Fällen könnte eine solche Rechnung von einer Steuerprüfung angefochten werden, daher ist es besser, dies zu vermeiden.

Ein weiterer Ort, an dem Buchhaltungsfehler auf einer Rechnung auftreten, ist in der Berechnung des Wertes der verkauften Waren. In diesem Fall kann ein Fehler beim Multiplizieren der Anzahl der Stücke und des Preises für ein einzelnes Stück auftreten. Dies geschieht am häufigsten, wenn die Berechnungen manuell durchgeführt werden. Ein Fehler kann auch bei der Berechnung des Mehrwertsteuerbetrags auftreten. Die Verwendung eines Rechnungsprogramms hilft Ihnen, solche Rechnungsfehler zu vermeiden, da die Berechnungen dort automatisch durchgeführt werden.

Rechnungsfehler – Zusammenfassung

Rechnungsfehler passieren jedem. Dennoch sollten Sie sich bewusst sein, dass sie rechtliche Konsequenzen haben können. Rechnungsfehler tragen auch zu Verzögerungen bei Zahlungen bei und können sich negativ auf die Glaubwürdigkeit Ihres Unternehmens auswirken. Eine der Lösungen ist die Verwendung von speziellen Rechnungsplattformen, die viele Prozesse automatisieren und gleichzeitig grundlegende Fehler vermeiden.

Lesen Sie auch: Was sollte eine Rechnung enthalten? – 12 wesentliche Elemente

Erfahren Sie, wie Sie Rechnungen mit Firmbee ausstellen:

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