Die 4Ps des Managements haben viel gemeinsam – sie erfordern organisatorische und zwischenmenschliche Fähigkeiten sowie Flexibilität und die Fähigkeit, ein Team zu motivieren. Aber was verbirgt sich hinter den vier Buchstaben P?
Kleinere Unternehmen setzen oft ein einzelnes Projekt um oder erstellen ein einzelnes Produkt. In solchen Fällen sind dies die einzigen Ziele der Organisation. Wenn das Unternehmen jedoch wächst, erfordert seine Strategie einen breiteren Ausblick auf die Zukunft und seine Ziele diversifizieren sich. Es ist sinnvoll, darüber nachzudenken, wie man das Projektmanagement am besten organisiert, um die Umsetzung so effizient wie möglich zu gestalten.
Die 4Ps stehen für leicht unterschiedliche, oft miteinander verbundene Gruppen von Aufgaben. Diese sind:
Im Folgenden werfen wir einen genaueren Blick darauf, was diese sind und warum es wichtig ist, ihre Besonderheiten zu kennen, wenn es darum geht, zu planen, Aufgaben zu organisieren und ein Projekt auszuführen.
Jedes Projekt kann unabhängig durchgeführt werden. Es kann auch Teil eines Programms oder Portfolios sein. Es hat einen festgelegten Anfang und ein Ende, und sein Ziel ist es, ein einzigartiges Produkt, eine Dienstleistung oder ein anderes Ergebnis zu erzeugen.
Charakteristische Merkmale des Projekts sind:
Viele Projektmanager betreuen mehrere Projekte gleichzeitig. Dies gilt insbesondere für Projekte, die zu einem einzigen Programm oder Portfolio gehören. Aber wie unterscheidet sich ein Projekt von einem Produkt?
Das Produktmanagement unterscheidet sich von Projektmanagement, hauptsächlich weil es keinen festgelegten Zeitrahmen gibt. Produktmanager müssen das Produkt, das sie betreuen, gut kennen und seine Entwicklung planen. Sie setzen Prioritäten, fügen neue Funktionen hinzu, verbessern bestehende und verwalten das Budget für die Produktentwicklung, indem sie die Fähigkeiten des Unternehmens und die Erwartungen der Kunden in Einklang bringen.
Wir können ein Produkt von einem Projekt unterscheiden, indem wir es als ein dauerhaftes, physisches Objekt betrachten. Dies liegt daran, dass ein Produkt eine konstante Identität beibehält, auch wenn es Anpassungen unterzogen wird. Ein Produkt könnte ein Smartphone sein, das sich je nach installierten Anwendungen und Personalisierung ändert.
Im Gegensatz zu einem Projekt, hat ein Produkt keinen definierten Lebenszyklus. Das Produktmanagement ist daher gekennzeichnet durch:
Ein Produkt kann durch Projekte entwickelt werden – temporär und über einen bestimmten Zeitraum umgesetzt. Zurück zum Beispiel mit dem Smartphone könnte ein Produktentwicklungsprojekt ein Software-Update umfassen, um die Nutzung der Kamera bei Nacht zu erleichtern.
Laut PMBOK ist das Programm:
Eine Sammlung verwandter Projekte und manchmal kleinerer Programme, die gemeinsam verwaltet werden, um einen Wert zu schaffen, den die Verwaltung jedes einzelnen Projekts nicht liefern könnte. (En version: “Programm. Verwandte Projekte, Tochterprogramme und Programmaktivitäten, die koordiniert verwaltet werden, um Vorteile zu erzielen, die nicht verfügbar sind, wenn sie einzeln verwaltet werden.”)
Projekt- und Produktmanagement umfasst die Planung, Organisation und Ausführung von Aufgaben, die Teil des Profils der Organisation sind und zu einem Ziel führen, das für den Kunden oder das Unternehmen selbst nützlich ist. Das Programmmanagement hingegen umfasst die Bestimmung, welche Projekte in der Organisation umgesetzt werden müssen, um eines der strategischen Ziele effektiv und rechtzeitig zu erreichen. Es handelt sich um eine mittelfristige Planung, die entscheidet, welcher Priorität jedes Projekt gegeben werden soll, sowie um die laufende Bestimmung, wie die Beziehung zwischen ihnen aussehen sollte.
Betrachten wir das Beispiel des Programms “Neue Unternehmensfiliale”. Es könnte bestehen aus:
Unter anderem muss das Programmmanagement die zeitliche Abstimmung der Projekte A, B und C berücksichtigen. Die Verwaltung jedes Projekts, ohne den Status der anderen zu kennen, könnte beispielsweise dazu führen, dass eine Einweihungsfeier organisiert wird, während die Renovierung der Zentrale noch nicht abgeschlossen ist, oder… das Team noch nicht eingestellt wurde.
Jedes der Projekte, die das Programm bilden, wird separat umgesetzt, und ihre Ergebnisse hängen von den durchgeführten Aufgaben ab, die unterschiedliche Risiken mit sich bringen. Daher beziehen sich die Hauptunterschiede zwischen Projekt- und Programmmanagement auf die Perspektive der Ergebnisevaluation und den Umgang mit Variabilität. Diese sind:
Das Projektportfolio ist ein Begriff, der etwas seltener verwendet wird als ein Programm, aber die Trennung eines Portfolios von Projekten in einem Unternehmen ist besonders nützlich, wenn wir regelmäßig Projekte ähnlicher Art umsetzen. Der Abschluss einzelner Projekte, die zum Portfolio gehören, ist nicht voneinander abhängig, wie es bei einem Programm der Fall ist.
Zum Beispiel kann für ein Unternehmen, das Software für Smartphones entwickelt, ein separates Portfolio Projekte umfassen, die:
Ein Portfolio ist eine zentrale Sammlung von Projekten und Programmen, die in einem Unternehmen durchgeführt werden. Ihr Management zielt in erster Linie darauf ab, die strategischen Ziele der Organisation zu erreichen. Wie Projekte und Programme sollte das Portfolio Folgendes detaillieren:
Der wichtigste Aspekt des Projektportfoliomanagements eines Unternehmens besteht jedoch darin, ein Priorisierungsschema festzulegen. Es stellt sicher, dass alle Projekte, Produkte, Programme und Portfolios, die im Unternehmen umgesetzt und geplant werden, ihren Platz in der Hierarchie der zu erledigenden Aufgaben erhalten.
Das Management jedes der 4Ps – Projekt, Produkt, Programm und Portfolio – unterscheidet sich in bestimmten Aspekten. Besonders wichtig sind die Unterschiede in den Bereichen des Managementgegenstands und der Natur des Teams.
Die Managementgegenstände in den 4Ps unterscheiden sich aufgrund des Detaillierungsgrads der durchgeführten Aufgaben und der Nähe zum Kunden.
Im Falle eines Projekts überwachen der Projektmanager und der Produktmanager die Ausführung der Aufgaben und die Schaffung von Lösungen, die direkt auf den Kunden abzielen. Im Falle eines Programms sind verwandte Projekte und deren Beziehungen Gegenstand des Managements. In einem Portfolio befasst sich das Management mit allen Programmen und Projekten in der Organisation in Bezug auf deren Ziele, sodass die Rolle und Aufgaben des Portfoliomanagers am weitesten vom Kunden entfernt sind.
Seine oder ihre Aufgaben sollten jedoch weiterhin im Mittelpunkt der Beziehung zwischen der Mission der Organisation, den Zielen und den Bedürfnissen der Kunden stehen.
Die Unterschiede zwischen den 4Ps gelten auch für das Team. In einem Projekt wird das Team für die Dauer eines bestimmten Projekts eingerichtet, sodass die Projektdurchführung oft nur einen Teil der Verantwortlichkeiten der Teilnehmer ausmacht.
Die Situation ist anders im Falle eines Produkts – hier wird ein permanentes Team aufgebaut, dessen Haupt- und oft einzige Aufgabe die Arbeit am Produkt ist. Dies verringert das Risiko von Ausfallzeiten zwischen Projekten, die das Produkt entwickeln. Der Bedarf an Wissenstransfer, d.h. die zeitaufwändige Einarbeitung neuer Teammitglieder, ist ebenfalls seltener.
Teams, die von Programm- und Portfoliomanagern geleitet werden, werden hingegen von Projekt- und Produktmanagern aus der gesamten Organisation sowie von Analysten, Beratern und hochrangigen Fachleuten aus der Wirtschaft mitgestaltet.
Die 4Ps bestehen aus Projekt-, Produkt-, Programm- und Portfoliomanagement. Das Management jedes einzelnen unterscheidet sich in Details, der Natur des Teams und den Verantwortlichkeiten.
Ein Projekt ist ein zeitlich begrenztes Vorhaben mit einer bestimmten Dauer und einem bestimmten Zweck. Ein Produkt kann durch Projekte entwickelt werden, hat jedoch keinen definierten Lebenszyklus und seine Entwicklung ist eng mit den Erwartungen der Kunden verbunden. Ein Programm ist eine Sammlung miteinander verbundener Projekte unterschiedlicher Art, die einem gemeinsamen Zweck dienen. Ein Portfolio kann als Sammlung von Projekten desselben Typs definiert werden, die zyklisch oder parallel durchgeführt werden und dazu dienen, alle anderen Ps bestmöglich mit den strategischen Zielen der Organisation in Einklang zu bringen.
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Als Projektmanagerin ist Caroline eine Expertin darin, neue Methoden zu finden, um die besten Arbeitsabläufe zu gestalten und Prozesse zu optimieren. Ihre organisatorischen Fähigkeiten und ihre Fähigkeit, unter Zeitdruck zu arbeiten, machen sie zur besten Person, um komplizierte Projekte in die Realität umzusetzen.
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