Ursachen und Folgen von Kommunikationsstörungen in Organisationen

Was ist der Kommunikationsausfall?

Kommunikationsausfall in einer Organisation bezieht sich auf eine Störung im Informationsfluss, die zu einer Vielzahl von Schwierigkeiten führt. Er kann zwischen verschiedenen Hierarchieebenen, Abteilungen, Teams oder sogar Einheiten, die zusammenarbeiten, auftreten – in praktisch jedem Unternehmen, unabhängig von der Branche, in der es tätig ist. Am häufigsten äußert er sich in Form von Verzerrung, Ungenauigkeit oder Unklarheit in den übermittelten Nachrichten, was die Kommunikation erheblich behindert. Infolgedessen können alle Arten von Fehlern und Missverständnissen auftreten – sowohl einfach zu lösende als auch solche, die sich zu ernsthaften Konflikten sowohl intern als auch extern entwickeln können.

Ursachen für Kommunikationsausfälle

Kommunikationsausfälle können zwischen verschiedenen Personen (Kollegen, Mitarbeiter-Vorgesetzter oder Organisation-externer Partner), zu jedem möglichen Thema oder auf allen Ebenen auftreten. Am häufigsten gibt es 3 Gründe dafür, die wir im Folgenden auflisten.

1. Mangel an angemessenen Kommunikationsfähigkeiten

Missverständnisse treten hauptsächlich in Situationen auf, in denen es an Kommunikationsfähigkeiten unter den Mitarbeitern mangelt. Wenn der Sender nicht in der Lage ist, seine Gedanken auszudrücken oder Informationen oder Erwartungen so zu übermitteln, dass der Empfänger sie verstehen kann, kann dies zu Missverständnissen und Fehlern führen. Unklare Anweisungen, vage Ziele oder ein Mangel an Klarheit führen dazu, dass Mitarbeiter Aufgaben inkonsistent mit ihren Absichten ausführen oder sogar – die Erwartungen und Bedürfnisse der Organisation nicht verstehen. Wenn eine solche Situation lange anhält, kann sie im Unternehmen Chaos anrichten.

2. Unzureichende Kommunikationskanäle

Kommunikationsprobleme können auch auftreten, wenn einer Organisation die geeigneten Kommunikationsmittel fehlen oder die vorhandenen ineffektiv sind und keinen vollständigen Informationsfluss gewährleisten. Wenn eine Organisation keine gut entwickelte Kommunikationsstruktur hat, in der der Informationsaustausch effizient und ohne Hindernisse erfolgt, kann es zweifellos zu Engpässen im Informationsfluss kommen. Mangel an regelmäßigen Meetings, unzureichende Kommunikationsmittel oder übermäßige Bürokratie können dazu führen, dass wichtige Informationen nicht rechtzeitig die Personen erreichen, die sie benötigen.

3. Kulturelle Unterschiede

Dieser Grund ist in den letzten Jahren besonders wichtig geworden, da wir zunehmend mit multikulturellen Teams in Organisationen zu tun haben. Der Leiter eines Teams, das aus Menschen unterschiedlicher Kulturen oder Nationalitäten besteht, muss sich der Unterschiede zwischen ihnen bewusst sein und sicherstellen, dass die Kommunikation von allen auf die gleiche Weise verstanden wird. Darüber hinaus kann das effektive Verständnis zwischen den Mitarbeitern auch durch psychologische Unterschiede wie Kommunikationsstile oder Kommunikationspräferenzen (verbal, schriftlich usw.) behindert werden – dieser Fakt sollte ebenfalls berücksichtigt werden.

Folgen von Kommunikationsausfällen

Die schwerwiegendsten negativen Folgen von Kommunikationsausfällen in Organisationen sollten als Verzögerungen bei der Erledigung von Aufgaben betrachtet werden – insbesondere bei solchen, die mit externen Geschäftspartnern verbunden sind und sogar zu einem Abbruch der Zusammenarbeit führen können (wenn Vorgesetzte es versäumen, die Situation zu entschärfen) oder die mit Kunden verbunden sind und sich negativ auf sie auswirken. Ebenso kann eine äußerst harte Konsequenz die ungerechtfertigte Entlassung eines Mitarbeiters sein, der aufgrund unzureichender Kommunikation einen Fehler gemacht hat. Weitere Folgen von Kommunikationsausfällen sind:

• Interpersonelle Konflikte, die sich in einem Mangel an Vertrauen im Team oder einer wachsenden Abneigung zur Zusammenarbeit äußern,
• Ein Anstieg des Stressniveaus einzelner Mitarbeiter,
• Ein Rückgang der Arbeitsmotivation, der sich in einer geringeren Produktivität niederschlägt,
• Mögliche finanzielle Verluste (auch Verschwendung der vorhandenen Ressourcen und das Entstehen zusätzlicher Kosten, die vermieden werden könnten),
• Negatives externes Image, wenn die Probleme des Unternehmens die Öffentlichkeit erreichen.

Kommunikationsausfall – Zusammenfassung

Angesichts der verschiedenen Arten von Folgen von Kommunikationsausfällen in einer Organisation, die oben aufgeführt sind, müssen Unternehmen in verschiedenen Branchen in effektive Kommunikation investieren. Sie sollten dies insbesondere in zwei Bereichen tun: sowohl in Bezug auf die Implementierung einer geeigneten Kommunikationsinfrastruktur als auch auf die Entwicklung der Kommunikationsfähigkeiten ihrer Mitarbeiter (z. B. mit Hilfe verschiedener Arten von Schulungen, einschließlich einfacher Sprache). Nur so kann sichergestellt werden, dass Informationen auf die richtige Weise kommuniziert werden – sei es zwischen Mitgliedern desselben Teams oder zwischen Abteilungen oder verschiedenen Hierarchieebenen.

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