Wie man die DSGVO in seinem Online-Rekrutierungsprozess einhält?

Ähnlich wie bei der traditionellen Rekrutierung umfasst die Remote-Rekrutierung die Verarbeitung persönlicher Daten von Bewerbern. Der Schutz persönlicher Daten in der Europäischen Union und in den meisten Ländern der Welt ist gesetzlich geregelt. Eine unsachgemäße Erhebung, Verarbeitung und Speicherung persönlicher Daten hat rechtliche Konsequenzen. Wie kann man im Online-Rekrutierungsprozess die DSGVO einhalten?

Wie kann man die DSGVO einhalten? – Inhaltsverzeichnis:

1. Rekrutierungsziele und -vorgaben
2. Online-Rekrutierung
3. DSGVO-Regeln
4. Wie kann man die DSGVO einhalten?
5. Zusammenfassung

Rekrutierungsziele und -vorgaben

Remote-Rekrutierung wird zunehmend beliebter, da sie eine effiziente Kommunikation zwischen der Organisation und den Bewerbern gewährleistet. Es ist auch eine kostengünstige und zeitsparende Lösung. Online-Stellenanzeigen können häufig aktualisiert werden, und der Pool an Kandidaten ist enorm.

Rekrutierung ist ein Teil des Personalmanagements. Der Begriff selbst kann sowohl im engen als auch im weiten Sinne verstanden werden. Einerseits kann Rekrutierung als der gesamte Prozess der Beschaffung, Information und Anwerbung von Bewerbern angesehen werden. Andererseits wird häufig auf die Methode verwiesen, sie für die zukünftige Auswahl zu identifizieren.

Das Hauptziel des Rekrutierungsprozesses ist die Auswahl von Kandidaten, die den Anforderungen des Unternehmens entsprechen, was gleichbedeutend damit ist, der Organisation eine angemessene Anzahl qualifizierter Mitarbeiter zur Verfügung zu stellen. Genauer gesagt, besteht der Zweck darin, Menschen zu motivieren, sich auf verfügbare Positionen in der Organisation zu bewerben, und dann eine Liste von Kandidaten zu erstellen, die zur Auswahl stehen.

Online-Rekrutierung

Unter Berücksichtigung der globalen Digitalisierung und der COVID-19-Pandemie ist die Remote-Rekrutierung noch gängiger geworden. Daher stößt man häufig auf Stellenangebote auf beliebten Jobbörsen, die mit dem Hinweis “Remote-Rekrutierung” veröffentlicht werden. Neben der Online-Bewerbung wird der Rest des Prozesses mit Hilfe von Remote-Tools und einem Telefon abgewickelt.

Wenn eine bestimmte Bewerbung die Aufmerksamkeit des Recruiters auf sich zieht, ruft er den Kandidaten an und vereinbart ein Vorstellungsgespräch per Telefon oder Computer. Im Falle eines Video-Interviews erhält der Kandidat eine Einladung per E-Mail zusammen mit einem Link zu dem Instant Messenger, der vom Recruiter verwendet wird. Alles, was sie tun müssen, ist, den Link zu aktivieren und sich zum angegebenen Datum und zur angegebenen Uhrzeit in das Meeting einzuwählen. Zu den beliebtesten Instant Messaging-Apps gehören: Skype, WhatsApp, Facebook Messenger, Microsoft Teams und Signal.

Phasen der Online-Rekrutierung

Der Rekrutierungsprozess besteht aus mehreren Phasen, wie zum Beispiel:

Phase 1 – Veröffentlichung eines Stellenangebots, Sammlung von E-Bewerbungen und eine Vorauswahl. Nach der Auswahl der Bewerbungen für weitere Verfahren rufen die Recruiter die Bewerber an und vereinbaren Vorstellungsgespräche. Während des ersten Treffens überprüfen sie einige grundlegende Informationen, z.B. die Sprachkenntnisse des Kandidaten. Der endgültige Termin wird per E-Mail bestätigt.

Phase 2 – Online-Vorstellungsgespräch. An diesem Punkt überprüfen die Recruiter die Fähigkeiten und das Engagement des Kandidaten und entscheiden, ob sie ihn für die weiteren Phasen des Rekrutierungsprozesses qualifizieren.

Phase 3 – Weitere Überprüfung. Die Kandidaten lösen Tests und Aufgaben. Die Recruiter treffen in dieser Phase ihre endgültige Entscheidung.

Phase 4 – Online-Onboarding. Nachdem ein erfolgreicher Kandidat ausgewählt und ihm ein Jobangebot unterbreitet wurde, können die Recruiter den Kandidaten einstellen und den Onboarding-Prozess abschließen.

DSGVO-Regeln

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist das Datenschutzgesetz der EU, das seit dem 25. Mai 2018 direkt anwendbar ist und die Datenschutzrichtlinie von 1995 ersetzt. Persönliche Daten sind ein recht weit gefasster Begriff, der mit der Identifizierung einer bestimmten Person verbunden ist. Der Datenschutz umfasst hauptsächlich:

• Name und Nachname
• nationale Identifikationsnummer
• Wohnadresse
• E-Mail
• Bankname und Kontonummer
• Fotos von Personen
• Informationen über die physische oder psychische Gesundheit
• Computer-IP-Adresse
• Religion
• Rasse
• ethnische Herkunft
• sexuelle Orientierung

Ein zeitgenössisches Problem globaler Reichweite sind Fragen im Zusammenhang mit der Datenerhebung, dem Verlust der Privatsphäre und einer Bedrohung der persönlichen Sicherheit. In diesem Aspekt ist die DSGVO die strengste Regelung, die das Fundament der EU-Rechtsordnung bildet. Ähnliche Richtlinien gelten in anderen Ländern, z.B. Brasilien, Australien, Japan, Thailand und einigen Bundesstaaten der USA.

Wie kann man die DSGVO in der Online-Rekrutierung einhalten?

Wenn der Rekrutierungsprozess beginnt, wird der Arbeitgeber zum Verantwortlichen für die Verarbeitung personenbezogener Daten und kann solche Daten wie:

• Name und Nachname
• Geburtsdatum
• Ausbildung
• Qualifikationen
• Beschäftigungshistorie
• Kontaktdaten.

Organisationen müssen die Datenschutzgesetze des jeweiligen Landes einhalten, wenn sie die vorgenannten Informationen erheben und verarbeiten. Ein Kandidat, der sich um eine Stelle bewirbt, ist verpflichtet, eine Einwilligung zur Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten für die Rekrutierungszwecke beizufügen. Die Pflicht des Arbeitgebers besteht darin, die personenbezogenen Daten eines Kandidaten nach Abschluss des Rekrutierungsprozesses zu löschen.

Es sollte beachtet werden, dass Jobbörsen keine administrative Rolle spielen und keine personenbezogenen Daten verarbeiten. Ihre Funktion beschränkt sich darauf, die Angebote des Auftraggebers zu präsentieren und Werkzeuge zur Sammlung von Bewerbungen bereitzustellen.

Wichtige Informationen zur Einhaltung der DSGVO

• Ein Satz von Informationen, die der Arbeitgeber während des Rekrutierungsprozesses erhalten kann, ist geschlossen und umfasst die bereits oben genannten Daten. Der Arbeitgeber ist nicht berechtigt, Informationen zu verlangen, die beispielsweise den Familienstand, die ethnische Herkunft oder die sexuelle Orientierung betreffen.
• Angesichts des Ziels des Rekrutierungsprozesses, das darin besteht, Mitarbeiter zu gewinnen, müssen die gesammelten Daten ausschließlich diesem Zweck dienen. Die Daten dürfen in keiner anderen Situation verwendet werden. Es ist inakzeptabel, Daten frei auszuwerten und anderen Entitäten zur Verfügung zu stellen.
• Die Verarbeitung der Daten der Kandidaten muss auf deren schriftlicher Einwilligung basieren.
• Während des Rekrutierungsprozesses muss der Arbeitgeber seine Kandidaten über den Namen und den Sitz des Unternehmens, den Zweck der Datenerhebung und das Recht auf Zugang zu Informationen informieren.
• In jeder Phase des Rekrutierungsprozesses haben Bewerber das Recht, zu kontrollieren, wie ihre Daten verarbeitet werden.
• Nach Abschluss des Rekrutierungsprozesses ist der Arbeitgeber verpflichtet, alle gesammelten Daten zu löschen, und der Verantwortliche für die Datenverarbeitung muss diese angemessen sichern.

Wie kann man die DSGVO einhalten – Zusammenfassung

Wie kann man die DSGVO in Ihrem Online-Rekrutierungsprozess einhalten? Zunächst einmal sollten Sie sich mit den Datenschutzgesetzen des jeweiligen Landes vertraut machen. In den meisten von ihnen sind die personenbezogenen Daten der Kandidaten besonders geschützt. Daher ist es ein zentrales Anliegen, diese ausschließlich für Rekrutierungszwecke zu erheben und zu verarbeiten. Außerdem sollten Recruiter keine Informationen erheben, die sich auf die Rasse, Herkunft und den Familienstand eines Kandidaten beziehen.

Darüber hinaus ist es ein umstrittenes Thema, Daten über bestimmte Kandidaten in sozialen Medien zu überprüfen und deren Beschäftigungshistorie im Rahmen der Hintergrundüberprüfung zu durchleuchten. Nach der DSGVO sind solche Praktiken inakzeptabel. Aufgrund der Tatsache, dass solche Informationen der Öffentlichkeit zugänglich sind, ist es jedoch schwierig, sie als unethisch zu betrachten.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Frage der Einhaltung der DSGVO im Rekrutierungsprozess ein breites Thema ist. Eine angemessene Vorbereitung und das Wissen über die gesetzlichen Regelungen werden den Prozess der Gewinnung neuer Mitarbeiter erheblich erleichtern.

Sie wissen bereits wie man die DSGVO einhält in Ihrem Remote-Rekrutierungsprozess. Lesen Sie unsere anderen Ressourcen: 5 Tipps zur Vorbereitung auf ein Online-Vorstellungsgespräch.

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