Die wichtigsten Aufgaben und Verantwortlichkeiten des Projektmanagers | #25 Einstieg in das Projektmanagement

Projektmanager (PMs) sind wie CEOs im kleineren Maßstab, die strategisch über das laufende Projekt nachdenken und es in den Kontext der Aktivitäten der gesamten Organisation einordnen. Ihre Aufgaben sind interdisziplinär. Obwohl sie kein Experte für die Unternehmensführung oder das Fachgebiet sein müssen, das das Projekt betrifft, sollten sie über ein allgemeines Wissen darüber verfügen. Während es um den Spezialisten geht, der Mitglied des Projektteams ist und die beste Lösung vorschlägt, muss der Projektmanager verstehen, warum diese Lösung die beste ist. Was sind also die Hauptaufgaben und Verantwortlichkeiten des Projektmanagers?

Aufgaben und Verantwortlichkeiten des Projektmanagers – Inhaltsverzeichnis:

1. Einführung
2. Planung und Organisation
3. Budgetvorbereitung
4. Projektüberwachung
5. Unterstützung des Teams
6. Kommunikation mit den Stakeholdern
7. Zusammenfassung
8. Schauen Sie sich unsere Software für das Projektmanagement an

Einführung

Der Projektmanager verwaltet keine Menschen, sondern das Projekt. Daher sollte er oder sie immer im Hinterkopf behalten, dass das Team aus Spezialisten besteht, die ihre Arbeit nach besten Kräften erledigen. Die Aufgabe des PM ist es, die Umsetzung dieser Aktivitäten zu erleichtern und ihnen eine Richtung zu geben. Der PM sollte daher:

• Mikromanagement vermeiden – Teammitglieder anweisen, wie sie ihre Aufgaben ausführen,
• Freiheit lassen, wie Probleme gelöst werden,
• Verantwortung managen – den Umfang der Aufgaben an die Fähigkeiten der einzelnen Teammitglieder anpassen.

Was sind jedoch die Aufgaben, die zu den Verantwortlichkeiten des Projektmanagers gehören?

Planung und Organisation

Das Zeitmanagement in einem Projekt besteht aus Aufgaben, die die Planung und Organisation der Ausführung von Aufgaben umfassen. Planung ist ein Teil des Projektlebenszyklus, der, obwohl in unterschiedlichen Proportionen, ein integraler Bestandteil jeder Phase des Projekts ist. Aber wie sieht die Planung als täglicher Teil der Aufgaben des Projektmanagers aus, das heißt, aus praktischer Sicht?

Der entscheidende Aspekt der Planung ist die effiziente Nutzung von Projektmanagementsoftware. Zunächst umfasst dies das Erstellen einer Liste von Aufgaben, die zu erledigen sind, und deren Priorisierung. In Zusammenhang mit letzterer Aufgabe steht die zweite Schlüsselpflicht des PM – die Arbeit zu organisieren.

Dies umfasst nicht nur die Auswahl der dringendsten Aufgaben, die erledigt werden müssen, sondern auch die Sicherstellung, dass sie rechtzeitig erledigt werden und dass alle Teammitglieder eine möglichst gleichmäßige Arbeitslast haben. Dies wird Engpässe vermeiden. Diese unsachgemäße Organisation der Teamarbeit führt dazu, dass eine Person für eine übermäßige Anzahl von Aufgaben verantwortlich ist. Das Ansammeln von Verantwortlichkeiten führt dazu, dass die Arbeit anderer Teammitglieder ins Stocken gerät und der Fortschritt des Projekts sich verlangsamt oder sogar stoppt.

Stellen Sie sicher, dass Sie die Komplexität des Programms, das Sie verwenden, anpassen oder die Anwendungen seiner Funktionen entsprechend den spezifischen Anforderungen des jeweiligen Projekts variieren. Schließlich bedeutet die Anzahl der Möglichkeiten nicht immer ein besseres Management. Wir empfehlen, sich an die Prinzipien von Lean zu halten und nur die Funktionen zu übernehmen, die die Fähigkeiten des Teams verbessern oder die notwendigen Daten zur Bewertung des Fortschritts des Projekts bereitstellen. Während schön präsentierte Daten die Stakeholder verführen können, ist es nicht wert, zu viel Zeit mit deren Sammlung zu verbringen, wenn sie nur diesem Zweck dienen.

Budgetvorbereitung

Der Projektmanager legt das Budget während der Planungsphase des Projekts fest. Es wird im PMBOK als:

“Die genehmigte Schätzung für das Projekt oder eine Komponente der Arbeitsstruktur oder eine geplante Aktivität.” (Die genehmigte Schätzung für das Projekt oder eine Komponente der Arbeitsstruktur (WBS) oder eine geplante Aktivität.)

Ein Budget vorzubereiten und die Ausgaben in einem Projekt zu kontrollieren, ist keine einfache Aufgabe. Trotz sorgfältig geplanter Ausgaben werden für fast jedes umgesetzte Projekt Änderungen notwendig sein. Daher geht ein gut geplantes Projektbudget von mindestens 10-15% für unvorhergesehene Ausgaben aus. 20% aller Kosten gelten als sichere Schwelle, aber es gibt Projekte, bei denen die Budgetänderungen sogar noch höher sind.

Um übermäßige Abweichungen von den geplanten Ausgaben zu verhindern, ist es daher notwendig, nicht nur geschickt zu planen, wobei die wahrscheinlichsten Ausgaben berücksichtigt werden. Der PM muss auch erhebliche Aufmerksamkeit auf die Überwachung der Ausgaben in einem laufenden Projekt richten, um rechtzeitig auf beispielsweise Preisänderungen reagieren zu können.

Projektüberwachung

Ein weiterer wichtiger Aufgabenbereich des Projektmanagers ist die Projektüberwachung. Sie ermöglicht es uns, Risiken weise zu adressieren, Veränderungen vorherzusehen und proaktiv darauf zu reagieren.

Allerdings geht es bei der Überwachung nicht nur darum, aufkommende Risiken zu verfolgen. Zu den Verantwortlichkeiten des Projektmanagers für die Überwachung des Projekts gehören auch:

• Statistiken über den Fortschritt der Aufgaben zu führen,
• Die Rate der Budgetausführung,
• Workflow-Kontrolle und -Optimierung.

Das Ziel aller Überwachungsverantwortlichkeiten des Projektmanagers ist es, Aktivitäten zu optimieren, damit das Projekt wie vorgesehen umgesetzt wird, sowie zu lernen, wie sich wiederkehrende Prozesse in vielen Projekten abspielen und verändern.

Unterstützung des Teams

Zu den Verantwortlichkeiten der Projektmanager gehört die Bildung eines Teams, die Organisation und Koordination seiner Arbeit, aber auch das Beenden der Zusammenarbeit mit denen, die ihre Pflichten nicht zufriedenstellend erfüllen.

Bei der Bildung eines Teams muss der PM sicherstellen, dass die Mitglieder zusammen alle notwendigen Fähigkeiten besitzen, um das Projektziel zu erreichen. Außerdem muss sichergestellt werden, dass es eine klare Aufgabenteilung und Transparenz innerhalb des Teams gibt.

Denken Sie daran, dass Projektmanager nicht unbedingt Experten auf dem Gebiet sein müssen, das von jedem Projektteilnehmer vertreten wird, und sie können es auch nicht sein. Sie sind dafür verantwortlich, die Experten in ihrer Arbeit zu unterstützen und sicherzustellen, dass die Methode der Projektdurchführung verstanden und effektiv ist und dass der Workflow des Teams optimiert wird.

Kommunikation mit den Stakeholdern

Ein weiterer Aufgabenbereich des Projektmanagers ist die Kommunikation mit den Stakeholdern. Eine Schlüsselaufgabe besteht darin, die Informationen auszuwählen, die zur richtigen Zeit an die richtigen Personen weitergegeben werden sollen – das heißt, die Kommunikationskanäle zu optimieren und sicherzustellen, dass alle Stakeholder die ihnen übermittelten Botschaften bezüglich des Projekts verstehen. Dies kann sich als besonders wichtig erweisen, wenn es um technisch komplexe oder hochspezialisierte Aufgaben geht, die für das Gesamtprojekt relevant sind.

Es ist der PM, der regelmäßige Treffen mit den Stakeholdern abhält und Berichte vorbereitet. Manchmal sind dies kurze E-Mails, und manchmal sind es mehrseitige Dokumente, die detaillierte Daten und Analysen enthalten.

Beachten Sie, dass die repräsentative Rolle des PM nicht immer angenehm ist. Besonders in dem Moment, in dem sie negative Informationen über das Projekt an die Stakeholder kommunizieren müssen. In diesem Moment werden gut entwickelte Soft Skills sehr nützlich sein.

Zusammenfassung

Der Projektmanager ist die Person, die für die Planung, Koordination und Überwachung der Umsetzung von Projekten verantwortlich ist. Zu seinen Hauptaufgaben gehören:

• Erstellung eines Projektumsetzungsplans und Organisation der Ausführung von Aufgaben,
• Bestimmung des Projektbudgets,
• Überwachung – der Ausgaben, Risiken und potenziellen Probleme,
• Organisation der Arbeit des Projektteams
• Kommunikation mit den Stakeholdern und Berichterstattung

Der Projektmanager muss daher über ein breites Spektrum an Kompetenzen – sowohl spezialisierten als auch zwischenmenschlichen – verfügen. Er oder sie sollte sich auch mit Projektmanagementmethoden wie Wasserfall, Agile und Scrum vertraut machen.

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