Was ist eine E-Rechnung?

E-Rechnungen werden immer beliebter. Warum ist das so? E-Rechnungen sind einfach zu versenden. Sie werden auch schnell an die Empfänger zugestellt, wodurch die Zeit bis zur Zahlung für Waren und Dienstleistungen verkürzt wird. Kein Wunder, dass immer mehr Unternehmen von dieser Lösung profitieren. Was ist, wenn ich eine Rechnung per E-Mail erhalte? Hat sie die gleiche rechtliche Gültigkeit wie eine Papierrechnung? Die wichtigsten Informationen zu E-Rechnungen finden Sie in diesem Artikel.

Was ist eine E-Rechnung? – Inhaltsverzeichnis:

1. Was ist, wenn ich eine Rechnung per E-Mail erhalte?
2. Müssen E-Rechnungen ausgedruckt werden?
3. Haben E-Rechnungen die gleiche rechtliche Gültigkeit wie Papierrechnungen?
4. Wie überprüfe ich, ob eine E-Rechnung authentisch ist?
5. Wie kann ich mich vor einer betrügerischen Rechnung schützen?

Was ist, wenn ich eine Rechnung per E-Mail erhalte?

Wenn Sie Freiberufler sind oder ein kleines Unternehmen führen, verkaufen Sie nicht nur Ihre Waren und Dienstleistungen, sondern kaufen auch gelegentlich etwas für Ihr Unternehmen. Wenn Sie in regulären Geschäften einkaufen, erhalten Sie eine Papierrechnung. Wenn Sie jedoch Ihre Zeit schätzen, ist Online-Shopping eine bessere Lösung. In diesem Fall erhalten Sie oft eine elektronische Rechnung.

Was tun, wenn Sie eine solche Rechnung erhalten? Das Verfahren ist dasselbe wie im Fall einer Papierrechnung. Sie müssen sie rechtzeitig bezahlen, wie vom Aussteller angegeben. Wenn Sie ein Buchhaltungsprogramm oder eine Rechnungsanwendung verwenden, überprüfen Sie, ob diese eine Integration mit Ihrer Bank anbieten. Wenn ja, laden Sie die Rechnung in das System hoch und beauftragen Sie eine Überweisung.

Wenn Sie jedoch keine Buchhaltungsprogramme verwenden, müssen Sie sich in Ihr Bankkonto einloggen und alle Daten manuell eingeben. Was müssen Sie dafür tun? Sie müssen die Nummer Ihrer elektronischen Rechnung, die Daten des Ausstellers und den Rechnungsbetrag angeben. Sie können auch angeben, worum es in der Rechnung geht, aber das ist nicht notwendig, um eine ordnungsgemäße Überweisung zu tätigen.

Müssen E-Rechnungen ausgedruckt werden?

Die Zeiten, in denen alles ausgedruckt werden musste, sind längst vorbei. Elektronische Rechnungen müssen nicht ausgedruckt werden. Warum? Weil Sie immer Zugriff auf sie haben werden. Sie werden in Ihrer E-Mail sein. Drucken Sie nicht alle Ihre E-Mails aus, oder?

E-Rechnungen haben zusätzliche Vorteile. Welche sind das? Solche Rechnungen können einfach in die Buchhaltungssoftware oder jedes andere Programm hochgeladen werden, in dem Sie Ihre Ausgaben speichern. Die meisten Buchhaltungssoftwarelösungen ermöglichen es Ihnen, Rechnungen in einer .pdf-Datei zu speichern und sogar Rechnungs-Scans hochzuladen. Das können Sie mit nur wenigen Klicks tun. Dies ist eine gute Möglichkeit, Ihre Zahlungsfristen im Auge zu behalten, da Sie in einem solchen Programm kontinuierlich die Verbindlichkeiten überwachen können, die Sie begleichen müssen. Die kostenlose Rechnungs-App von Firmbee bietet Ihnen all diese Möglichkeiten.

Haben E-Rechnungen die gleiche rechtliche Gültigkeit wie Papierrechnungen?

Wenn es um Rechnungen geht, spielt es keine Rolle, ob sie auf Papier oder elektronisch ausgestellt werden. Beide Versionen haben die gleiche rechtliche Gültigkeit. Unabhängig vom Rechnungstyp müssen Sie sie für den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum aufbewahren. Im Falle von elektronischen Rechnungen ist das viel einfacher, da Sie kein spezielles Archiv dafür benötigen.

Wenn Sie eine Rechnungs-App verwenden, haben Sie alle Ihre Einkaufsrechnungen zur Hand. Dies ist eine sehr praktische Lösung, die nicht nur Ihr Papier, Toner und Dokumentenspeicherplatz spart, sondern auch Ihre Zeit.

Sie müssen sich keine Sorgen machen, ob Ihre Rechnungen lange genug aufbewahrt werden. Eine gute Rechnungs-App wird Ihnen sagen, wie lange Sie Rechnungen in Ihrem elektronischen Archiv aufbewahren müssen, damit dies mit den Steuervorschriften in Ihrem Land übereinstimmt.

Wie überprüfe ich, ob eine E-Rechnung authentisch ist?

Überprüfen Sie zunächst, ob die Rechnung von dem Unternehmen stammt, mit dem Sie bereits zusammengearbeitet haben. Wenn ja, stellen Sie sicher, dass sie eine Bankkontonummer enthält, die Sie für frühere Zahlungen verwendet haben. Wenn die Bankkontonummer anders ist, könnte sie geändert worden sein. Das kommt vor. Bevor Sie jedoch Geld überweisen, stellen Sie sicher, dass das Unternehmen, das die Rechnung ausgestellt hat, tatsächlich existiert.

Wenn Sie Zweifel haben, ob Sie sie bezahlen sollten, wäre es am besten, das Unternehmen zu kontaktieren, das sie ausgestellt hat. Vielleicht haben Sie in dem Trubel Ihres Alltags die Bestellung vergessen und sind jetzt von der Rechnung überrascht worden. Überprüfen Sie, ob Sie tatsächlich ein solches Produkt oder eine Dienstleistung bestellt haben. Wenn ja, ignorieren Sie eine solche Nachricht nicht. Warum?

Wenn Sie die Rechnung nicht rechtzeitig bezahlen, kann der Verkäufer Ihnen Zinsen für eine überfällige Zahlung berechnen. Möglicherweise können Sie auch nicht mehr mit aufgeschobener Zahlung von einem solchen Anbieter kaufen. Kein Wunder, niemand mag Kunden, die ihre Rechnungen nicht bezahlen.

Daher, wenn Sie sich an einen bestimmten Kauf nicht erinnern, stellen Sie sicher, dass Sie den betreffenden Verkäufer anrufen oder ihm eine E-Mail senden, um sicherzustellen, dass es keinen Fehler gab.

Wie kann ich mich vor einer betrügerischen Rechnung schützen?

Was ist, wenn eine Rechnung Zweifel aufwirft? Es könnte passieren, dass jemand Geld von Ihnen erpressen möchte. Wenn Sie Details Ihres Unternehmens im Internet teilen, könnte jemand diese verwenden, um eine betrügerische Rechnung auszustellen und sie an Ihre E-Mail zu senden. Wie kann man sich nicht täuschen lassen?

Wenn die Rechnung von dem Unternehmen stammt, mit dem Sie zuvor zusammengearbeitet haben, versuchen Sie, sie zu kontaktieren und die Dinge zu klären. Möglicherweise haben Sie sie versehentlich erhalten. Das kommt vor. Wenn Sie den Rechnungsaussteller kontaktieren, ist es am besten, die Informationen zu verwenden, die Sie im Internet finden.

Im Text der E-Mail könnte der Betrüger Ihre Telefonnummer als die Telefonnummer des Unternehmens angegeben haben. Wenn Sie diese Nummer anrufen, können sie Sie überzeugen, dass die Rechnung korrekt ist und Sie sie bezahlen sollten. Wenn Sie jedoch eine Nummer anrufen, die Sie selbst finden, können Sie sicher sein, dass Sie den richtigen Ort anrufen.

Das Versenden von betrügerischen Rechnungen ist ein Verbrechen. Sie können einen solchen Vorfall der Polizei melden. Glücklicherweise kommen solche Situationen nicht sehr häufig vor. Daher müssen Sie sich keine Sorgen über Rechnungen machen, die Sie elektronisch erhalten, jedoch empfehlen wir, wachsam zu sein.

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