Was ist ein Projektzeitplan und wofür wird er verwendet? | #18 Einstieg in das Projektmanagement

Nachdem das Projekt die Genehmigung der Stakeholder erhalten hat, ist es an der Zeit, den Zeitplan vorzubereiten. Bevor das Projektteam sich überhaupt zum ersten Mal trifft, bereitet der Projektmanager die Struktur des Projekts vor.

Projektzeitplan – Inhaltsverzeichnis:

1. Einführung
2. Wie erstellt man einen Projektzeitplan?
3. Wie unterscheidet sich der Projektzeitplan vom Projektplan?
4. Beispiel eines Projektzeitplans
5. Zusammenfassung

Einführung

Ein Projektzeitplan ist ein allgemeines Dokument, das es Ihnen ermöglicht, einen Überblick über einzelne Aufgaben zu haben, die für die laufende Ausführung vorgesehen sind. Diese sind in einem detaillierten Backlog enthalten oder auf einem Kanban-Board dargestellt. Der Zeitplan umfasst Meilensteine, Aufgaben und wichtige Ereignisse sowie ein Gefühl dafür, wo das Projekt auf dem Weg zur Erreichung des Ziels steht.

Am häufigsten ist ein Zeitplan eine Visualisierung, wie die Ziele des Projekts voneinander abhängen und in welcher Reihenfolge vorgegangen werden soll. Der Projektzeitplan zeigt auch den Zeitrahmen mit festgelegten Terminen an.

Wie erstellt man einen Projektzeitplan?

Bei der Erstellung eines Zeitplans ist es am besten, einen Bottom-up-Ansatz zu wählen. Teilen Sie das gesamte Projekt in größere Problemblöcke oder Bereiche auf. Diese können so allgemein sein wie Teambildung, UX-Design, Programmierarbeiten oder Marketing. Der Projektzeitplan lässt sich am einfachsten mit spezieller Software erstellen. Damit wird es möglich:

• einfache Hinzufügung und Gruppierung von Ereignissen sowie Änderungen vorzunehmen – zum Beispiel kann es sein, dass wir Aufgaben, die als UX-Design getrennt sind, in separate Gruppen für visuelles Design und Textvorbereitung aufteilen. Mit der Software können wir dies mit wenigen Klicks tun, anstatt eine Textdatei oder ein Spreadsheet umzustellen,
• Visualisierung der Dauer jeder Aufgabe – sodass wir Aufgaben unter Berücksichtigung der Verfügbarkeit von Personen und Ressourcen, die zu ihrer Erledigung benötigt werden, leicht planen können,
• Angabe von Abhängigkeiten zwischen Aufgaben – das Einrichten von Warnungen über Abhängigkeiten ist eine sehr nützliche Funktion, die in einigen Programmen verfügbar ist; dank dieser sind wir sicher, dass niemand die Arbeit in einem Gebäude abschließt, in dem die Installation noch nicht erfolgt ist.

Dies wird den Zeitplan für alle Beteiligten lesbar machen. Aktualisierung und Ergänzung.

Der Zeitplan wird am häufigsten durch die folgenden Ansichten dargestellt:

• ein skalender Kalender – mit markierten Aufgaben, die zu erledigen sind; mit dem Kalender ist es einfacher als in anderen Ansichten, in die Planung einzutauchen, wie z.B. die Zuweisung von Arbeiten an bestimmte Personen und die Planung von Meetings,
• ein Gantt-Diagramm oder eine ähnliche Visualisierung von Aufgaben auf einer Zeitachse – eine allgemeine Ansicht, die die gesamte Dauer des Projekts zeigt, ist sein Zeitplan, während eine erweiterte Version verwendet wird, um den Projektplan zu erstellen und zu detaillieren,
• Karten von Epics, auch bekannt als aggregierte Aufgaben – das heißt, eine Visualisierung, die unter anderem zeigt, welcher Prozentsatz der Aufgaben mit einem bestimmten Bereich der Projektdurchführung verbunden ist; zum Beispiel kann das “Testing”-Epic Aufgaben umfassen, die sich auf interne Tests eines Softwareprototyps sowie auf abschließende Tests beim Kunden beziehen.

Wie unterscheidet sich der Projektzeitplan vom Projektplan?

Ein Zeitplan unterscheidet sich von einem Projektplan hauptsächlich in seinem Zweck und Detaillierungsgrad. Ein Zeitplan ist ein Gerüst eines Projekts, das hauptsächlich seine Schlüsselbereiche und Meilensteine darstellt. Sein Zweck ist es, ein klares und vereinfachtes Bild des gesamten Projekts zu skizzieren. Ein Projektplan hingegen wird erstellt, um die Umsetzung jeder Aufgabe bis ins kleinste Detail zu zerlegen, das es wert ist, notiert zu werden.

Der Zeitplan beantwortet die Frage, was wir umsetzen. Dort finden wir allgemeine Richtlinien für die Dauer der verschiedenen Phasen des Projekts und die Markierung wichtiger Momente. Der Projektplan hingegen dient dazu, zu beschreiben, wie jede Aufgabe ausgeführt werden soll.

Aus einem guten Zeitplan lässt sich leicht der Weg ablesen, der zur Verwirklichung des Projektziels führt, da er nur Meilensteine zeigt, die die allgemeinsten und wichtigsten Momente der Umsetzung präsentieren. Dank der Projektmanagement-Software ist die Grenze zwischen Zeitplan und Projektplan jedoch recht fließend geworden. Dies liegt daran, dass die Vielzahl der Möglichkeiten zur Visualisierung von Daten es ermöglicht, nahtlos zwischen detaillierten Ansichten einzelner Aufgaben und dem allgemeinsten Bild des Zeitplans des gesamten Projekts zu wechseln.

Beispiel eines Projektzeitplans

Stellen wir uns vor, dass wir ein Projekt umsetzen möchten, um ein Abenteuer-Spiel zu präsentieren, das auf einer internationalen Messe in der virtuellen Realität stattfindet.

Um einen Zeitplan zu erstellen, müssen wir wichtige Termine markieren – den Beginn des Projekts, die Frist für die Ausstelleranmeldungen zur Messe sowie das Datum der Messe und das Ende des Projekts. Der nächste Schritt besteht darin, Ziele zu definieren und sie in das ausgewählte Programm als Zusammenfassungsaufgaben, Epics oder möglicherweise Tags einzugeben. In unserem Beispiel werden diese Folgendes umfassen:

• Vorbereitung des Spiels – das Epic wird Aufgaben wie die Vorbereitung einer stabilen Testversion des Spiels umfassen, die der Öffentlichkeit zur Verfügung gestellt werden kann, Tests, Installation auf der Hardware, die auf der Messe zur Verfügung gestellt wird
• Standvorbereitung – Vorbereitung von Equipment, Werbematerialien, Wettbewerben für Besucher, Einkauf und Sicherung von Equipment
• Reiseplanung – Hotelbuchung, Kauf von Tickets für Veranstaltungen, Bereitstellung von Transport
• Analyse des Erfolgs der Präsentation nach der Rückkehr – ob das Spiel die angenommene Anzahl von Kunden anziehen konnte, ob es gelungen ist, Geschäftskontakte und Partnerschaften zu knüpfen, sowie ob es im Budget für die Werbung geblieben ist

Jedes der Epics kann einen Aufseher haben – der ernannt wird, um die Verantwortung für die gesamte Umsetzung zu übernehmen. In vielen Projekten ist jedoch diese Person der Projektmanager, während die Teammitglieder nur für einzelne Aufgaben verantwortlich sind.

Der nächste Schritt betrifft die Markierung von Meilensteinen. Der Abschluss jedes Meilensteins wird wahrscheinlich aus Aufgaben bestehen, die mehreren Epics zugeordnet sind. Wenn der erste Meilenstein die Annahme der Präsentation für die Messe durch die Veranstalter ist, wird er Aufgaben aus den Gruppen “Networking”, “Spielvorbereitung” und “Präsentationsvorbereitung” umfassen, unter anderem.

Der Zeitplan für jedes Projekt wird individuell entwickelt. Obwohl Sie sich an einer fertigen Vorlage orientieren können, wird es dennoch wahrscheinlich erhebliche Änderungen erfordern. Die größte Verbesserung wird die Verwendung Ihres zuvor erstellten Zeitplans für ein ähnliches Projekt sein.

Zusammenfassung

Ein gut vorbereiteter Zeitplan zu Beginn des Projekts erleichtert die Arbeit erheblich. Er dient nicht nur dem Projektmanager, der dank ihm Einblick in die Strategie des Handelns erhält, sondern auch dem Projektteam, das leicht sehen kann, in welcher Phase die durchgeführten Arbeiten sind und worauf sie abzielen. Der Zeitplan ist auch ein wertvolles Werkzeug, das die Transparenz der Umsetzung unterstützt, da er es den Stakeholdern ermöglicht, die Struktur des Projekts zu sehen und den Status der Umsetzung unabhängig mit den festgelegten Projektzielen zu vergleichen.

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