Die 8 besten Zeitersparnisse für Büroangestellte

Haben Sie jemals den Zeitplan überschritten und Überstunden machen müssen? Haben Sie jemandem versprochen, dass Sie Ihren Teil eines Projekts an einem bestimmten Tag abschließen würden, aber letztendlich kam nichts dabei heraus? Haben Sie jemals darüber nachgedacht, dass Sie nach Möglichkeiten suchen müssen, um Ihre Zeit bei der Arbeit zu sparen, damit Sie sich besser auf Ihre Prioritäten konzentrieren und vor allem diese rechtzeitig abschließen können? Werfen Sie einen Blick auf unsere Liste der besten Zeitersparnisse für Büroangestellte. Lesen Sie weiter.

Zeitersparnisse für Büroangestellte – Inhaltsverzeichnis:

1. Regelmäßige Pausen einlegen
2. Benachrichtigungen von sozialen Medien ausschalten
3. Konzentrieren Sie sich auf eine Aufgabe zur Zeit
4. Delegieren
5. Die Pomodoro-Technik anwenden
6. Planen Sie Ihren Tag
7. Lernen
8. Werkzeuge nutzen
9. Zusammenfassung

Regelmäßige Pausen einlegen

Ich bin mir sicher, dass Sie sich jetzt fragen, wie regelmäßige Pausen – die in der Praxis Zeit “nehmen” – Ihnen helfen sollen, Zeit zu sparen. Sie müssen sich daran erinnern, dass niemand 8 Stunden lang produktiv sein kann – und besonders nicht, wenn er keine Pausen einlegt. Unser Gehirn braucht Ruhe, unsere Augen brauchen eine Pause vom Bildschirm, und unsere Muskeln benötigen mindestens etwas Bewegung.

Stehen Sie auf, machen Sie ein paar Schritte, sprechen Sie mit jemandem und kehren Sie dann zu der Aufgabe zurück, die Sie gerade erledigen. Diese Regel gilt auch für eine längere Mittagspause – der Körper muss essen, um produktiver zu werden, also geben Sie unabhängig von Ihrer Arbeitslast nicht auf eine größere, gesunde Mahlzeit.

Es sollte auch darauf hingewiesen werden, dass es keine gute Praxis ist, “hin und wieder” Pausen einzulegen – jedes Mal, wenn Sie sich einen Kaffee holen, eine Zigarette rauchen oder in einen benachbarten Raum gehen, um einem Teamkollegen eine für Sie wichtige Frage zu stellen, verlieren Sie die Konzentration, und wenn Sie zurückkehren, müssen Sie versuchen, sich wieder zu fokussieren, was eine weitere Minute in Anspruch nimmt.

Aus diesem Grund ist es eine gute Idee, regelmäßige Pausen einzulegen, zum Beispiel jede Stunde zur genau gleichen Zeit. Darüber hinaus wird eine solche Regelung Sie motivieren – Sie werden die Aufgabe, die Sie vor der Pause begonnen haben, beenden wollen, sodass Sie sie in der Praxis schneller abschließen.

Benachrichtigungen von sozialen Medien ausschalten

Die größte Ablenkung bei der Arbeit ist zweifellos Ihr privates Telefon. Jede Ablenkung von der aktuellen Aufgabe, wie das Einlegen von Pausen zu beliebigen Zeiten, wirkt sich negativ auf Ihre Konzentration aus und erhöht die Zeit, die benötigt wird, um sie abzuschließen. Wenn Sie wirklich Zeit bei der Arbeit sparen möchten, versenden Sie private Nachrichten nur während festgelegter Pausen.

Konzentrieren Sie sich auf eine Aufgabe zur Zeit

Haben Sie eine sehr wichtige Aufgabe zu erledigen, und gleichzeitig erhalten Sie eine E-Mail, ein Kollege bittet Sie um Hilfe, und ein HR-Spezialist schreibt Ihnen über den Instant Messenger des Unternehmens? Lassen Sie sich nicht ablenken – all diese Dinge können warten, bis Sie eine Aufgabe, die Sie bereits begonnen haben, abgeschlossen haben.

Schalten Sie die Benachrichtigungen Ihres E-Mail-Posteingangs aus und überprüfen Sie ihn nur zu festgelegten Zeiten (z. B. wenn Sie zur Arbeit kommen oder am Ende des Tages). Nachrichten müssen nicht sofort beantwortet werden (außer denjenigen, die für Sie aufgrund einer bestimmten Aufgabe wichtig sind) – und es dauert immer viel Zeit, sie zu überprüfen.

Delegieren

Sie müssen nicht immer alles selbst erledigen – selbst wenn Sie denken, dass Sie der Einzige sind, der eine Aufgabe richtig erledigen kann. Wenn Sie im Team arbeiten, sollten Sie auf jeden Fall die Gelegenheit nutzen, dass ein Kollege mehr Zeit hat und Ihre Aufgabe übernehmen könnte. Es ist keine Schande, um Hilfe zu bitten – und das Nicht-Abgeben von Aufgaben ist der perfekte Weg, um Ihre Zeit bei der Arbeit zu verschwenden.

Die Pomodoro-Technik anwenden

Haben Sie schon einmal von der Pomodoro-Technik gehört? Es handelt sich um eine Zeitmanagement-Methode, die auf 25-minütigen Phasen konzentrierter Arbeit basiert, die durch fünfminütige Pausen unterbrochen werden. Jedes Arbeitsintervall wird als Pomodoro bezeichnet. Sie soll Ihnen helfen, konzentriert zu bleiben. Wie verwendet man sie? Wählen Sie eine Aufgabe aus, die Sie erledigen müssen, stellen Sie einen Timer auf 25 Minuten, arbeiten Sie an der Aufgabe, und wenn der Alarm ertönt, machen Sie eine fünfminütige Pause. Nach vier Pomodoros machen Sie eine 20-30-minütige Pause.

Planen Sie Ihren Tag

Nichts funktioniert besser als das Vorausplanen von Aufgaben. Auf diese Weise verschwenden Sie keine Zeit damit, darüber nachzudenken, was Ihre aktuellen Prioritäten sind, an welchen Meetings Sie an einem bestimmten Tag teilnehmen müssen und mit welcher Aufgabe Sie beginnen sollten. Ein paar Minuten gespart, weil Sie sofort mit der Arbeit beginnen können? Wie wäre es damit!

Lernen

In Ihrer täglichen Arbeit verwenden Sie sicherlich Microsoft Office und andere Lösungen, die Ihnen helfen sollen, Ihre Aufgaben zu erledigen. Aber sind Sie sicher, dass Sie ihr volles Potenzial ausgeschöpft haben? Selbst wenn die Antwort auf diese Frage “ja” zu sein scheint, haben die meisten Anwendungen, die Sie jeden Tag verwenden, viele weitere Funktionen, die Sie jemals kennenlernen werden.

Versuchen Sie also, mindestens einige zu entdecken, die Ihre Arbeit erleichtern – im Fall von PowerPoint könnte es beispielsweise die Designfunktion sein (die die Anordnung von Text und Grafiken auf einer Folie vorschlägt und die Erstellung von Präsentationen beschleunigt), in Word die Möglichkeit, Änderungen in einem bestimmten Dokument nachzuverfolgen, und in Excel die bedingte Formatierung (die Daten mit Farben darstellt, um deren Analyse zu verbessern).

Werkzeuge nutzen

Anstatt Zeit mit der Suche nach dem Symbol einer bestimmten Anwendung auf Ihrem Bildschirm oder dem separaten Einloggen in jeden Dienst zu verschwenden, können Sie ein Werkzeug verwenden, das verschiedene Funktionen an einem Ort bietet. Ein solches Werkzeug ist Firmbee, ein umfassendes System zur Verwaltung von Unternehmensprojekten und -teams. Firmbee ist für viele Branchen konzipiert, von HR über Vertrieb bis hin zu IT. Benutzer können den Fortschritt von Projekten verfolgen, Aufgaben organisieren, Mitarbeiter rekrutieren und Finanzen überwachen – alles über eine einzige Plattform.

Top 8 Zeitersparnisse – Zusammenfassung

Wie Sie sehen können, gibt es viele Möglichkeiten, Zeit bei der Arbeit zu sparen. Das erste, was Sie tun müssen, ist herauszufinden, welche Aufgaben den größten Teil Ihrer Zeit in Anspruch nehmen. Einige Menschen verbringen beispielsweise jeden Tag Stunden mit E-Mails. Sobald Sie wissen, was Ihre Zeitfresser sind, versuchen Sie, sie loszuwerden und sie durch etwas Produktiveres zu ersetzen.

Sie haben gerade über die besten 8 Zeitersparnisse bei der Arbeit gelesen. Lesen Sie auch: Gamification in der Rekrutierung

Wenn Ihnen unsere Inhalte gefallen, treten Sie unserer aktiven Community auf Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.