Schlüsselfunktionen des Controllings

Was ist Controlling?

Um das Wesen des Controllings zu verstehen, kann dieses Instrument als die Annahme einer einheitlichen Denk- und Handlungsweise durch die kooperierenden Zellen des Unternehmens definiert werden, was die effektive Steuerung der gesamten Organisation erheblich erleichtert und die rationale Entscheidungsfindung des Managements weiter verbessert. Somit ist Controlling ein grundlegendes System, das für die Unterstützung des Managements des Unternehmens als Ganzes verantwortlich ist.

Multidimensionales Controlling wird möglich, indem die internen Mechanismen der Organisation mit den neuesten Technologien integriert werden, die die Sammlung, Erfassung und Verarbeitung von Schlüssel-Daten erleichtern. Darüber hinaus schafft Controlling günstige Bedingungen für die Annahme einer etwas breiteren Perspektive, die sich auf die zukunftsorientierte Analyse von Aktivitäten konzentriert, die letztendlich, unter Verwendung der geeigneten Ressourcen des Unternehmens, dazu führen wird, die gewünschten Ziele zu erreichen.

Controlling umfasst vier Funktionen – Planung, Kontrolle, Steuerung und Koordination. Durch ihre Differenzierung bietet die Verfolgung der Entwicklung jedes dieser Bereiche die Möglichkeit, umfassende Geschäftstätigkeiten einzuführen, die das Bewusstsein für die potenziellen Chancen und Risiken der Durchführung einzelner Aktivitäten erhöhen.

Controlling-Funktionen

• Planung – eine der grundlegenden Aufgaben des Controllings ist es, spezifische Ziele für das Unternehmen festzulegen, was eng mit der Planungsfunktion selbst sowohl im kurzfristigen als auch im langfristigen Bereich verbunden ist. Die festgelegten Ziele nehmen oft die Form von KPIs an, was die Überprüfung des Grades ihrer Umsetzung in späteren Phasen erleichtert. Infolgedessen wird es möglich, eine Vision der Unternehmensentwicklung zu schaffen, die für alle Mitarbeiter klar ist. Gleichzeitig ist die Planungsfunktion neben der klaren Definition der gewünschten Ergebnisse auch dafür verantwortlich, die Mittel und den Zeitrahmen zu definieren, die erforderlich sind, um diese zu erreichen.
• Controlling – stellt die offensichtlichste aller Controlling-Funktionen dar. In dieser Phase ist das wichtigste Element, einen zuverlässigen Vergleich der authentischen Ergebnisse des Unternehmens mit dem bereits entwickelten Plan anzustellen. Eine solche Kontrolle der Realisierung der festgelegten Ziele schafft die Grundlage für die Durchführung einer multidimensionalen Analyse von Abweichungen, um die Entstehung ihrer Vorkommen zu entdecken. Der nächste Schritt besteht darin, die notwendigen Anpassungen vorzunehmen, damit das Unternehmen die Effizienz seiner Abläufe in der Zukunft maximieren kann.
• Kontrolle – die primären Aktivitäten in diesem Bereich drehen sich um die Entscheidungsfindung in Bezug auf die Korrektur zuvor festgelegter Annahmen oder Ziele, wie z.B. die Neuberechnung ursprünglicher Kosten oder die Aktualisierung angenommener Budgets. Diese Aktivitäten sollen dem Unternehmen helfen, so schnell wie möglich seine gewünschte Position in der Geschäftswelt zu erreichen. Gleichzeitig ist das Wesen der Kontrolle weiterhin mit der weiteren Überwachung des tatsächlichen Zustands verbunden, wobei der Fokus auf der Umsetzung der kritischsten Aufgaben trotz registrierter Abweichungen liegt.
• Koordination – diese Funktion ist verantwortlich für die Steigerung der Effizienz des gesamten Managementsystems und bringt es in einen Zustand, in dem die Vorteile der Koordination die Kosten ihrer Umsetzung übersteigen. Die Gewährleistung der Koordination von Aktivitäten erhöht den Komfort und die Effizienz der Arbeit und stellt sicher, dass die einzelnen Einheiten den richtigen Grad an Abstimmung haben und ihre eigenen Ziele im Einklang mit den Gesamtinteressen des Unternehmens erreichen.

Controlling – Beispiele

INCO Group

Das Unternehmen zeichnet sich durch diversifizierte Aktivitäten aus, die sich auf die Produktion von Haushaltschemikalien, Arzneimitteln, Kosmetika, Kunststoffverpackungen oder sogar Verlagsaktivitäten und Immobilienhandel konzentrieren. Jedes Jahr ist ein spürbarer Anstieg des Exports von Waren in die Europäische Union und in osteuropäische Länder zu verzeichnen. Mit der Ausweitung seiner Reichweite sah sich das Unternehmen jedoch mit dem Problem der effizienten Buchführung eines so umfangreichen Budgets konfrontiert. Es stellte sich als notwendig heraus, ein spezialisiertes Informationssystem einzuführen, das eine optimale Handhabung eines so großen Datenpakets ermöglichen würde.

Die INCO Group entschied sich daher, in ein spezialisiertes Controlling-Tool – das Eureca-System – zu investieren, das auf der Technologie des Data Warehouses basiert und die Erstellung eines multidimensionalen Budgets ermöglichte. Durch die Einführung von Controlling-Verbesserungen gelang es dem Unternehmen, das anfangs übermäßig komplizierte Budget unter Kontrolle zu bringen, wobei der Fokus auf der phasenweisen Budgetierung der Abteilungskosten und der direkten Kosten im Zusammenhang mit der Produktion selbst lag. Ein zusätzlicher Vorteil war auch die Möglichkeit, Pläne und monatliche Verkaufsprognosen einzugeben oder fixe und variable Kosten zu optimieren.

Die Implementierung von Kontrolllösungen hat den notwendigen Planungsprozess rationalisiert, der zuvor bei so unterschiedlichen Geschäftsfeldern äußerst kompliziert war. Gleichzeitig wurde die entwickelte Datenbank mit dem Feldsystem integriert, sodass Mitarbeiter, die Aufgaben auf allen Ebenen der Organisation ausführen, sofortigen Zugang zu wichtigen Informationen haben.

Infinite

Infinite ist eines der am schnellsten wachsenden Unternehmen, das IT-Lösungen für eine Vielzahl von Unternehmen sowohl in Europa als auch außerhalb des MENA-Raums anbietet. Die Besonderheiten der Branche und die exponentielle Expansion ihrer Reichweite führten dazu, dass die Marke fest davon überzeugt war, dass sie in ihren Aktivitäten eine umfassende Lösung zur Erleichterung der Konsolidierung und Berichterstattung von Ergebnissen einbeziehen musste, die gleichzeitig der ständig steigenden Nachfrage nach Informationen im Bereich Controlling gerecht werden würde.

Obwohl die Marke bereits ein Excel-basiertes Controlling hatte, erforderte die Dynamik der anstehenden Aufgaben die Einführung eines Tools, das eine schnellere Bearbeitung von mehr Parametern ermöglichen würde. Daher entschied sich Infinite, das leistungsstärkere Eureca-System zu implementieren, das die Chance bietet, das gesamte Berichtssystem flexibel zu entwickeln und selbst besonders vielfältige Daten effizient zu analysieren.

LS Airport Services

LS Airport Services wird als eines der größten sogenannten “Handling”-Unternehmen Polens beschrieben, das derzeit mehr als 50 Fluggesellschaften aus der ganzen Welt bedient. Im Laufe der Zeit entschied sich das Management einer so florierenden Marke, ein Tool zur Unterstützung wichtiger Managementkontrollen einzuführen. Der Hauptmotivationsfaktor wurde die Aussicht, Einschränkungen zu beseitigen, die die weitere Entwicklung des Unternehmens aufgrund des zeitaufwändigen Charakters des gesamten Prozesses der Erstellung der erforderlichen Berichte behinderten.

Auf der Suche nach einem umfassenden Tool zur Optimierung der Bereiche Datenintegration, Budgetierung, Planung, Berichterstattung, Analyse und Prognose entschied sich das Unternehmen, 2020 das Eureca-System zu implementieren.

Mit der Einführung eines fortschrittlicheren Controlling-Tools wurde es möglich, Budgetierungs-, Analyse- oder Berichterstattungsprozesse zu automatisieren, was zu einer Steigerung des Gesamtwerts des Controllings im gesamten Unternehmen führte. Darüber hinaus wurde das Bewusstsein für den tatsächlichen Einfluss auf die Kosten unter den Managern ebenfalls gestärkt, was ihr Engagement für die aktuelle Geschäftssituation erhöhte.

Controlling-Funktionen – Zusammenfassung

Richtig implementiertes Controlling, zusätzlich unterstützt durch moderne Werkzeuge und IT-Systeme, erhöht die Effizienz der gesamten Unternehmensabläufe und ermöglicht die präzise Festlegung realistischer Geschäftsziele. Unabhängig von den Besonderheiten der Branche, in der einzelne Unternehmen täglich tätig sind, kann der umsichtig Einsatz des Potenzials des Controllings, selbst im kurzfristigen Bereich, den Prozess der Sammlung, Verarbeitung, Analyse sowie Interpretation von für die weitere Geschäftsentwicklung entscheidenden Daten beschleunigen.

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