Projektplanung – 5 Dinge, die Sie wissen müssen, bevor ein Projekt beginnt

Projektplanung braucht Zeit. Einige Projekte erfordern die Teilnahme mehrerer, andere aller Teammitglieder am Vorbereitungsprozess. Wie bereiten Sie sich also auf eine solche Herausforderung vor und managen das Projekt reibungslos von Anfang bis Ende? Lesen Sie unseren Artikel, um es herauszufinden.

Projektplanung – Inhaltsverzeichnis:

1. Ein fundiertes Briefing – ein guter Start
2. Teamarbeit
3. Zeitplan
4. Eine realistische Einschätzung der Situation
5. Spezifische Aufgaben
6. Projektplanung – Zusammenfassung

Ein fundiertes Briefing – ein guter Start

Den Prozess der Formulierung eines Briefings als weiteren bürokratischen Unsinn zu betrachten, ist ein Fehler. Ein Briefing ist das Lebenselixier jedes Projekts, es ist ein gut durchdachter Plan, der wie eine Karte funktioniert und das Projektteam sowie seinen Kunden direkt zum Schatz führt.

Die Erstellung eines Briefings erfordert auch die Einbeziehung von Personen, die sich zusammenschließen, um das Projekt zu übernehmen. Daher ist es der perfekte Moment, um umfangreiche Kommunikationskanäle für die Zusammenarbeit zu etablieren.

Teamarbeit

Gelegentlich erweist sich die Wahl eines Teamleiters als äußerst wichtig. Es sei denn, es ist die Person, die durch die Initiierung des Projekts zu ihrem Leiter wird, ist es am besten, eine Situation zu schaffen, in der der Leiter und die anderen Teammitglieder eine umfassende Aufgabenverteilung festlegen. Dank dessen wird die Kommunikation klar und ihre Auswirkungen sind schneller spürbar.

Selbst wenn nur einige präzise Details zur Kommunikation zurückgelassen werden, wird es diejenigen geben, die nicht wissen, was zu tun ist. Sie könnten versuchen, unbeabsichtigt den Masterplan neu zu gestalten, chaotische Änderungen vorzunehmen oder Verzögerungen zu verursachen.

Zeitplan

Ein Briefing ist das eine. Ein Zeitplan ist ebenso wichtig. Noch einmal, ordnen Sie die Arbeitsreihenfolge sorgfältig:

• nach der Zuweisung von Verantwortlichkeiten, setzen Sie individuelle Fristen für jedes Teammitglied,
• legen Sie (realistische und flexible) Termine für die Umsetzung spezifischer Projektphasen fest,
• stellen Sie eine Reihenfolge für Plan B auf – falls sich herausstellt, dass ein bestimmtes Teammitglied ohne vorherige Maßnahmen eines anderen Teammitglieds nicht “vorankommt”.

Eine realistische Einschätzung der Situation

Die Analyse sollte ebenfalls eine Schlüsselpriorität bleiben. Sie können sich nicht auf ein zeitaufwändiges Projekt einlassen, in der Hoffnung, es schneller als erwartet abzuschließen. Im Gegenteil, es ist besser anzunehmen, dass Sie in der Lage sein werden, einen bestimmten Umfang an Aktivitäten später als im Zeitplan abzuschließen.

Durch eine detaillierte Analyse können Sie feststellen, dass Sie einige Ziele aufgeben, andere modifizieren und sogar einige zum Briefing und Zeitplan hinzufügen müssen.

Spezifische Aufgaben

Idealerweise sollten Sie Verantwortlichkeiten unter den Teammitgliedern delegieren, sodass jede Person weiß, was zu tun ist oder wie sie eine bestimmte Aufgabe angehen soll. Darüber hinaus kann eine äußerst unerwünschte Situation eintreten, wenn Teamkollegen nicht ihre Aufgaben übernehmen und unbeabsichtigte Störungen im Arbeitsablauf des Projekts verursachen.

Projektplanung – Zusammenfassung

Die Umsetzung eines Projekts ist immer eine ernsthafte Aufgabe. Viele Variablen bestimmen seinen Erfolg. Die Arbeit kann jedoch erheblich erleichtert werden, wenn es Ihnen gelingt, effektive und gut durchdachte Maßnahmen bereits vor dem Projektstart durchzuführen.

Lesen Sie: Projekterwartungen und wie man sie erfüllt.

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