Preboarding – Definition, Begründung und 4 bewährte Praktiken

Preboarding – woraus besteht es?

Preboarding ist der Prozess, einen Mitarbeiter auf den Arbeitsbeginn in einem Unternehmen vorzubereiten. Er beginnt in der Regel nach der Unterzeichnung des Vertrags, und sein Ziel ist es, den Stress des Mitarbeiters vor dem Eintritt in den neuen Arbeitsplatz zu minimieren und die Chance auf eine erfolgreiche und langfristige Zusammenarbeit zu erhöhen. Sowohl HR-Mitarbeiter als auch die einstellenden Manager, d.h. die zukünftigen Vorgesetzten der neuen Person, können dafür verantwortlich sein. Je nach spezifischem Unternehmen kann Preboarding weitere Elemente umfassen, aber die am häufigsten genannten sind:

• Den Kontakt aufrechterhalten, um sicherzustellen, dass die formalen Prozesse gut verlaufen.
• Präsentation spezifischer Verantwortlichkeiten vor Arbeitsbeginn (und deren Diskussion).
• Versand von Arbeitsregelungen und anderen Dokumenten, die es ermöglichen, das Unternehmen so gut wie möglich kennenzulernen.
• Unternehmens kultur besprechen.

Preboarding versus Onboarding – was ist der Unterschied?

Es mag vielen so erscheinen, dass Preboarding und Onboarding die gleichen Prozesse bedeuten, aber der Unterschied zwischen beiden ist erheblich, insbesondere in Bezug darauf, was ein Mitarbeiter von beiden Phasen erwartet. Erstens bezieht sich Preboarding auf die Vorfreude auf den Arbeitsbeginn, während Onboarding alles umfasst, was vom ersten Arbeitstag bis zur Einarbeitungsphase geschieht (die je nach Unternehmen entweder einige Tage oder Wochen dauern kann). Somit zielt der erste Prozess darauf ab, sich um den gerade gewonnenen Mitarbeiter zu kümmern (sicherzustellen, dass er oder sie sich wohlfühlt), während der letztere darauf abzielt, sicherzustellen, dass die neuen Mitarbeiter schnell und effizient Informationen über ihre Aufgaben, Verfahren und Unternehmensrichtlinien sammeln.

Preboarding-Aktivitäten – bewährte Praktiken

Was sollten Sie also tun, um sich bestmöglich um Ihren Mitarbeiter zu kümmern, bevor er oder sie in Ihr Unternehmen kommt? Im Folgenden listen wir einige Praktiken auf, die es wert sind, in jedem Unternehmen umgesetzt zu werden, unabhängig von Branche oder Teamgröße.

1. Einladung ins Büro zur Vertragsunterzeichnung

Wann immer möglich, ist es ratsam, einen Mitarbeiter zu ermutigen, vor dem offiziellen “ersten Arbeitstag” ins Büro zu kommen und persönlich mit HR-Mitarbeitern zu sprechen oder die Gelegenheit zu nutzen, andere Mitarbeiter kennenzulernen. Der Vorwand für einen solchen Besuch könnte beispielsweise die Notwendigkeit sein, einen Vertrag zu unterzeichnen oder andere notwendige Dokumente auszufüllen. Dies ist eine Gelegenheit, sich in einer entspannteren Atmosphäre zu treffen als bei einem Vorstellungsgespräch oder einem Telefonkontakt.

2. In ständigem Kontakt bleiben

Es ist sehr häufig, dass zwischen der Annahme eines Angebots und dem Eintreffen einer neuen Person am Arbeitsplatz mehrere Wochen oder sogar Monate vergehen (je nach geltender Kündigungsfrist). Den Kontakt mit dem neuen Mitarbeiter während dieser Zeit aufrechtzuerhalten, ist der beste Weg, um positive Erfahrungen bereits vor dem ersten Tag im Unternehmen zu schaffen und das Maß an Begeisterung aufrechtzuerhalten, das bei der Jobangebot angenommen wurde. Sie können sowohl per E-Mail als auch telefonisch Kontakt halten und sowohl nach formalen Angelegenheiten (z.B. Dokumentation) als auch nach ihrem Wohlbefinden, Entwicklungsplänen oder ihrer Einstellung zur neuen Phase in ihrem Berufsleben fragen.

3. Eine E-Mail vor dem ersten Arbeitstag senden

Einige Tage vor dem ersten Arbeitstag ist es ratsam, eine E-Mail an den Mitarbeiter zu senden, in der die Zeit und der Ort des Erscheinens bestätigt werden, sowie andere relevante Themen skizziert werden (z.B. der geltende Dresscode, die Möglichkeit, eine Mahlzeit zu bestellen, Parkmöglichkeiten im Büro, Details zur Anreise mit dem Auto oder öffentlichen Verkehrsmitteln, Dokumente, die er mitbringen sollte, usw.). Eine solche Maßnahme wird sicherlich begrüßt – sie gibt den Mitarbeitern das Vertrauen, dass sie gut auf den ersten Tag vorbereitet sind. Denken Sie jedoch daran, diese Art von E-Mail nicht in letzter Minute zu senden (z.B. am Tag zuvor), da Sie sie sonst zusätzlichem Stress und Unsicherheit aussetzen.

4. Ein Vorgespräch abhalten

Haben Sie einen Vertrag mit einem Mitarbeiter unterzeichnet und während der Wartezeit eine Teambuilding-Reise für das gesamte Unternehmen organisiert? Oder wussten Sie, dass ihr zukünftiges Team ein Treffen in Ihrem Unternehmen geplant hatte? Geben Sie den Neulingen die Möglichkeit, an dieser Art von Aktivität teilzunehmen! Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass sie zukünftige Kollegen früher in weniger formellen Umständen kennenlernen, was sich zweifellos positiv auf ihr Zugehörigkeitsgefühl zum Unternehmen auswirken und eine gute Bindung zum neuen Team herstellen wird.

Preboarding – Zusammenfassung

Während es keinen Zweifel daran gibt, dass Onboarding ein äußerst wichtiger Prozess sowohl aus der Sicht des neuen Mitarbeiters als auch der HR-Abteilung ist, sollte auch die Bedeutung, die die Pre-Employment-Phase charakterisiert, nicht unterschätzt werden. Der erste Tag oder die erste Woche an einem neuen Ort ist für viele Menschen ein großer Stress, der hauptsächlich auf die Angst zurückzuführen ist, sich nicht mit dem Team zu verbinden oder die Befürchtung, dass die Aufgaben zu schwierig sein werden. Sie können diese negativen Gefühle minimieren, indem Sie sich um ein ordnungsgemäß durchgeführtes Preboarding kümmern, wie in den oben skizzierten Praktiken. Stellen Sie deren Umsetzung in Ihrem Unternehmen sicher, und Sie werden bald positive Effekte beobachten – insbesondere im Bereich des psychischen Wohlbefindens.

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