Was sollte ein Freelance Management System haben, um effektives Arbeiten zu gewährleisten? Auf welche Funktionen sollten Unternehmen bei der Auswahl der richtigen Werkzeuge achten? Lesen Sie unseren Artikel, um die wichtigsten Merkmale eines guten Freelance Management Systems zu erfahren.
Freelance Management System ist eine Software, die es erheblich einfacher macht, jeden Aspekt der Zusammenarbeit mit Freelancern zu verwalten. Es automatisiert viele Prozesse und vereint alle Funktionen des traditionellen Managements auf eine nahtlose und effektive Weise. Durch die Nutzung von Freelance Management Systemen entwickeln Unternehmen eine dynamischere Beziehung zu Freelancern und erweitern gleichzeitig den Umfang ihrer Geschäfte.
Entdecken Sie die Merkmale eines guten Freelance Management Systems:
Der Prozess, neue Mitarbeiter für Unternehmen zu finden, die auf Freelancer angewiesen sind, ist häufiger als für Unternehmen mit Vollzeitmitarbeitern. Zum Beispiel ist die hohe Nachfrage nach einem bestimmten Freelancer für ein spezifisches Projekt oft so dringend, dass der Suchprozess Eile und Effektivität erfordert. Um dies zu erreichen, können Sie das FMS mit Datenbanken von Freelancern verbinden.
TalentDesk ist eine Plattform, die genau dafür entwickelt wurde. Sie integriert ihr System mit der Datenbank von PeoplePerHour mit 3 Millionen Freelancern. Der Zugang zu einer solchen Talentdatenbank garantiert eine schnelle und erfolgreiche Suche nach dem richtigen Fachmann. Eine ähnliche Plattform mit solchen Möglichkeiten ist Firmbee, die es Ihnen ermöglicht, die Arbeit mit Freelancern auf höchstem Niveau zu organisieren und Zugang zu allen notwendigen Funktionen zu erhalten.
Ein gutes Freelance Management System sollte neben der Fähigkeit, schnell neue Mitarbeiter zu finden, auch die Möglichkeit bieten, diese schnell in die Unternehmens- oder Projektstruktur zu integrieren. Um einen neuen Freelancer schnell zu implementieren, sollten gute Managementsysteme bereits zu Beginn der Zusammenarbeit ein entsprechend angepasstes Implementierungsformular haben, das neue Mitarbeiter ausfüllen, um alle notwendigen Informationen bereitzustellen. Dies kann grundlegende Informationen über ihr Geschäftsprofil, alle notwendigen Verträge und Bankdaten für zukünftige Überweisungen umfassen.
In der Regel beziehen Unternehmen mehrere Freelancer mit unterschiedlichen Fähigkeiten in den Projektprozess ein. Zum Beispiel ist einer für die Erstellung von Inhalten für Websites zuständig, ein anderer entwickelt Grafiken und ein dritter kümmert sich um die Videobearbeitung. Um ihre Dokumentation oder Arbeitsfortschrittsformulare effektiv zu verwalten, sollte ein gutes Freelance Management System die Möglichkeit bieten, alle Dokumente an einem Ort zu sammeln und zu speichern. Dies vermeidet die Streuung von Daten an verschiedenen Orten wie E-Mail oder Instant Messengern. Die an einem Ort organisierten Dokumente garantieren einen schnellen und problemlosen Zugriff auf sie, wenn dies erforderlich ist.
Je mehr Freelancer, desto mehr Arbeit haben sie zu erledigen, und daher müssen sie auch mehr Rechnungen ausstellen. Ein gutes FMS kann die Arbeitszeiten von unabhängigen Auftragnehmern verfolgen, auf deren Grundlage es alle Rechnungen konsolidiert und am Ende des Monats eine aggregierte Rechnung für das Unternehmen erstellt. Nach der Zahlung überweist das System jedem Freelancer separat und automatisiert den gesamten Prozess. Dies vermeidet das mühsame Klicken auf jede Rechnung einzeln und beseitigt auch menschliche Fehler, die die Zahlung für die geleistete Arbeit beeinträchtigen könnten.
Nachdem alle Phasen der Akquise und Implementierung eines Freelancers abgeschlossen sind, müssen die Manager, die die Arbeit an Projekten im Unternehmen koordinieren, weiterhin mit der Betreuung unabhängiger Auftragnehmer umgehen. Daher ist eine weitere Funktion eines guten FMS die Projekt-Dashboard-Funktion. Sie ermöglicht es Managern, ständig Zugriff auf Informationen über den Fortschritt des laufenden Projekts zu haben, Fristen für Aufgaben zu kontrollieren und dedizierte Teams für spezifische Phasen oder nachfolgende Projekte zu bilden. Mit einem solchen Dashboard können sie auch in Echtzeit die für das Projekt geplanten Budgets verfolgen, um Überausgaben zu vermeiden oder sogar unnötige Ausgaben zu reduzieren.
Ein weiteres Merkmal eines guten Freelance Management Systems sind die Werkzeuge, die eine ständige Zusammenarbeit nicht nur zwischen dem Unternehmen und den Freelancern, sondern auch zwischen den unabhängigen Auftragnehmern selbst ermöglichen. Je größer das Projekt, desto mehr Menschen sind daran beteiligt. Wenn mehrere Freelancer daran arbeiten, sollten sie über Werkzeuge verfügen, um miteinander zu kommunizieren, damit ihre Arbeit konsistent und in die gleiche Richtung geht. Welche Werkzeuge sind gemeint? Es geht hauptsächlich um integrierte Textnachrichtenfunktionen, virtuelle Räume für Videokonferenzen und gemeinsamen Speicher im Cloud für den Dateiaustausch. Auch Unternehmen profitieren davon, da sie Zugang zu allen Informationen und Daten haben, die sie benötigen.
Die oben genannten Beispiele sind einige Merkmale, die ein gutes Freelance Management System haben sollte. Dank ihnen ist die Zusammenarbeit zwischen dem Unternehmen und unabhängigen Auftragnehmern einfach und vor allem effektiv. Diese Beispiele zeigen uns auch, wie wichtig es ist, das richtige Freelance Management System sorgfältig auszuwählen, damit die Zusammenarbeit mit ihnen in jeder Phase des Projektlebenszyklus reibungslos verläuft und keine zusätzlichen Kosten für das Unternehmen verursacht.
Erfahren Sie mehr über Wie man ein Freelance Management System im Unternehmen implementiert?
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