In der Ära der zunehmenden Digitalisierung der Arbeit und dem schrittweisen Abgang von traditionellen Beschäftigungsverhältnissen verlassen sich Unternehmen zunehmend auf Freiberufler oder unabhängige Auftragnehmer. Um diese Zusammenarbeit zu erleichtern, ist das Freelance Management System (FMS) auf den Markt gekommen, und heute möchten wir uns darauf konzentrieren, diese Lösung vorzustellen und ihre Schlüsselfaktoren zu zeigen.
In den letzten Jahren hat die Nachfrage nach Personen mit spezifischem Wissen oder Fähigkeiten, die das Unternehmen „von außen“ unterstützen können, erheblich zugenommen. Ihre Dienstleistungen haben sich als unverzichtbar für Unternehmen erwiesen, die komplexe Projekte durchführen. Mit der steigenden Nachfrage nach solchen Mitarbeitern ist es notwendig, eine geeignete Strategie oder ein System zu entwickeln, um sie zu verwalten.
Die Systeme zur Verwaltung traditioneller Mitarbeiter sowie zur Messung ihrer Produktivität und Effizienz in Form von Tabellenkalkulationen oder anderen nicht integrierten Programmen werden definitiv nicht mit Freiberuflern umgehen können. Daher macht die Anwendung traditioneller Methoden auf unabhängige Auftragnehmer deren Arbeit und gleichzeitig deren Produktivität erheblich eingeschränkt. Aus diesem Grund suchen immer mehr Organisationen nach einem geeigneten Freiberufler-Management-System. Was ist also das Freelance Management System (FMS)?
Das Freelance Management System ist eine cloudbasierte Lösung, die Unternehmen hilft, ihre Freiberuflerressourcen, d.h. Freiberufler, zu verwalten. Alternativ wird es auch als Freiberufler-Management-Plattform oder -Programm bezeichnet.Das richtige FMS kann Organisationen unterstützen, indem es Ineffizienzen beseitigt und gleichzeitig alle relevanten Daten speichert. Ohne es ist die Verwaltung von Freiberuflern schwierig und sehr zeitaufwendig. FMS-Systeme sind daher ideal für Maßnahmen wie die Implementierung und Organisation von Auftragnehmern, die Durchsetzung der Arbeitskonformität mit lokalen Gesetzen, die Verfolgung und Berichterstattung von Kosten sowie die Prognose von Ausgaben.
Die gemeinsamen Elemente aller Freiberufler-Management-Systeme sind Akquisition und Implementierung, Verwaltung der Freiberuflerdatenbank, Teamorganisation und Zahlung. Ohne weitere Umschweife, sehen Sie, was diese Elemente umfassen.
Der erste Schritt bei der Einstellung eines Freiberuflers besteht darin, einen zu finden. Es geht darum, die richtige Person für unser Projekt zu finden. Innerhalb des FMS analysiert der Einstellungsprozess die Übereinstimmungsoptionen basierend auf den Fähigkeiten des Freiberuflers und den Erwartungen des Unternehmens. Die Qualität dieser Freiberuflerdatenbank bestimmt, wie schnell wir den richtigen Kandidaten finden.
Sobald wir den Rekruten gefunden haben, beginnt die zweite Phase, die Implementierung genannt wird. Sie besteht darin, dem Neuling Schulungen zu technischen Angelegenheiten wie dem Unterzeichnen von Verträgen, dem Erstellen von Rechnungen, dem Einrichten von Zahlungen, dem Kontakt mit dem Projektleiter usw. anzubieten. Außerdem übergibt das Unternehmen die Werkzeuge, mit denen es arbeitet, um dem Außenstehenden eine zügige Abwicklung zu ermöglichen.
Die Beschaffung und Implementierung von Freiberuflern ist ein anspruchsvoller Prozess. Sie müssen jedoch nicht unbedingt jedes Mal wiederholt werden, wenn Sie ein neues Projekt starten. Flexibilität und die Auswahl von Freiberuflern mit spezifischen Fähigkeiten, die zu einem bestimmten Zeitpunkt erforderlich sind, sind ein erheblicher Vorteil gegenüber traditionellen Beschäftigungsverhältnissen. Aus diesem Grund ist die Organisation der richtigen Freiberuflerdatenbank ein sehr wichtiger Aspekt jedes FMS.
Mit integrierten Funktionen zur Verwaltung einer Datenbank von Freiberuflern sollte ein gut gewähltes FMS es Unternehmen ermöglichen, schnell nach Mitarbeitern zu suchen, basierend unter anderem auf ihrer aktuellen Verfügbarkeit, dem Satz, zu dem sie bereit sind zu arbeiten, und anderen für die Organisation relevanten Faktoren.
Jedes FMS sollte die Möglichkeit bieten, die Arbeit solcher Freiberufler zu bewerten, sowie die Möglichkeit für andere Teammitglieder, dieser Person Feedback zu geben, wenn Verträge beendet werden. Solches Feedback erweist sich als wirklich wertvoll für Unternehmen, die Freiberufler einsetzen, da es von Personen kommt, die direkt am Projekt beteiligt sind.
Die Arbeit mit traditionellen Vollzeitmitarbeitern unterscheidet sich erheblich von der Arbeit mit Freiberuflern. Da Unternehmen Freiberufler für mehr Flexibilität und Expertise einstellen möchten, müssen sie erwarten, dass Freiberufler nach ihren eigenen Zeitplänen und remote arbeiten. FMS adressieren die Herausforderungen der Fernarbeit durch Funktionen wie Webcam-Interviews, Gruppen-Chats und Integrationen mit von anderen gleichzeitig verwendeten Tools. Darüber hinaus werden durch diese Integration Aspekte wie verfügbare Budgets und Zeitpläne in Echtzeit aktualisiert.
Gute FMS-Systeme bieten transparente Werkzeuge zur Überwachung von Zahlungen. Sie machen Aspekte wie die Sichtbarkeit oder den Status von Zahlungen beiden Parteien zugänglich. Dies vermeidet Verwirrung bei der Auszahlung von Geld für geleistete Arbeit sowie Meinungsverschiedenheiten, die mit falsch organisierten Zahlungsstatus verbunden sind. FMS-Systeme bieten Werkzeuge wie Rechnungsstellung, Genehmigung und Planung zukünftiger Zahlungen. Mit einer Datenbank vergangener Transaktionen ist es einfach, Ausgaben zu organisieren und entsprechend zu optimieren.
Die Verwendung des richtigen Systems zur Verwaltung von Freiberuflern unterstützt die maximale Nutzung ihrer Fähigkeiten, spart Zeit und schafft eine kosteneffizientere und flexiblere Umgebung für die Zusammenarbeit.
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