Wie implementiert man ein Freelance Management System im Unternehmen?

Die Implementierung eines Freelance-Management-Systems im Unternehmen ist überhaupt nicht schwierig. Suchen Sie einfach bei Google nach dem richtigen System, durchstöbern Sie die verfügbaren Angebote und wählen Sie das aus, das Sie am meisten interessiert. Nichts einfacher, nur ein paar Klicks. Der Trick besteht jedoch darin, das FMS effektiv umzusetzen. Wie macht man das? Befolgen Sie einfach die folgenden Schritte.

Wie implementiert man ein Freelance-Management-System im Unternehmen? – Inhaltsverzeichnis:

1. Ein Führer am richtigen Platz
2. Effektive Kommunikation mit Freelancern
3. Zeitplan für die Implementierung
4. Das Team vorbereiten
5. Einführung von Verbesserungen
6. Kommunikation mit dem Systembetreuer

Ein Führer am richtigen Platz

Um das Freelance-Management-System gut zu implementieren, sollte das Unternehmen zunächst dafür sorgen, dass ein Führer/Projektmanager vor Ort, d.h. im Unternehmen, vorhanden ist. Diese Person wird dafür verantwortlich sein, den Fortschritt der Organisation während der Systemimplementierung zu überwachen und auch den ständigen Kontakt mit dem gewählten FMS-Anbieter sicherzustellen.

Der Projektleiter oder Manager sollte der ständige Ansprechpartner zwischen dem Anbieter und dem Kunden von der Implementierung des Freelance-Management-Systems über die Einführung relevanter Änderungen bis zur vollständigen Implementierung des Systems sein. Dies ist auch die Person, die als erste Neuigkeiten oder Informationen über neue Funktionen später erhalten wird.

Effektive Kommunikation mit Freelancern

Effektive Kommunikation ist nicht nur im Privatleben, sondern auch im Berufsleben unerlässlich. In unserem Fall hauptsächlich mit Freelancern. In der Regel gibt es bei der Einführung von Änderungen, die mit neuen Technologien verbunden sind, eine Menge neuer Informationen auf einmal, was Kommunikationsgeräusche erzeugt. Darüber hinaus sind Freelancer Menschen, die hauptsächlich remote arbeiten und nicht ständig mit dem, was direkt im Unternehmen passiert, in Kontakt sind.

Daher ist ein sehr wichtiger Teil der Implementierung eines Freelancer-Management-Systems im Unternehmen, die Freelancer im Voraus über bevorstehende Änderungen sowie über die Einzelheiten der Einführung des neuen Systems zu informieren. Sie sollten einschließen, wie sie ihre Profile pflegen und verwalten sollen, um der Organisation die Zeit zu sparen, jedes Thema separat zu erklären.

Zeitplan für die Implementierung

Sie können das Freelance-Management-System im Unternehmen sehr schnell einrichten. Ohne die richtige Organisation der Implementierungszeit können Sie jedoch auf mehrere Hindernisse stoßen, wie z.B. unnötiges Zurückgehen zu früheren Phasen der Implementierung aufgrund ständig auftretender ungelöster Probleme. Durch die frühzeitige Planung der Implementierungszeit können Sie Frustrationen bei den an dem Projekt beteiligten Personen vermeiden.

Mit Hilfe des Beraters des FMS-Anbieters können Sie den Arbeitszeitplan so anpassen, dass er den Möglichkeiten der Organisation und ihrer Mitarbeiter entspricht. Es ist eine gute Idee, jede Phase des Zeitplans zu dokumentieren und den Personen, die an der Systemimplementierung beteiligt sind, zur Verfügung zu stellen, damit sie wissen, in welcher Phase sie sich befinden.

Das Team vorbereiten

Stellen Sie während der einführenden Gespräche mit dem FMS-Anbieter frühzeitig sicher, dass die Personen, die das System nutzen werden, sich der bevorstehenden Änderungen bewusst sind und sich dafür engagieren. Darüber hinaus wäre es in den ersten Phasen der Implementierung eines Freelancer-Management-Systems im Unternehmen ratsam, eine Einarbeitungsschulung zwischen dem Projektleiter auf der Seite des Systemanbieters sowie allen beteiligten Personen auf der Seite des empfangenden Unternehmens durchzuführen. Eine solche Schulung sollte alle vorbereiten, die Kontakt mit dem neuen System haben werden, damit sie wissen, wie man es benutzt und vor allem, wie man effizient damit arbeitet.

Einführung von Verbesserungen

Nach Abschluss der Implementierung sollte der Betrieb des Systems kontinuierlich überwacht und Feedback von seinen Nutzern gesammelt werden. Sowohl von denen, die vor Ort in der Organisation arbeiten, als auch von denen, die remote arbeiten. Solche Maßnahmen zielen darauf ab, laufende Korrekturen oder Verbesserungen am System vorzunehmen, um dessen Möglichkeiten zu maximieren. Unter Berücksichtigung der Pläne für die Zukunft ihres Unternehmens können FMS-Nutzer auch Ideen zur Erweiterung des Betriebs des Systems einbringen. So wird es noch effizienter und man kann über die Abteilung oder das Projekt hinausgehen, das derzeit durch das System in der Organisation durchgeführt wird.

Kommunikation mit dem Systembetreuer

Jeder gute Anbieter eines Freelance-Management-Systems sollte einen dedizierten Systembetreuer delegieren, um das empfangende Unternehmen zu unterstützen. Der Systembetreuer sollte nicht nur während der Implementierung des FMS in der Organisation des Kunden tätig sein, sondern sollte auch später während des Betriebs verfügbar sein. Dies bietet dem FMS-Kunden kontinuierliche Unterstützung im Falle unerwarteter Situationen. Diese Person fungiert auch als ständiger Ansprechpartner zwischen dem Anbieter und dem Kunden und sorgt dafür, dass jegliches Feedback gesammelt und an die Entwickler weitergeleitet wird.

So können Sie alle Korrekturen oder Verbesserungen am FMS kontinuierlich vornehmen. Es kann sich herausstellen, dass der Betreuer nach der Implementierung des Systems überhaupt nicht benötigt wird, aber es ist gut zu wissen, dass es eine dedizierte Person gibt, an die man sich in den späteren Phasen des Betriebs mit dem Freelance-Management-System wenden kann.

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