Hybrides Arbeiten – wie man ein Team erfolgreich führt? | #31 Einstieg ins Projektmanagement

Unabhängig davon, wie wir hybrides Arbeiten betrachten, stehen wir oft vor einer Herausforderung – wie man ein Team leitet, wenn einige Personen im Büro und andere remote arbeiten und sich ihre Verhältnisse ständig ändern.

Hybrides Arbeiten – Inhaltsverzeichnis:

1. Einführung
2. Kommunikation in einem hybriden Team
3. Effektiver Austausch von Informationen
4. Technische Unterstützung der Teamarbeit
5. Bindungen aufrechterhalten
6. Zusammenfassung

Einführung

Ein Projektteam zu leiten, das im hybriden Modus arbeitet, ist schwieriger als ausschließlich remote oder vor Ort zu arbeiten. Schließlich, wie soll man beaufsichtigen, wenn einige Teammitglieder im Büro und andere remote arbeiten?

Der Projektmanager steht vor mehreren wichtigen Herausforderungen. Dazu gehören:

• die Regeln der Kommunikation im Team zu definieren
• einen reibungslosen Austausch von Informationen sicherzustellen
• technologische Unterstützung für Personen außerhalb des Büros
• Bindungen aufrechtzuerhalten.

Kommunikation in einem hybriden Team

Um effektiv im hybriden Modell zu arbeiten, müssen die Regeln der Kommunikation definiert werden. Wenn es nicht ausreicht, die Person am benachbarten Schreibtisch nach ihrer Meinung zu Ihrer Arbeit zu fragen, ist es sinnvoll, Vereinbarungen zu treffen, um verschiedene Werkzeuge für spezifische Zwecke zu nutzen. Zum Beispiel können Sie eine kurze Frage über den Chat senden, E-Mail für ausführlichere Angelegenheiten verwenden und eine Videokonferenz abhalten, um komplexe Themen zu besprechen, die die Beteiligung mehrerer Personen erfordern.

Bei einem neuen Team ist es auch eine gute Idee, sicherzustellen, dass jeder weiß:

• Was die Verantwortlichkeiten jeder Person sind,
• Wie man andere Teammitglieder kontaktiert, und
• Was die Erwartungen an die Häufigkeit der Kommunikation sind?

Dafür können Sie Statusmeldungen in einem Unternehmens-Chatraum verwenden oder ein Kontaktbrett in einem Projektmanagement-Tool erstellen. Es ist auch sinnvoll, das Thema Kommunikation während eines der Projektmeetings kurz zu besprechen.

Effektiver Austausch von Informationen

Sobald die Regeln der Kommunikation definiert sind, ist es an der Zeit, über deren Inhalt nachzudenken. Es ist eine gute Idee, sicherzustellen, dass Informationen geteilt werden und dass jeder im Team Zugang zu Ressourcen hat, um seine Arbeit zu erledigen.

Mit spezifischer Software, wie Firmbee, können Sie leicht die folgenden Probleme lösen:

• Aufgabenverteilung,
• Austausch von Informationen über den aktuellen Stand des Projekts,
• Festlegung von Terminen für Projektmeetings, oder
• Teilen von Ergebnissen der Projektüberwachung.

Der Projektmanager sollte sicherstellen, dass Informationen für alle verfügbar sind, unabhängig davon, wo sie arbeiten. Dies gilt insbesondere für diejenigen, die an gemeinsamen Dateien arbeiten, die, wenn sie vor Ort arbeiten, möglicherweise auf Servern gespeichert wurden, die eine remote Nutzung verhindern. Sie müssen möglicherweise über Cloud-Lösungen nachdenken oder anderweitig die Aufgaben planen, die Sie ausführen.

Technische Unterstützung der Teamarbeit

Ein wichtiger Aspekt für den erfolgreichen Betrieb im hybriden Modell ist die Schaffung der technischen Voraussetzungen für einen ununterbrochenen Betrieb. Die Grundlagen sind:

• Hochgeschwindigkeitsinternet
• Computer oder Laptop und
• Software, die benötigt wird, um ihre Arbeit zu erledigen.

Der Projektmanager sollte sicherstellen, dass alle Mitarbeiter, die remote arbeiten, die richtigen Werkzeuge, Geräte und Zugang zum Unternehmensnetzwerk haben.

Bindungen aufrechterhalten

Die Aufrechterhaltung von Beziehungen innerhalb des Teams wird oft vernachlässigt, ist jedoch ebenso wichtig wie technische Unterstützung und Kommunikation, die direkt mit der Projektdurchführung verbunden sind. Im hybriden Modell haben Mitarbeiter, die im Büro anwesend sind, jedoch keine Zeit, zwischenmenschliche Kontakte aufzubauen.

Wenn der Großteil der Arbeit remote ist, plant jeder Projektteilnehmer bei einem Besuch des Unternehmenssitzes die Meetings individuell. Manchmal stellt sich heraus, dass sie den ganzen Tag über mit allen Kollegen und externen Experten, die an den Aufgaben beteiligt sind, zusammentreffen. Infolgedessen bleibt nicht genug Zeit, um das Team zu treffen, das nur theoretisch im Unternehmenssitz zusammenarbeitet.

Deshalb sind die Risiken, die mit hybridem Arbeiten verbunden sind:

• die Zerschlagung von Teams,
• Verminderung des Teamgefühls für das Projekt und
• mangelndes emotionales Engagement für das Unternehmen.

Es sind nicht nur die remote arbeitenden Personen, die sich von den anderen Teammitgliedern isoliert fühlen können. Deshalb ist es so wichtig, auf eine gute Atmosphäre während der gemeinsamen Arbeit zu achten. Ein Heilmittel gegen die Übel des “Hybriden” könnte regelmäßige Gruppenprojektmeetings umfassen, ergänzt durch individuelle Gespräche mit den Mitarbeitern.

Zusammenfassung

Die Leitung eines Projektteams, das im hybriden Modus arbeitet, erfordert vom Projektmanager, die Kommunikationsregeln zu definieren und einen reibungslosen Austausch von Informationen sicherzustellen. Es ist auch entscheidend, die Teambindungen aufrechtzuerhalten und Zeit und Raum für Meetings sowohl im digitalen Umfeld als auch im Büro zu schaffen.

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