Die nützlichsten Fähigkeiten eines Projektmanagers | #26 Einstieg in das Projektmanagement

Die Arbeit eines Projektmanagers (PM) erfordert Planung und Organisation, aber vor allem Flexibilität und Wachsamkeit. Es ist die Fähigkeit, frühe Anzeichen bevorstehender Veränderungen zu erkennen und gleichzeitig viele sich ändernde Umstände im Blick zu behalten, die die Bemühungen des PM erfolgreich machen können.

Die nützlichsten Fähigkeiten eines Projektmanagers – Inhaltsverzeichnis:

1. Einführung
2. Universelle Fähigkeiten in der Arbeit des Projektmanagers
3. Spezialisierte Fähigkeiten des Projektmanagers
4. Mythen über die Rolle des Projektmanagers
5. Zusammenfassung

Einführung

Das optimale Set an Fähigkeiten des Projektmanagers besteht aus universellen, auch als übertragbare Fähigkeiten bezeichneten, und spezialisierten Fähigkeiten. Ihr Verhältnis variiert je nach Thema und Größe des durchgeführten Projekts. Eine Sache bleibt jedoch konstant. Projektmanager nutzen täglich eine breite Palette von Fähigkeiten. Dies liegt daran, dass ihre Arbeit sehr vielfältig ist und es ihnen ermöglicht, jeden Tag unterschiedlichen Herausforderungen zu begegnen. An einem Tag geht es darum, ein Treffen mit den Stakeholdern zu organisieren und durchzuführen, während es am anderen Tag darum geht, ein detailliertes Budget für den nächsten Meilenstein zu erstellen. Welche Fähigkeiten sind also am vorteilhaftesten?

Universelle Fähigkeiten in der Arbeit des Projektmanagers

Um die universellen Fähigkeiten zu betrachten, die beim Management von Projekten nützlich sind, stellen Sie sich vor, Sie organisieren einen Umzug. Um dies effektiv zu tun, müssen wir unsere Fähigkeit demonstrieren:

• Planung – alles in der richtigen Reihenfolge zu packen und das Datum des Verlassens einer Wohnung mit dem Einzug in einen neuen Ort abzustimmen,
• Organisation – Vereinbarungen mit den Umzugshelfern und dem Transportteam zu treffen und alle Kisten und Kartons richtig zu kennzeichnen,
• Kostenmanagement – bereits in der Planungsphase zu sehen, ob wir uns unser Traumobjekt leisten können, wie viel es kosten wird, umzuziehen und den neuen Ort einzurichten,
• Zusammenarbeit mit anderen – zwischenmenschliche Fähigkeiten sind beim Umzug besonders nützlich, um Freunde und Familie zu überzeugen, zu helfen, und eine einfache Kommunikation wird den Prozess des Umziehens von Besitztümern sicherlich erleichtern und angenehmer machen.

Die obige Liste ist die grundlegendste Basis, die der Projektmanager durch die Erfüllung täglicher Aufgaben entwickelt und detaillierte Fähigkeiten hinzufügt. Zum Beispiel für die Planung – Vertrautheit mit der Software, die verwendet wird, um Aufgaben zu unterteilen und Meilensteine in einem beginnenden Projekt festzulegen. Und für die Zusammenarbeit mit anderen – Aufgaben zu delegieren und den Teamworkflow kontinuierlich zu moderieren.

Spezialisierte Fähigkeiten des Projektmanagers

In der Arbeit des PM kommen neben universeller Planung, Organisation, Management und Zusammenarbeit mehrere spezialisierte Fähigkeiten zum Tragen. Dazu gehören:

• Entscheidungsfindung,
• Berichterstattung,
• Flexibilität und
• Erkennen und Reagieren auf Veränderungen.

Die Fähigkeit, Entscheidungen zu treffen und Verantwortung dafür zu übernehmen, ist eng mit den wichtigsten Momenten des Projektlebenszyklus verbunden, ebenso wie mit der Führungsposition, die der Projektmanager im Team innehat.

Berichterstattung hingegen ist eine Kombination aus effizienter Kommunikation, Organisation von Aufgaben und Zusammenarbeit mit anderen. Ein erfahrener PM weiß, wie man Informationen für Stakeholder aufbereitet, was darin enthalten sein sollte und wie und wie oft man mit ihnen kommunizieren sollte.

Flexibilität hilft, einen Kommunikationsstil zu schaffen, der zu den Stakeholdern eines Projekts passt. Sie ermöglicht es dem Projektmanager auch, die Arbeitsweisen an das Team anzupassen, mit dem er oder sie arbeitet. Zum Beispiel die Häufigkeit von Meetings und die Tiefe der Diskussion über abgeschlossene Aufgaben an das Erfahrungsniveau des Teams anzupassen. Die Fähigkeit, die den Erfolg oder Misserfolg des PM bestimmen kann, ist jedoch die Flexibilität bei der Ausführung von Aufgaben – einschließlich repetitiver Aufgaben. Das bedeutet, aktuelle Umstände zu berücksichtigen und über das Schematische hinauszugehen, um die erwarteten Ergebnisse zu erzielen.

Diese Fähigkeit steht in engem Zusammenhang mit der letzten – der schwer zu trainierenden Empfindlichkeit gegenüber Veränderungen in der Umgebung. Auf Veränderungen zu reagieren, betrifft fast alle Bereiche eines Projekts. Ein Beispiel ist die Anpassung des Budgets an sich ändernde Preise – das bedeutet dann, Trends zu erkennen und zu nutzen sowie die Erwartungen und finanziellen Möglichkeiten der Kunden zu beachten.

Mythen über die Rolle des Projektmanagers

Es gibt mehrere Mythen, die mit der Rolle des PM verbunden sind. Schauen Sie sich nur das nicht so angenehme stereotypische Bild an. Für viele ist es das Bild eines selbstgefälligen jungen Mannes, der seine Karriere sehr früh begonnen hat. Er versteht jedes Detail des Projekts perfekt oder ist zumindest davon überzeugt und weist gnadenlos auf die Fehler seiner Kollegen hin.

Schauen wir uns dieses karikaturhafte Porträt genauer an und achten wir auf drei zugrunde liegende Mythen.

Mythos 1. Der Projektmanager hat viel Erfahrung in der Organisation, in der er oder sie das Projekt leitet.

Mythos 2. Der Projektmanager ist mit allen im Projekt behandelten Themen bestens vertraut.

Mythos 3. Der Projektmanager kontrolliert und verbessert die Aufgaben, die von allen Teammitgliedern ausgeführt werden.

Mythos 1 steht im Zusammenhang mit dem Glauben, dass nur eine Person mit viel Erfahrung Projekte effektiv leiten kann. In vielen Fällen kann jedoch sogar ein neuer Mitarbeiter, der über übertragbare Fähigkeiten im Projektmanagement verfügt, gut in der Rolle eines unterstützenden Projektmanagers abschneiden. Dies gilt auch für Personen, die in anderen Organisationen Erfahrung gesammelt haben, solange sie die richtigen Werkzeuge und Methoden kennen, die erforderlich sind, um als PM zu fungieren.

Mythos 2 kombiniert die Vorstellung, dass der PM alle Details eines Projekts auswendig wissen muss und über ein gut etabliertes, fachkundiges Wissen im Projektbereich verfügt. Die Projektdetails werden jedoch von Software in einer gut geordneten Form gespeichert. Die Aufgabe des Projektmanagers besteht darin, diese Ordnung zu schaffen und aufrechtzuerhalten und die Informationen zu nutzen. Fachwissen hingegen wird von den Teammitgliedern gehalten. Der PM benötigt umfangreiches Wissen, um den allgemeinen Rahmen festzulegen, wie das Projekt voranschreiten sollte, und um die richtigen Fragen zu stellen.

Mythos 3 ist Teil des Stereotyps, in dem der PM jedes Detail der Aufgaben, die dem Team gegeben werden, verbessert. Mikromanagement ist einer der Fehler bei der Arbeit mit einem Team. Es gehört jedoch nicht zu den Aufgaben des PM!

Zusammenfassung

Universelle Fähigkeiten oder Agilität sind in der Arbeit eines Projektmanagers hilfreich:

• Planung
• Organisation
• Kostenmanagement sowie
• Arbeiten mit Menschen.

Die Fähigkeiten eines Projektmanagers sind jedoch nicht weniger wichtig, nämlich effiziente Entscheidungsfindung, Berichterstattungsfähigkeiten sowie Flexibilität und effektives Reagieren auf Veränderungen.

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