Bereiche der Projektaktivität | #8 Einstieg in das Projektmanagement

Ein Projekt sollte immer mit der Lieferung eines wertvollen Produkts oder der Verwirklichung eines Geschäftsziels enden. Können wir jedoch die Bereiche der Projektaktivität definieren? Wer ist von dem Projekt betroffen und durch welche Phasen schreitet es voran oder zirkuliert es, wenn wir die gesamte Dauer des Projekts betrachten?

Projektaktivität – Inhaltsverzeichnis:

1. Bereiche der Projektaktivität – Einführung
2. Projektphasen
3. Menschen im Projekt
4. Formales Projektmanagement
5. Bereiche der Projektaktivität – Zusammenfassung

Bereiche der Projektaktivität – Einführung

Der PMBOK 2021 hebt gleich acht Bereiche hervor, deren Interaktion entscheidend für die Gesamtheit eines jeden Projekts ist. Diese sind:

• Stakeholder
• Team
• Methode
• Planung
• Ausführung
• Lieferung
• Messung und Analytik, und
• Risiken der Projektumsetzung.

Die oben genannten Bereiche vermischen sich und stehen in Beziehung zueinander. Während des Projektlebenszyklus ändert sich auch die Bedeutung, die jedem Bereich beigemessen wird. Allerdings wird keiner ausgeschlossen oder endgültig geschlossen, bevor das Projekt beendet ist. Diese Aussage scheint offensichtlich, wenn man über die Bedeutung der Teilnahme des Projektteams an jeder Phase des Projekts nachdenkt. Es ist jedoch wert, dies im Hinterkopf zu behalten, wenn man über die Phasen eines Projekts nachdenkt. Schließlich ist die Planung nicht abgeschlossen, bevor man zur Ausführungsphase übergeht. Sie findet zyklisch statt, während mehr Arbeit detailliert wird und die Einzelheiten ihrer Ausführung mit den Stakeholdern abgestimmt werden.

Schauen wir uns nun die Projektbereiche aus einer breiteren Perspektive an. Was sind die Themen und Probleme, die in jedem von ihnen gelöst werden müssen?

Projektphasen

Die zeitliche Dimension eines Projekts ist in erster Linie mit seiner Planung, Ausführung und Lieferung verbunden. Wie diese Phasen miteinander verknüpft sind, wie oft und in welchen Zyklen sie aufeinander folgen, hängt eng mit der Methode der Projektumsetzung zusammen, die den Lebenszyklus bestimmt.

Im PMBOK wird eine Projektphase als eine Menge logisch zusammenhängender Aktivitäten definiert, die zu einem oder mehreren Ergebnissen führen. Ein Projektlebenszyklus ist einfach eine Reihe von Phasen, die von der Vision bis zum Projektabschluss führen.

Zum Beispiel folgen in der Wasserfallmethode (Waterfall) die Projektphasen nacheinander und nur einmal aufeinander. Wenn das Projekt hingegen in einer der agilen Methoden umgesetzt wird, folgen sie einander mehrfach, wobei jedes Mal das Ergebnis der vorherigen Iteration als Ausgangspunkt genommen wird.

Angenommen, das Ziel des Projekts ist die Entwicklung einer maßgeschneiderten mobilen Anwendung zur Überwachung der körperlichen Aktivität von Senioren. Im ersten Ansatz zur Planung setzen wir den allgemeinen Rahmen des Projekts und wählen eine agile Methode. Zunächst müssen wir den Umfang des Projekts definieren. Mit anderen Worten, herausfinden:

• Welchen Zeitrahmen und welches Budget haben wir zur Verfügung,
• Welche Art von Team benötigen wir, und
• Was sind die Erwartungen der Stakeholder, d.h. einerseits des Kunden und andererseits der Senioren, die die Anwendung nutzen werden?

Im ersten Ansatz zur Planung schreiben wir jedoch nur die Aufgaben im Detail auf, die in der unmittelbaren Reihenfolge abgeschlossen werden sollen. Das heißt, in der Regel diejenigen, die sich auf die Planung selbst beziehen, aber mit einem bestimmten Ergebnis enden – zum Beispiel der Bildung eines Teams. Nur in der zweiten und den folgenden Runden, bereits mit der Teilnahme des Projektteams, werden wir uns mit den Aufgaben befassen, die mit der Arbeitsteilung und der Umsetzung der dem Projekt zugehörigen Aufgaben zusammenhängen.

Menschen im Projekt

Die für das Projekt entscheidenden Personen sind die Stakeholder und das Projektteam. Stakeholder können Organisationen, Gruppen und Einzelpersonen bezeichnen, unter anderem:

• Kunde oder Kunden
• Geschäftspartner
• Projektbegünstigte – zum Beispiel die Senioren aus dem oben beschriebenen Projekt.

Das Wort “Stakeholder” beschreibt somit alle, die von der Projektumsetzung betroffen sind oder betroffen sein könnten.

Ein Projektteam hingegen besteht aus Spezialisten, die gemeinsam zugewiesene Aufgaben ausführen, die zur Verwirklichung des Projektziels führen. Im Beispiel mit der mobilen Anwendung wären mindestens vier Rollen im Team zu besetzen:

• Programmierer – verantwortlich für die technische Seite der mobilen Lösung,
• Forscher – dessen Aufgabe es wäre, mit Senioren in Kontakt zu treten und zu bewerten, wie ihre Aktivität optimal mit einem mobilen Gerät überwacht werden kann,
• UX/UI-Designer – die Person, die für den Inhalt und die Funktionsweise der Anwendung aus der Sicht des Benutzers sowie für das visuelle Design verantwortlich ist.

Die Person, die für das Team und das Projekt verantwortlich ist, ist der Projektmanager, auch Projektleiter genannt. Es liegt an ihm, sowohl die zwischenmenschlichen als auch die formalen Dimensionen des Projektmanagements zu handhaben.

Formales Projektmanagement

Die formale Seite des Projektmanagements, für die die Projektmanager verantwortlich sind, umfasst:

• Auswahl und Umsetzung der Managementmethode,
• Planung und Pflege der notwendigen Dokumentation, Statistiken und Messungen, wie z.B. die Überwachung des Projektfortschritts,
• Risikomanagement.

Dies sind aus geschäftlicher Sicht entscheidende Bereiche. Tatsächlich ist die Wahl einer auf die jeweiligen Aufgaben zugeschnittenen Managementmethode ein wichtiger Faktor, der den Erfolg oder Misserfolg des gesamten Projekts bestimmen kann. Kontinuierlich aktualisierte Planung, Projektüberwachung und Risikoanalyse sind nicht nur wegen der Vorteile des wissensbasierten Projektmanagements, das bewusstes Lernen aus eigenen Fehlern ermöglicht, von entscheidender Bedeutung. Sie sind auch entscheidend wegen – oft formell geforderten – Anforderungen der Stakeholder an den fortlaufenden Zugang zu Dokumenten, die den aktuellen Status des Projekts zeigen.

Bereiche der Projektaktivität – Zusammenfassung

Jedes Projekt besteht aus acht Handlungsbereichen, die Themen betreffen: den zeitlichen Rahmen für die Projektumsetzung, die Menschen, die auf unterschiedliche Weise betroffen sind, und den formalen Governance-Rahmen. Alle sind während des gesamten Projekts relevant und beeinflussen sich gegenseitig, indem sie das Ziel unterstützen oder behindern.

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