Virtuelle Teamevents und Firmenveranstaltungen. Wie plant und führt man sie durch?

Der Zeitraum der Lockdowns hat uns jedoch gezeigt, dass auch verschiedene Arten von Veranstaltungen – wie Teambuilding-Events, Konferenzen oder Schulungen – online durchgeführt werden können. In vielerlei Hinsicht ähnelt die Planung eines solchen Events der Arbeit an einer Präsenzveranstaltung, erfordert jedoch die Berücksichtigung einiger zusätzlicher Faktoren. Im Folgenden beschreiben wir 4 wichtige Schritte, die unbedingt unternommen werden müssen, um Teambuilding-Events in dieser Form zu realisieren.

Festlegung des Ziels, der Zielgruppe und des Budgets für Teambuilding-Events

Beziehungen zwischen Mitarbeitern aufbauen, den Erfolg des Unternehmens feiern, neue Geschäftskontakte knüpfen? Bevor Sie mit irgendwelchen Aktivitäten im Rahmen der Organisation beginnen, sollten Sie unbedingt festlegen, welches Ziel Sie sich setzen, was vor allem bestimmen wird, wer teilnehmen wird (Alter, Interessen, Positionen). Es ist nämlich ein anderer Ansatz erforderlich, wenn es darum geht, eine Veranstaltung für Mitarbeiter (meist in Form eines Teambuilding-Events) zu planen, und einen anderen, wenn wir uns mit Kunden, Auftragnehmern oder Geschäftspartnern treffen möchten.

Im nächsten Schritt sollten Sie auch darüber nachdenken, über welches Budget Sie verfügen. Obwohl Online-Events, virtuelle Veranstaltungen nicht so kostspielig sind wie traditionelle, können sie dennoch bestimmte Ausgaben erfordern (z. B. für die Plattform, Preise für die Teilnehmer, Honorare für die Gäste – abhängig von den geplanten Attraktionen).

Testen Sie Firmbee kostenlos!

Auswahl des richtigen Werkzeugs

Nachdem Sie die oben genannten Punkte festgelegt haben, können Sie zum nächsten Schritt übergehen, nämlich der Auswahl der geeigneten Plattform für die Durchführung des Teambuilding-Events oder einer anderen Veranstaltung. Dies erfordert eine Analyse der verfügbaren Optionen (unter anderem wie Zoom, Microsoft Teams, ClickMeeting oder spezielle Plattformen für die Organisation von virtuellen Events wie z. B. Hopin oder Remo). Anschließend müssen Sie entscheiden, ob Sie ein Tool verwenden, das täglich als Kommunikationsmittel für Mitarbeiter dient, oder ob Sie auf eine neue Lösung zurückgreifen.

Es ist ratsam, eine Lösung zu wählen, die eine hohe Bild- und Tonqualität bietet und die Interaktion zwischen den Teilnehmern ermöglicht, aber vor allem darauf vorbereitet ist, mit einer größeren Belastung umzugehen (z. B. 100 oder mehr Personen gleichzeitig).

Entwicklung des Programms für das Teambuilding-Event

Ein weiterer Schritt, der unternommen werden muss, ist die Entwicklung eines für die Teilnehmer attraktiven Veranstaltungsplans. Je nach Art, für die Sie sich entscheiden (Teambuilding-Event, Networking-Treffen mit Partnern usw.), sollten Sie geeignete Attraktionen auswählen, wie z. B.:

• Vorträge und Workshops, die das Wissen erweitern und die Fähigkeiten stärken,
• Spiele und Aktivitäten, die eine hervorragende Möglichkeit bieten, Beziehungen während der Unterhaltung aufzubauen,
• Wettbewerbe und Quizze mit der Möglichkeit, sein Wissen und seine Fähigkeiten zu testen (am besten zeitlich begrenzt mit einem Wettbewerbsaspekt zwischen den Teilnehmern und mit Preisverleihungen am Ende zur Steigerung des Engagements),
• kreative Workshops (denken Sie jedoch daran, dass Sie den Teilnehmern die notwendige Ausstattung nach Hause liefern müssen).

Durchführung der Veranstaltung

Vor dem eigentlichen virtuellen Teambuilding-Event oder einer anderen Unternehmensveranstaltung stellen Sie sicher, dass Sie als Organisator über die entsprechende technische Infrastruktur verfügen, einschließlich einer stabilen Internetverbindung und Computerhardware (Kopfhörer, Lautsprecher, funktionierende Kamera usw.). Organisieren Sie auch technische Proben, um potenzielle Probleme zu vermeiden. Am Tag der Veranstaltung denken Sie daran, die Teilnehmer zu Beginn zu begrüßen und ihnen das Ziel des Treffens vorzustellen, verschiedene Aktivitätsformen zu nutzen und regelmäßige Pausen einzulegen (Sie können ihnen in dieser Zeit Getränke und Snacks, die vom Unternehmen bezahlt werden, anbieten). Der Schlüssel zu einer erfolgreichen virtuellen Veranstaltung ist das Engagement der Teilnehmer, das Streben nach Zielverwirklichung und die Flexibilität, sich an sich ändernde Umstände anzupassen – achten Sie darauf während des gesamten Events.

Teambuilding-Events und andere Unternehmensveranstaltungen online – Zusammenfassung

Bei entsprechender Organisation können Teambuilding-Events oder andere Unternehmensveranstaltungen in Form von Online-Events ebenso attraktiv und effektiv sein wie Präsenzveranstaltungen, obwohl sie zweifellos einen anderen Ansatz erfordern, insbesondere in Bezug auf die Steigerung der Kreativität bei der Planung von Attraktionen. Sie sind jedoch mit einem geringeren Arbeitsaufwand verbunden, was bedeutet, dass weniger Ressourcen benötigt werden.

Unabhängig davon, ob Sie ein Online- oder Offline-Event planen, können Sie die Durchführung aller Aufgaben erleichtern, indem Sie auf die Projektmanagement-Software Firmbee zurückgreifen. Dort können Sie mithilfe von Kanban-Boards alle Aufgaben verteilen, To-Do-Listen erstellen, Prioritäten festlegen, um später die Umsetzung (und dabei das Budget) zu kontrollieren und Informationen mit anderen Personen auszutauschen, wobei Sie alles Wichtige an einem Ort haben.

Wenn Ihnen die Inhalte gefallen, die wir erstellen, schauen Sie sich auch an: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.