Wie man Meilensteine korrekt in einem Projekt verwendet? | #19 Einstieg in das Projektmanagement

Der Projektlebenszyklus enthält viele entscheidende Momente. Das Projektteam beantwortet zusammen mit dem Projektmanager und den Stakeholdern die Frage, ob eine bestimmte Phase des Projekts abgeschlossen ist. Wurden alle Abnahmekriterien erfüllt? Muss noch etwas verbessert werden oder ist es möglich, weiterzumachen? Diese Momente sind durch Meilensteine gekennzeichnet – Anfang und Ende.

Meilensteine in einem Projekt – Inhaltsverzeichnis:

1. Einführung
2. Geschichte der Meilensteine
3. Rolle der Meilensteine
4. Meilensteine setzen
5. Meilensteine in einem Projekt – Zusammenfassung

Einführung

Jeder bisherige Meilenstein markiert einen wichtigen Punkt auf der Projektumsetzungslandkarte. Er umfasst den Beginn eines Projekts, ein Teammeeting, die Unterzeichnung eines Vertrags oder den Abschluss einer wichtigen Testphase, die die Umsetzung eines Produkts oder einer Dienstleistung begleitet. Aber warum ist es wichtig, sie bereits in der Planungsphase des Projekts zu definieren?

Geschichte der Meilensteine

Die Idee eines Meilensteins – der Name und das Symbol eines Schlüsselmoments in einem Projekt – wurde aus der Praxis der alten Römer übernommen. Sie markierten den Umfang ihrer Zivilisation mit Meilensteinen und kartierten gleichzeitig das Gebiet, über das sie reisten.

Die Römer errichteten Stein säulen entlang der Straßen in regelmäßigen Abständen, gleichmäßig alle Meilen. Sie dienten nicht nur dazu, die Route zu markieren, sondern auch um die Entfernung von Rom oder der Hauptstadt der Provinz anzuzeigen, in der sie eingesetzt waren. Analog dazu zeigen die symbolischen Meilensteine des Projekts, wie viel Arbeit bereits hinter uns liegt und geben ein Bild des Weges, der zur Aufgabe führt.

Die Rolle der Meilensteine

Ein Meilenstein markiert einen kritischen Moment auf dem Weg von der Initiierung zum Projektziel. Daher können, wie römische Wegweiser, Meilensteine in einem Projekt nicht zu oft vorkommen. Dies liegt daran, dass sie mehrere wichtige Funktionen in einem Projekt erfüllen:

• bieten eine Gelegenheit zur Nachbesprechung – das Erreichen eines Kontrollpunkts ist oft mit einem Teammeeting verbunden, bei dem die Teammitglieder über ihre Beobachtungen zum Fortschritt ihrer Arbeit sprechen und überlegen, wie die Zusammenarbeit im Team verbessert werden kann,
• werden zu einem leistungsstarken Motivationswerkzeug – da Meilensteine kurzfristige und mittelfristige Ziele markieren, motivieren sie effektiver als ein entferntes Ziel, das den Abschluss des gesamten Projekts leitet. Sie ermöglichen auch zu erkennen, wie viel bereits erreicht wurde,
• präsentieren den Fortschritt des Projekts – sehr oft wird der Abschluss eines Meilensteins von der Zusendung von Informationen oder einem Bericht über den Status des Projekts an die Stakeholder begleitet.

Meilensteine setzen

Wie setzt man also Meilensteine mit dem richtigen Umfang und der richtigen Häufigkeit? Es gibt hier keine universellen Regeln, aber bei der Bestimmung können die Software, in der wir den Projektzeitplan und die Planung erstellen, wirklich hilfreich sein.

1. Ziele – Meilensteine lassen sich am einfachsten herausfiltern, wenn wir zunächst eine lange Liste der wichtigsten Aufgaben erstellen und diese dann in größere Einheiten gruppieren, die zu ähnlicher Zeit durchgeführt werden. Auf diese Weise isolieren wir Ziele und der Moment ihrer Erreichung ermöglicht es uns, einen Meilenstein festzulegen.
2. Schlüsselaufgaben – Achten Sie zunächst auf Meilensteine, die kritische Aufgaben kennzeichnen, ohne die das Projekt nicht fortgesetzt werden kann. Deshalb ist es entscheidend, nicht nur zu definieren, was erreicht werden muss, damit ein Meilenstein vorhanden ist, sondern auch einen Notfallplan zu definieren, der einen Ausweg bietet, falls ein Meilenstein verpasst wird.
3. Teamengagement – Es braucht in der Regel das gesamte Team, um einen gut definierten Meilenstein zu erreichen.
4. Zeitabstand – Das Erreichen aufeinanderfolgender Meilensteine sollte für das Projekt relativ gleichmäßig verlaufen, sowohl für ihre motivierende Wirkung als auch für den Rhythmus des Teams.

Zusammenfassung

Das Abschlussdatum für jeden Meilenstein ist ein wichtiges Werkzeug zur Projektsteuerung, zur Steigerung der Team-Motivation und zur Überwachung des Arbeitsfortschritts. Wählen Sie sie sorgfältig aus und definieren Sie sie gut. Dies wird sicherstellen, dass jeder erreichte Meilenstein als Feier des Erfolgs des Teams sowie als Abschluss einer wichtigen Phase des Projekts angesehen wird, die den nächsten Bereich der Aufgabenerfüllung eröffnet.

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