Was ist Projektmanagement? | #2 Einstieg in das Projektmanagement

Fast jeder hat in seinem Leben irgendeine Art von Projekt geleitet. Vielleicht war es die Organisation einer Geburtstagsfeier, eines Klassenausflugs oder vielleicht die Übernahme der Rolle eines Teamleiters bei der Arbeit. All diese Aktivitäten können als Projektmanagement bezeichnet werden. Das liegt daran, dass es notwendig ist, verschiedene Aufgaben abzustimmen und die Aktivitäten von mindestens ein paar kooperierenden Personen zu synchronisieren, um einen bestimmten Wert zu erreichen, zum Beispiel eine gelungene Geburtstagsfeier oder eine Reise, an die man sich mit einem Lächeln erinnert. Was ist Projektmanagement? Lesen Sie unseren Artikel und erfahren Sie mehr.

Projektmanagement – Inhaltsverzeichnis:

1. Was ist Projektmanagement?
2. Der Standard für Projektmanagement
3. Der Wert des Projektmanagements
4. Zusammenfassung

Was ist Projektmanagement?

Professionelles Projektmanagement ist ein integraler Bestandteil des Geschäfts. Es erfordert das richtige Wissen, Werkzeuge und Techniken. Aber vor allem erfordert es die Fähigkeit, diese effizient zu kombinieren. Projektmanagement stellt sicher, dass das Projekt rechtzeitig und im Budgetrahmen abgeschlossen werden kann. Dank des Projektmanagements kommuniziert das Projektteam, das mit dem Projektmanager zusammenarbeitet, effektiv und erreicht effizient die gesetzten Ziele.

Mit Projektmanagement endet ein Projekt mit der Bereitstellung eines Wertes, der für das Unternehmen oder den Kunden von großer Bedeutung ist – etwas mehr, als nur alle Phasen des Prozesses durchzugehen, die mit der Übergabe eines fertigen Produkts enden, das dem ursprünglichen Vertrag entspricht. Obwohl der mit einem Projekt verbundene Wert einen rein geschäftlichen Charakter haben kann, hat sein Zweck oft eine soziale oder ökologische Dimension.

Heute möchten wir nicht nur die Frage beantworten, was Projektmanagement ist. Wir werden auch einen Blick darauf werfen, wie der neue wertbasierte und nicht prozessorientierte Standard für Projektmanagement aussieht, und die Frage beantworten, warum Projektmanagement wichtig ist.

Der Standard für Projektmanagement

Der Projektmanagementstandard des Project Management Institute (PMI) wurde geschaffen, weil trotz jahrelanger Praxis und besserer Werkzeuge immer noch:

• 48 % der Projekte nicht rechtzeitig abgeschlossen werden
• 43 % der Projekte das Budget überschreiten
• 31 % ihre Ziele nicht erreichen

All dies führte dazu, dass Projektmanagementforscher und Praktiker genauer untersuchten, was im täglichen Projektmanagement fehlt. Berichte zeigen, dass der Umgang mit Veränderungen bei komplexen Aufgaben wie Projekten, Portfolios und Programmen ein Problem darstellt. Das liegt daran, dass sich die Realitäten, in denen Projekte verwaltet werden müssen, so schnell ändern, dass Unternehmen, die nach schematischen Prozessen arbeiten, oft nicht mit ihrer Dynamik Schritt halten können. Zu den beitragenden Faktoren gehören:

• die Digitalisierung des Geschäfts – das heißt, die Notwendigkeit, die Fähigkeit zur Organisation der Arbeit eines hybriden oder remote Teams zu verbessern, das oft asynchron arbeitet und Werkzeuge in der Cloud mit unterschiedlichen Zugriffslevels nutzt,
• die zunehmende Marktdynamik – das heißt, die Notwendigkeit, Änderungen an laufenden Projekten vorzunehmen, damit ihre Ergebnisse auf die aktuelle Nachfrage reagieren.

Die Reaktion der Praktiker im Projektmanagement besteht darin, Folgendes zu betonen:

• flexibles Projektmanagement – d.h. ein globaler Wandel von detaillierter Aufgabenplanung hin zu kontinuierlicher Arbeit an der Verbesserung der Zusammenarbeit im Team und dynamischer Reaktion auf die Bedürfnisse der Stakeholder,
• die Kultur der Organisation bei der Bindung von Talenten und vor allem
• Ergebnisse, anstatt des Projektergebnisses (Liefergegenstand), das dem Plan entspricht, und folglich wird dem Wert und der Beantwortung der Frage “warum?” immer mehr Bedeutung beigemessen.

Es stellt sich heraus, dass das Hauptziel des Projektmanagements darin besteht, Wert zu schaffen. Es beinhaltet, ständig die Bedeutung und den Sinn der geleisteten Arbeit und des geschaffenen Produkts zu betonen und die Fragen “warum” und “wofür?” zu beantworten, die nicht nur die Vision des Unternehmens betreffen, sondern auch die täglichen Aktivitäten der am Projekt Beteiligten. All dies macht nicht nur die Stakeholder, sondern auch die Projektmanager und Teammitglieder tief in das Projekt involviert.

Der Wert des Projektmanagements

Projektmanagement kann hervorragende Ergebnisse liefern, selbst wenn das Team recht klein ist. Es muss jedoch kein formelles Management sein, das alle Aspekte des Projekts abdeckt und Berichte über jedes Detail der Teamleistung erstellt. Schließlich ist modernes Projektmanagement kein Wert an sich, wie es oft im letzten Jahrhundert der Fall war. Es soll in erster Linie helfen, Projekte umzusetzen. Daher verwendet es nur die Werkzeuge, die echte Vorteile bringen. Und es definiert den Projektmanager als einen fürsorglichen Verwalter, nicht als autoritären Manager oder Führer.

Mit anderen Worten, Projektmanagement soll das Rückgrat schaffen, das notwendig ist, um ein Projekt durch neue, schwierigere oder riskantere Momente zu führen, die sich auf:

• Planung, Organisation und fundierte Entscheidungen – was normalerweise durch spezielle Software wie Firmbee, Asana oder Jira unterstützt wird
• Schaffung optimaler Bedingungen für die Teamzusammenarbeit
• Budgetvorbereitung und -kontrolle
• laufende Überwachung und Analyse des Projektstatus
• Reaktion auf Veränderungen und Risikomanagement

Dieses Rückgrat wird entsprechend den Bedürfnissen des Teams und des jeweiligen Projekts mit Hilfe von Werkzeugen spezifiziert, die sich zu einem bestimmten Zeitpunkt als nützlich erweisen. Projekte sind aus mehreren Gründen wert, verwaltet zu werden. Erstens, weil es die Effizienz des Teams verbessert. Zweitens, weil das Management einen organisatorischen Rahmen für die Zusammenarbeit schafft, der, wenn er gut umgesetzt wird, bequem und unsichtbar für die Nutzer wird. Drittens, weil das Management Ordnung schafft, sodass der umgesetzte Plan für alle Beteiligten klar ist. Dies erleichtert es, sicherzustellen, dass alle “auf derselben Seite” sind.

Zusammenfassung

Traditionelles Projektmanagement basierte auf der Standardisierung von Prozessen. Das bedeutete, einen Rahmen zu schaffen, der wiederholt verwendet werden konnte, um die Effizienz des Unternehmens zu verbessern. Dieser Ansatz funktioniert jedoch im 21. Jahrhundert nicht mehr. Deshalb hat das Project Management Institute einen neuen Managementstandard eingeführt – den wertbasierten Standard.

Er ermöglicht größere Flexibilität und legt den Schwerpunkt auf die Rolle des Teams, das am Projekt arbeitet. Mit anderen Worten, er ist den Prinzipien des agilen Managements (Agile), das aus der Softwareentwicklung stammt und vom PMI bis jetzt als kuriose Tatsache behandelt wurde, erheblich näher gerückt.

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