Alles über die Geschäftsprozessmodellierung. Kann sie im E-Commerce verwendet werden?

Geschäftsabläufe basieren auf vielen komplexen Verfahren. Jeden Tag kann es in jedem dieser Verfahren zu Fehlern und Mängeln kommen, die zu spät bemerkt werden, was letztendlich zu finanziellen Verlusten führt. Wissen Sie, wie man Unregelmäßigkeiten frühzeitig erkennt und Ressourcenverschwendung vermeidet? Nutzen Sie die Geschäftsprozessmodellierung. Lesen Sie weiter, um mehr zu erfahren.

Geschäftsprozessmodellierung – Inhaltsverzeichnis:

1. Was ist Geschäftsprozessmodellierung?
2. Arten von Geschäftsprozesskarten
3. Software zur Geschäftsprozessmodellierung
4. Die Vorteile der Geschäftsprozessmodellierung
5. Die Nachteile der Geschäftsprozessmodellierung
6. Geschäftsprozessmodellierung im E-Commerce
7. Zusammenfassung

Was ist Geschäftsprozessmodellierung?

Jeder Prozess, der im Unternehmen stattfindet (Produktmanagement, Verkaufsprozess usw.), kann in spezifische Aktivitäten unterteilt werden, die zum Erreichen des festgelegten Ziels führen. Die Geschäftsprozessmodellierung ist die visuelle Darstellung dessen, was im Unternehmen vor sich geht und wer für jede Aufgabe verantwortlich ist.

Es ist ein nützliches Werkzeug, das es Ihnen ermöglicht, das Unternehmen aus einer breiteren Perspektive zu betrachten. Dank der Geschäftsprozessmodellierung sind Sie in der Lage, Unregelmäßigkeiten in den Prozessen zu erkennen, deren Auswirkungen zu beseitigen oder zu reduzieren, die Produktivität zu steigern und die Kosten zu senken. All diese Schritte sind entscheidend, um Gewinn zu erzielen.

Arten von Geschäftsprozesskarten

Um den Verlauf jedes Prozesses zu veranschaulichen, können Sie einige Werkzeuge verwenden, die zu diesem Zweck erstellt wurden. Wir werden die am häufigsten in der Praxis verwendeten unten auflisten:

Grundlegendes Flussdiagramm

Bestimmte Flussdiagrammsymbole werden verwendet, um es zu erstellen, z.B. Rechtecke, die jeden Schritt im Prozess darstellen, Pfeile, die die Richtung der Handlung anzeigen, und Rauten, die Entscheidungen symbolisieren, die erforderlich sind, um voranzukommen. Ein solches Diagramm zu erstellen ist ziemlich einfach und ermöglicht es Ihnen, mehrere Prozesse zu visualisieren, z.B. Verkauf und Produktion.

Wertstromkarte

Sie ähnelt dem oben beschriebenen grundlegenden Flussdiagramm und wird oft als Teil von Lean-Management-Strategien verwendet. Ein Wertstrom kann als alle Aktivitäten, die das Unternehmen in seinen Betriebsprozessen unternimmt, verstanden werden. Die Erstellung einer Wertstromkarte beinhaltet wiederum den Vergleich des aktuellen Zustands mit dem zukünftigen Zustand.

Bei der Analyse des aktuellen Zustands sollten Sie besonders auf die Zeit achten, die benötigt wird, um bestimmte Aktivitäten auszuführen. Der zukünftige Zustand (der ideale Zustand, den wir anstreben sollten) repräsentiert die Zeit, zu der das Produkt bereit sein und den Kunden erreichen sollte, um deren Bedürfnisse zu erfüllen. Entstehende Diskrepanzen zwischen dem aktuellen Zustand und dem zukünftigen Zustand sind sogenannte Engpässe, die zu Ressourcenverschwendung und verringerter Produktivität führen.

Swimlane

Dies ist eine etwas elaboriertere Version des grundlegenden Flussdiagramms. Neben der Beschreibung einzelner Aktivitäten innerhalb des Prozesses zeichnet es auch die Aufgaben, für die bestimmte Abteilungen oder Mitarbeiter verantwortlich sind, ab. Dank dessen ist es einfacher, die Verbindung zwischen den an dem Prozess beteiligten Parteien zu sehen.

SIPOC

SIPOC steht für Lieferant, Eingaben, Prozesse, Ausgaben, Kunden. Es lenkt die Aufmerksamkeit auf die ausgewählten Interessengruppen, die an den Prozessen des Unternehmens beteiligt sind, und die Aktivitäten, die aus diesen Prozessen resultieren.

Software zur Geschäftsprozessmodellierung

Es gibt mehrere BPM-Tools auf dem Markt, die das Geschäftsmanagement erheblich erleichtern. Zu den bekannteren gehören Kiss Flow, Nintex, Zoho Wizard und viele andere. Je nach Ihren Bedürfnissen können Sie nach der besten Software für Sie suchen.

Die Vorteile der Geschäftsprozessmodellierung

Die Entwicklung einer Geschäftsprozesskarte erfordert etwas Zeit und Mühe. Es ist jedoch eine Investition, deren Ergebnisse Sie im Fortschritt Ihres Unternehmens sehen werden. Was sind die Vorteile der Nutzung der Geschäftsprozessmodellierung?

Das Unternehmen aus einer breiteren Perspektive betrachten

Die Veranschaulichung einzelner Prozesse ermöglicht es Ihnen, sie objektiv zu betrachten, was Ihnen helfen wird, strategische Entscheidungen zu treffen und Prozesse zu verbessern.

Problemlösung

Engpässe zu identifizieren, die die Effizienz des Prozesses verringern, ist der erste Schritt, um deren negative Auswirkungen zu beseitigen oder zu reduzieren.

Effektives Risikomanagement

Die Analyse Ihrer Geschäftsprozesse hilft Ihnen, Unregelmäßigkeiten zu erkennen, bevor größere finanzielle Verluste und rechtliche Verstöße auftreten.

Definition von Teamrollen und Verantwortlichkeiten

Mit der Geschäftsprozessmodellierung ist es einfacher, Verantwortlichkeiten einzelnen Personen zuzuweisen, was ebenfalls wichtig ist, um die Prozesse reibungslos ablaufen zu lassen.

Entwicklung und Anwendung von Best Practices

Die betreffende Technik ist eine gute Gelegenheit, aus eigenen Fehlern zu lernen, sich ständig zu verbessern und ein Verhaltensmuster zu definieren, das zum Erfolg des Unternehmens beiträgt.

Die Nachteile der Geschäftsprozessmodellierung

Unvollständige Daten

Informationen über den Fortschritt der Arbeit stammen normalerweise von denjenigen, die den Prozess am besten kennen – den Mitarbeitern. Ihre Meinungen sind jedoch subjektiv und werden die tatsächliche Situation nicht angemessen darstellen oder können auf ihren Einstellungen (Unzufriedenheit, Frustration usw.) basieren.

Es erfordert viel Präzision

Fehlende Standards für Datensammlungsmechanismen machen die erhaltenen Ergebnisse weniger zuverlässig. Die Erstellung einer Karte, die den tatsächlichen Zustand des Unternehmens genau darstellt, erfordert Geduld und Disziplin. Darüber hinaus kann das Eintauchen in einige Komponenten des Prozesses übermäßig kompliziert erscheinen, was zu Überinterpretation und Verwirrung führen kann.

Geschäftsprozessmodellierung im E-Commerce

Die Geschäftsprozessmodellierung kann in mehreren Branchen eingesetzt werden. Im Folgenden zeigen wir ihre Anwendung im E-Commerce mit Hilfe des grundlegenden Flussdiagramms und SIPOC.

Definieren Sie den Zweck der Erstellung der Karte

Es kann sich auf den Prozess beziehen, der in irgendeiner Weise ineffizient ist.

Wichtige Schritte hervorheben

Bestimmen Sie den Anfang und das Ende eines bestimmten Prozesses, z.B. Produkte im E-Shop suchen (der Beginn des Verkaufsprozesses) und Die Bestellung an den Kunden senden (das Ende des Verkaufsprozesses). Heben Sie dann die verbleibende Abfolge von Aktivitäten hervor, die erforderlich sind, um den Fluss abzuschließen. Stellen Sie sie mit einer der zuvor genannten Arten von Geschäftsprozesskarten dar.

Mit anderen beraten

Präsentieren Sie das vorbereitete Diagramm Ihrem Team und diskutieren Sie die Punkte, die verbessert werden müssen.

Änderungen einführen

Identifizieren Sie die Bereiche, die optimiert werden müssen. Sie können dazu Lean-Management-Strategien verwenden. Schauen Sie sich die erstellten Karten an und überlegen Sie, an welchen Stellen des Prozesses Engpässe auftreten können. Dazu gehören:

• Verzögerungen bei der Datenverarbeitung bei der Auftragserteilung.
• Verzögerungen bei der Zahlungsabwicklung.
• In der Phase der Dateneingabe und Auftragsabwicklung (die von Mitarbeitern durchgeführt werden) besteht das Risiko von Fehlern und Verzögerungen.
• Die Plattform nicht für mobile Geräte anzupassen – die meisten Menschen nutzen ihre Telefone zum Einkaufen. Wenn Ihre Website nicht richtig funktioniert, werden potenzielle Kunden auf Ihre Dienstleistungen verzichten.
• Ein komplizierter Bestellprozess – je weniger Unterseiten oder Klicks erforderlich sind, um einen Kauf zu tätigen, desto besser.
• Nicht viele Zahlungs- und Liefermethoden – es ist ratsam, flexibel zu sein und verschiedene Optionen für den Kauf anzubieten, z.B. Ratenzahlung oder aufgeschobene Zahlung, Lieferung an eine bestimmte Adresse, Paketautomaten, Abholstellen und ins Ausland.
• Schlechte Kundenkommunikation – vergessen Sie Ihren Kunden nicht, nachdem der Verkauf abgeschlossen ist. Menschen, die bereits eine (positive) Erfahrung mit einem Geschäft gemacht haben, kaufen eher wieder, aber es ist wichtig, sie an Ihre Präsenz zu erinnern. Sie können ihnen automatisch generierte E-Mails mit Updates, Aktionen senden und sie bitten, die Qualität des Kundenservice und die Zufriedenheit mit der Transaktion zu bewerten.

Zusammenfassung

Die Nutzung der Geschäftsprozessmodellierung kann ein wichtiger Bestandteil der Verbesserung des Managements spezifischer Projekte sein, nicht nur in der E-Commerce-Branche, sondern auch in den meisten anderen Wirtschaftssektoren. Die Veranschaulichung des internen sowie des externen Verlaufs bestimmter Aktivitäten kann sich als äußerst notwendig erweisen. Insbesondere ist es wichtig, auf die zeitlichen Abläufe und die Qualität der Prozesse, mögliche Risiken, die Einbindung der Mitarbeiter und externe Parteien zu achten.

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