Virtuelle Unternehmensveranstaltungen. Wie plant man sie und führt sie durch?

Finden Sie Ihre Zielgruppe und legen Sie ein Budget für die Unternehmensveranstaltung fest

Beziehungen aufbauen, Unternehmens­erfolge feiern, neue Geschäftskontakte knüpfen? Bevor Sie mit der Vorbereitung Ihrer Unternehmensveranstaltung beginnen, legen Sie das Ziel fest und entscheiden Sie, wer daran teilnehmen wird. Schließlich sollten Sie eine Veranstaltung für Mitarbeiter anders angehen als eine Veranstaltung für Kunden, Auftragnehmer oder Geschäftspartner.

Überlegen Sie als Nächstes Ihr Budget. Obwohl virtuelle Unternehmensveranstaltungen nicht so teuer sind wie traditionelle Veranstaltungen, müssen Sie möglicherweise dennoch etwas Geld ausgeben (z. B. für Plattformgebühren, Preise für Teilnehmer und Entschädigungen für Gäste – abhängig von den geplanten Attraktionen).

Wählen Sie das richtige Tool

Nachdem Sie Ihre Zielgruppe definiert und das Budget festgelegt haben, können Sie zum nächsten Schritt übergehen, nämlich die richtige Plattform auszuwählen, um Ihre Veranstaltung auszurichten. Analysieren Sie die verfügbaren Optionen, zum Beispiel Zoom, Microsoft Teams, ClickMeeting oder spezielle virtuelle Veranstaltungsplattformen wie Hopin oder Remo, und entscheiden Sie dann, welche Lösung Sie wählen möchten.

Erstellen Sie ein Programm für die Unternehmensveranstaltung

Es ist Zeit, einen attraktiven Veranstaltungsplan zu erstellen. Wählen Sie je nach Art des Treffens die richtigen Attraktionen:

• Vorträge und Workshops zur Erweiterung von Wissen und Fähigkeiten,
• Spiele und Aktivitäten zum Beziehungsaufbau,
• Wettbewerbe und Quizze zur Überprüfung des Wissens.

Führen Sie die Unternehmensveranstaltung durch

Stellen Sie vor der virtuellen Unternehmensveranstaltung sicher, dass Sie als Organisator über die richtige technische Infrastruktur verfügen, einschließlich einer stabilen Internetverbindung und Computer­ausstattung (Kopfhörer, Lautsprecher, eine funktionierende Kamera usw.). Außerdem sollten Sie Proben durchführen, um potenzielle Probleme zu vermeiden.

Am Tag der Veranstaltung denken Sie daran, die Teilnehmer zu begrüßen und sie mit dem Zweck des Treffens vertraut zu machen. Nutzen Sie eine Vielzahl von Aktivitäten und machen Sie regelmäßige Pausen. Wenn möglich, stellen Sie den Teilnehmern Getränke und Snacks zur Verfügung. Der Schlüssel zu einer erfolgreichen virtuellen Veranstaltung besteht darin, die Teilnehmer zu engagieren und sich an veränderte Umstände anzupassen – versuchen Sie, dies während der gesamten Veranstaltung im Hinterkopf zu behalten.

Zusammenfassung

Wenn sie richtig organisiert ist, kann ein Online-Team-Building-Treffen oder eine andere Veranstaltung genauso attraktiv und effektiv sein wie eine traditionelle, obwohl sie sicherlich einen anderen Ansatz erfordern. Sie erfordern jedoch weniger Arbeit und damit weniger Ressourcen. Ob Sie eine Online- oder Offline-Veranstaltung planen, Sie können Ihre Arbeit erleichtern, indem Sie Firmbee, unsere Projektmanagement-Software, verwenden. In Firmbee können Sie Kanban-Boards nutzen, um Aufgaben zuzuweisen, To-Do-Listen zu erstellen, Prioritäten zu setzen und das Budget an einem Ort zu kontrollieren.

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