Projektinitiierungsphase – worauf sollte man achten? | #16 Einstieg in das Projektmanagement

Die Projektinitiierungsphase beginnt mit einer Idee für ein Vorhaben. Sie endet jedoch mit einer verbindlichen Entscheidung, das Projekt zu starten. Bevor es an die Planung des Budgets, die Auswahl der Implementierungsmethode und die Zusammensetzung des Teams geht, erstellt der Projektmanager einen Entwurf der Vision und des Ziels des Projekts. Was benötigt also besondere Aufmerksamkeit während der Initiierungsphase?

Projektinitiierungsphase – Inhaltsverzeichnis:

1. Einführung
2. Dokumente und Interessengruppen
3. Bestimmen, wie das neue Projekt verwaltet werden soll
4. Von der Initiierung zur Planung
5. Zusammenfassung

Einführung

Die Projektinitiierungsphase findet nur einmal statt, unabhängig von der Implementierungsmethode. Ihr Zweck ist es, zu definieren, worum es in dem Projekt geht. Es ist auch der beste Zeitpunkt, ein Projekt abzubrechen, wenn ernsthafte Zweifel an seiner Durchführbarkeit bestehen. In dieser frühen Phase wird die Organisation keine hohen Kosten verursachen, während es für den Projektmanager relativ einfach ist, sich von einem noch skizzenhaften Projekt zu trennen. Wenn jedoch ein neues Projekt vielversprechend erscheint, worauf sollte man während seiner Initiierungsphase achten?

Dokumente und Interessengruppen

Nach den ersten Vereinbarungen ist es an der Zeit, eine Machbarkeitsstudie und ein Projektauftrag zu erstellen. Das erste Dokument wird die Erfolgschancen unseres Vorhabens bestimmen. Im zweiten wird der Projektmanager einen skizzenhaften Rahmen für das Vorhaben erstellen. Obwohl es noch an Details mangelt, sind es diese beiden Dokumente, die dazu dienen werden, die Interessengruppen davon zu überzeugen, dass das neue Projekt verfolgt werden sollte.

Aber wer muss überzeugt werden? Dies wird ebenfalls durch die Projektinitiierungsphase bestimmt, in der das Interessengruppenregister erstellt wird. Dies ist eine Liste von Personen, die direkt mit dem Projekt verbunden sind, d.h. Vertreter des Kunden, des Vorstands der Organisation oder potenzielle Auftragnehmer, unter anderem. Die Interessengruppen können jedoch auch Personen umfassen, die indirekt von der Umsetzung unseres Projekts betroffen sein werden. Dazu könnten beispielsweise die Anwohner der Straße gehören, in der wir die Arbeiten durchführen, oder die Mitarbeiter der Kundenservicestelle, in der wir die Automatisierung umsetzen werden. Sie werden nicht am Projekt beteiligt sein, aber unsere Maßnahmen werden ihr Lebens- oder Arbeitsumfeld verändern.

Bestimmen, wie das neue Projekt verwaltet werden soll

Aber wer ist an der Vorbereitung der Pläne für das neue Vorhaben beteiligt? Der Projektmanager ist in erster Linie dafür verantwortlich. Er oder sie hat Kontakt zu den Personen aufgenommen, die die Ausführung des Projekts überwachen werden, und klärt mit ihnen unter anderem folgende Fragen:

• Verantwortlichkeiten
• Kommunikationswege – formal, wie Berichterstattung, und informell, wie Fragen zu laufenden Themen in der Projektplanung und -umsetzung
• Toleranzbereiche – zum Beispiel für das Budget und die Durchlaufzeit eines geplanten Projekts oder die eingegangenen Risiken.

Wenn mehr Personen im Vorstand in das Projekt einbezogen werden, wird manchmal zu diesem Zweck ein Treffen namens Initiierungsmeeting abgehalten. Es findet normalerweise statt, wenn der Projektmanager bereits an den ersten Versionen der oben genannten Dokumente gearbeitet hat:

• Machbarkeitsstudie
• Projektauftrag
• Interessengruppenregister und manchmal eine vorläufige Version des
• Risikofaktorenregisters.

Von der Initiierung zur Planung

Der einfachste Weg, den Unterschied zwischen Projektinitiierung und Planung zu verdeutlichen, besteht darin, die Schlüsselfragen zu stellen, die in beiden Phasen beantwortet werden müssen. Ihr Vergleich ist in der folgenden Tabelle dargestellt:

INITIIERUNGSFASE	PLANUNGSFASE
Was ist die Vision des Projekts?	Was ist das Startdatum des Projekts?
Was ist das Ziel des Projekts?	Wann werden wir den ersten Meilenstein erreichen?
Was wird die Umsetzung des Projekts in der Organisation oder beim Kunden verändern?	Welches Teammitglied wird für das Änderungsmanagement verantwortlich sein?
Wird es profitabel sein, das Projekt umzusetzen?	Wie viel des Budgets sollte für Tests eingeplant werden?
Wie hoch ist das Risiko eines Projektmisslingens?	Gefährdet das erhöhte Risiko während Aufgabe A die Durchführung von Aufgabe B?

Die Planung ist detaillierter – sie neigt dazu, Fragen darüber zu beantworten, wie etwas zu tun ist, sowie Fakten über den Zeitrahmen der Umsetzung und das Budget. Die Initiierung hingegen konzentriert sich auf Fragen zum übergeordneten Zweck und Sinn sowie auf die Durchführbarkeit des Projekts als Ganzes.

Obwohl die Planung oft gleichzeitig innerhalb der Initiierungsphase und vor dem formalen Start des Projekts stattfindet, haben diese beiden Bereiche des Projekts einen unterschiedlichen Umfang. Die Planungsphase kann während des Projekts viele Male wiederkehren. Dies liegt daran, dass es darum geht, wie und in welcher Reihenfolge spezifische Aufgaben ablaufen und Ziele, die zur Erreichung des Projektziels führen, umgesetzt werden. Die Initiierungsphase hingegen konzentriert sich darauf, das Projektziel zu definieren und zu bewerten, ob dessen Umsetzung überhaupt möglich und sinnvoll ist. Wenn ja, umfasst ein Teil dieser Phase auch die Überzeugung der wichtigsten Interessengruppen.

Zusammenfassung

In der Projektinitiierungsphase stellen Sie sich immer wieder die grundlegendste Frage: Macht es Sinn, dieses Projekt umzusetzen? Schließlich wird die endgültige Antwort, einmal gegeben, die Initiierungsphase sozusagen abschließen und festlegen. Dies wird die Richtung und den Umfang der Arbeit des Projektteams für die gesamte Dauer der geplanten Aktivitäten bestimmen.

Um die richtige Wahl zu treffen, lohnt es sich, Energie in die sorgfältige Vorbereitung von Dokumenten und die Etablierung eines klaren Managementweges für das neue Projekt zu investieren. Diese Investitionen werden sich in den nächsten Phasen seiner Umsetzung sicher auszahlen.

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