KI-unterstützte Prozessautomatisierung. Wo anfangen? | KI im Geschäft #50

Die Rolle von KI in der Automatisierung von Geschäftsprozessen

KI verändert die Automatisierung von Geschäftsprozessen auf mehrere wichtige Arten:

• macht die Prozesskartierung einfach – die Erstellung detaillierter Prozesskarten für die Workflow-Analyse kann extrem zeitaufwendig und anfällig für menschliche Fehler sein. KI automatisiert die Prozesskartierung und erstellt schnell effektive Grafiken, indem sie Daten aus Ereignisprotokollen analysiert. Dies macht die Kartierung schneller, genauer und effizienter,
• ermöglicht Änderungen in Echtzeit – einer der großen Vorteile von KI ist die Fähigkeit, Prozesse in Echtzeit zu überwachen, nicht nur im Nachhinein. Dies ermöglicht eine dynamische Anpassung an sich ändernde Bedingungen. Zum Beispiel kann KI automatisch Schritte neu anordnen oder neue Prozesspfade erstellen, um mit erhöhten Arbeitslasten umzugehen,
• automatische Mustererkennung – KI erkennt sofort Muster, die tief in den Daten verborgen sind, wie z.B. Gründe für Verzögerungen in Prozessen. Im Einstellungsprozess kann sie die Phasen identifizieren, in denen Kandidaten am wahrscheinlichsten ausscheiden. Diese Erkenntnisse ermöglichen eine gezielte Optimierung,
• Automatisierung repetitiver Aufgaben – durch Automatisierung kann künstliche Intelligenz die Rechnungsstellung, Dateneingabe und den Dokumententransfer zwischen Systemen sowie andere monotone Aufgaben übernehmen. Dies ermöglicht es den Mitarbeitern, anspruchsvollere Projekte anzugehen.

Wie kann intelligente Automatisierung ein Unternehmen transformieren?

Intelligente Prozessautomatisierung kann ein Unternehmen mit demselben Team in dem Bereich, in dem es KI implementiert hat, effizienter machen. Intelligente Prozessautomatisierung kann die Leistung eines Unternehmens hauptsächlich in den folgenden Bereichen verbessern:

• Produktion,
• Marketing,
• Kundenservice,
• Logistik.

Zum Beispiel hat ein Volkswagen-Werk in Deutschland “kollaborative Roboter” eingesetzt, um Seite an Seite mit Arbeitern in der Motorenmontage zu arbeiten. Diese Roboter übernehmen die körperlich anspruchsvollsten Aufgaben, verhindern Verletzungen und verbessern gleichzeitig die Qualität und Produktionsgeschwindigkeit.

Die Automatisierung des Kundenserviceprozesses ist den meisten Menschen aus ihren Erfahrungen mit Banken oder der Versicherungsbranche bekannt. Hier wird ein großer Teil des Kaufprozesses von virtuellen KI-Agenten übernommen, die repetitive Aufgaben ausführen können – von der Automatisierung der Policenbearbeitung bis hin zum Verkauf von Finanzprodukten und Vorschlägen zur Bearbeitung von Ansprüchen. Bots können Kundenanfragen rund um die Uhr beantworten und Ansprüche bis zu 2,5 Mal schneller bearbeiten als Agenten.

Automatisierte Lieferplanungsalgorithmen sind ebenfalls das Gebiet der intelligenten Prozessautomatisierung:

• Optimierung von Lieferwegen,
• automatische Anpassung der Bestandsniveaus, ob
• die Erhöhung der Liefergeschwindigkeit
• in eine höhere Kundenzufriedenheit, reduzierte gefahrene Kilometer und Einsparungen durch weniger gelagerte Waren übersetzt.

Die ersten Schritte zur intelligenten Prozessautomatisierung in Ihrem Unternehmen. Wo fangen Sie an?

Wenn Sie die Vorteile der intelligenten Prozessautomatisierung in Ihrem Unternehmen nutzen möchten, überlegen Sie zu Beginn, welchen Bereich des Unternehmens Sie automatisieren möchten. Vollständig digitale Prozesse sind am einfachsten zu optimieren, während die größten Einsparungen durch die Automatisierung von Produktions- und Logistikprozessen erzielt werden können. Hier sind einige bewährte Praktiken, die Sie unabhängig von Ihrem gewählten Implementierungsbereich beachten sollten:

• Fangen Sie klein an – beginnen Sie mit einem eingegrenzten Pilotprojekt, das sich auf 1-2 repetitive Prozesse konzentriert, die anfällig für menschliche Fehler sind. Definieren Sie zu Beginn der Planung klar die Ziele und Erfolgskriterien,
• Wählen Sie die richtigen Prozesse – suchen Sie nach repetitiven Aufgaben mit klaren Regeln, die keine Entscheidungsfindung erfordern. Diese sind ideale Kandidaten für die Automatisierung,
• Sprechen Sie mit Mitarbeitern und Kunden – beziehen Sie alle Interessengruppen frühzeitig ein, um deren Input und Unterstützung zu erhalten. Lassen Sie sie helfen, die Ziele und Erfolgskriterien für die Automatisierung von Geschäftsprozessen zu definieren. Dies wird die Implementierung sicherlich erleichtern,
• Entwickeln Sie Kennzahlen – überlegen Sie, ob Ihnen Zeitersparnis, Fehlerreduzierung oder Kostenreduzierung am wichtigsten sind. Prüfen und teilen Sie die Ergebnisse, um den Wert zu zeigen und die Ausweitung der Automatisierung zu rechtfertigen,
• Feiern Sie kleine Erfolge – suchen Sie nach den ersten Automatisierungserfolgen, um sofort den Wert der implementierten Lösungen zu demonstrieren. Dies schafft eine gute Grundlage für größere Initiativen und motiviert die Mitarbeiter, nach Prozessen in ihren Aufgaben zu suchen, die automatisiert werden können.

Welche KI-Tools zur Automatisierung von Prozessen verwenden?

Zu den beliebtesten No-Code-Tools für die Prozessautomatisierung gehören Zapier und Make. Sie sind einfach zu bedienen, sodass Sie die Möglichkeit haben, schnell einen Prototyp einer Lösung zu erstellen, zum Beispiel:

• regelbasierter Chatbot,
• Lead-Management,
• Produkt-Onboarding.

Quelle: Zapier (https://zapier.com/)

Leider ist die Leistung von mit ihrer Hilfe erstellten Lösungen oft unzureichend für den Einsatz in Unternehmen im größeren Maßstab. Daher werfen wir einen Blick auf Beispiele für Prozessautomatisierungslösungen, die für Unternehmen entwickelt wurden.

Appian BPM Suite

Die Appian BPM Suite ist eine Software für das Geschäftsprozessmanagement, die künstliche Intelligenz (KI) nutzt, um Geschäftsprozesse zu optimieren und zu automatisieren. Hier sind einige ihrer Funktionen und Vorteile:

• ermöglicht die Erstellung von Prozessen durch Ziehen und Ablegen von Elementen im Diagramm – keine Programmierung erforderlich,
• Sie können das richtige Werkzeug für Ihre Aufgaben auswählen, wie z.B. API-Integration, RPA, KI, Geschäftsregeln und andere,
• bietet skalierbare Automatisierung durch eine sichere Architektur,
• ermöglicht eine flexible Anpassung der Prozesse an sich ändernde organisatorische und Marktbedürfnisse,
• hilft bei der Erstellung einfacher Anwendungen für den Einsatz im Unternehmen und bietet KI-Tipps und Ratschläge im Prozessmodellierer von Appian,
• verfügt über Echtzeitverfolgung und -messung der Prozessleistung, um die Einhaltung sicherzustellen, die Effizienz zu steigern und Fehler zu reduzieren.

Das KI Skill Designer-Tool von Appian ermöglicht die sichere Verarbeitung von Inhalten im großen Maßstab mithilfe künstlicher Intelligenz, was in der Erstellung benutzerdefinierter Machine-Learning-Modelle auf privaten Daten resultiert und die Schaffung einzigartiger KI-Lösungen ermöglicht, die auf die Geschäftsbedürfnisse zugeschnitten sind, ohne dass Datenwissenschaftskenntnisse erforderlich sind. Mit dem KI Skill Designer können Sie KI auf wichtige Anwendungsfälle wie E-Mail-Klassifizierung, Dokumentenklassifizierung und Dokumentenextraktion anwenden – alles innerhalb einer Low-Code-Lösung. Um den KI Skill Designer zu verwenden, fügen Sie einfach das KI-Modul hinzu, wie Sie es mit jedem anderen Designobjekt tun würden, ohne dass Drittanbietersoftware oder Datensätze erforderlich sind.

Quelle: Appian (https://appian.com/)

ADONIS BPM Suite

ADONIS ist ein Tool, das in seiner Funktionsweise der Appian BPM Suite ähnlich ist. Es wird verwendet, um Geschäftsprozesse (BPM) zu verwalten, hilft bei der Erstellung und Optimierung von Prozessen und erstellt sogar einen digitalen Zwilling einer Organisation (digital twin). ADONIS bietet viele Funktionen, wie:

• Modellierung von Prozessen mit BPMN-Grafiknotation und Erstellung vollständiger Prozessdokumentationen in einer einzigen Datenbank,
• Analyse und Optimierung von Prozessen mithilfe dynamischer Diagramme und Simulationen,
• Teilen und Validieren von Prozessinformationen über das Prozessportal,
• Zusammenarbeit und Einbeziehung aller Interessengruppen in das Management von Prozessen durch Kommentare, Austausch von Informationen und Ideen.

Eine zusätzliche Funktion von ADONIS ist Elli, ein Chatbot, der den Benutzern hilft, das Tool zu bedienen. Elli beantwortet Fragen in natürlicher Sprache und gibt Ratschläge, wie man Inhalte im ADONIS-Repository sucht, sowie zur Nutzung des Tools. Sie bietet auch zusätzliche Informationen zu bestimmten Themen oder leitet die Benutzer zu nützlichen Online-Ressourcen auf BPM-Webseiten.

Zusammenfassung. Warum in KI-gestützte Prozessautomatisierung investieren?

Die durch künstliche Intelligenz unterstützte Prozessautomatisierung ist nicht mehr nur ein Traum von Futuristen, sondern wird in vielen Geschäftsbereichen zum Standard. Die Investition in solche Lösungen bringt greifbare Vorteile, wie erhöhte Effizienz, reduzierte Betriebskosten und verbesserten Kundenservice.

Aber warum in KI-gestützte Prozessautomatisierung investieren? Hier sind einige wichtige Gründe:

1. Steigerung der Produktivität und Effizienz. Die Automatisierung von Geschäftsprozessen mit KI ermöglicht es, repetitive Aufgaben schneller und genauer zu erledigen. Dies reduziert die Arbeitslast der Mitarbeiter, ermöglicht es ihnen, sich auf strategischere Aspekte ihrer Arbeit zu konzentrieren, und erhöht die Gesamtproduktivität des Unternehmens.
2. Kostenreduzierung. Die Automatisierung von Aufgaben, die zuvor manuelle Eingriffe erforderten, senkt die Betriebskosten. Organisationen können menschliche Ressourcen besser nutzen und gleichzeitig Fehler und Verzögerungen minimieren.
3. Verbesserung der Servicequalität. Künstliche Intelligenz kann riesige Datenmengen schneller und genauer analysieren als Menschen. Infolgedessen können Unternehmen die Bedürfnisse der Kunden besser verstehen und schneller darauf reagieren, was zu einer höheren Servicequalität führt.
4. Flexibilität und Skalierbarkeit. KI ermöglicht es Unternehmen, sich schnell an sich ändernde Marktbedingungen anzupassen und Prozesse leicht zu skalieren, während das Unternehmen wächst.
5. Innovation und Wettbewerbsvorteil. Unternehmen, die in intelligente Automatisierungslösungen investieren, werden oft zu führenden Unternehmen in ihren Branchen. Technologische Innovationen führen zu besseren Produkten und Dienstleistungen, was wiederum neue Kunden anzieht.

In einer Ära, in der sich die Technologie schnell entwickelt und der Wettbewerb auf dem Markt ständig zunimmt, könnten Unternehmen, die die Möglichkeiten der KI in der Prozessautomatisierung nicht nutzen, zurückgelassen werden. Deshalb ist es so wichtig, nicht nur die Entwicklung der Technologie zu verfolgen, sondern sie auch aktiv in ihre Geschäftsprozesse zu implementieren.

Abschließend ist es wichtig zu beachten, dass KI-gestützte Automatisierung nicht nur eine Frage der Technologie ist, sondern auch eine neue Denkweise über das Geschäft. Die Einbindung von KI in Geschäftsprozesse ist nicht nur eine Investition in Technologie, sondern vor allem eine Investition in die Zukunft des Unternehmens. Es ist eine Transformation, die oft herausfordernd ist, aber die Tür zu neuen Möglichkeiten und Innovationen öffnet, die das Gesicht Ihrer Organisation verändern können.

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