Der Bereich der Planung im Projektmanagement | #17 Einstieg ins Projektmanagement

Die Planung im Projektmanagement dauert so lange wie das gesamte Projekt. Zuerst wird das umfassendste Bild erstellt, Meilensteine werden gesetzt und die wichtigsten Umsetzungsbereiche, manchmal als Epics bezeichnet, werden identifiziert. Allerdings gibt es selbst am Tag vor dem Projektabschluss noch ein Abschlussbesprechung, die geplant werden muss.

Planung im Projektmanagement – Inhaltsverzeichnis:

1. Planung im Projektmanagement – Einführung
2. Projektbereiche
3. Planungsbereich
4. C.L.E.A.R
5. Zusammenfassung

Einführung

Im traditionellen Wasserfallansatz gab es eine Planungsphase, die der Projektumsetzung vorausging. In dieser Phase sollte ein detaillierter Zeitplan mit Meilensteinen erstellt und die Budgetressourcen auf die verschiedenen Aufgaben verteilt werden. Sobald die Planung im Projektmanagement abgeschlossen war, genügte es, mit der Umsetzung fortzufahren und die abgeschlossenen Aufgaben Schritt für Schritt abzuhaken. Die Realität des Projektmanagements hat sich jedoch stark von dem idealisierten Bild entfernt, in dem die Planungs- und Umsetzungsphasen eines Projekts leicht voneinander getrennt werden können.

Projektbereiche

Das neueste PMBOK bezieht sich nicht mehr auf aufeinanderfolgende Phasen der Projektplanung und -ausführung. Stattdessen hat der Bereich des Projektmanagements Leistungsbereiche unterschieden, die die Bereiche sind, in denen ein Projekt stattfindet, anstatt dessen zeitlichen Rahmen. Tatsächlich sind diese Bereiche:

• Stakeholder
• Team
• Methoden und Projektlebenszyklus
• Planung
• Projektumsetzung
• Erbringung von Ergebnissen
• Überwachung
• Unsicherheiten und Risiken

Sie vermischen sich und überschneiden sich an vielen Stellen. Allerdings macht es einfacher, über Bereiche statt über Phasen zu sprechen, um zwischen dem Projektlebenszyklus und der angewandten Arbeitsweise zu unterscheiden. In vielen Ansätzen finden Planung, Ausführung und Ergebniserbringung während des Projekts mehrfach statt.

Planungsbereich

Mit der Planung im Projektmanagement wird das Projekt organisiert, koordiniert und zielgerichtet durchgeführt. Das Wissen und die Fähigkeiten, die während der Projektausführung erworben werden, werden kontinuierlich angepasst, um das Projektziel am effektivsten zu verfolgen. Aus diesem Grund wird der Planungsbereich im PMBOK definiert als:

“Der Tätigkeitsbereich, der die Aktivitäten und Funktionen umfasst, die mit der anfänglichen, laufenden und sich entwickelnden Organisation und Koordination verbunden sind, die notwendig sind, um Projektergebnisse und -ergebnisse zu liefern.”

Das bedeutet, dass Elemente der Planung in fast jedem Moment des Projekts zu finden sind. Sie sind in der Initiierungsphase präsent, wenn die Arbeiten zur Umsetzung des Projekts noch nicht begonnen haben, aber auch in den letzten Phasen, in denen die Ergebnisse der Teamarbeit getestet und am Standort des Kunden implementiert werden.

Mit dem Planungsbereich sind Dokumente und Werkzeuge verbunden, die zusammen als Artefakte bekannt sind. Obwohl sie hauptsächlich im Bereich der Projektplanung verwendet werden, werden sie oft auch in anderen Bereichen eingesetzt. Zum Beispiel:

• Backlog – nimmt oft die Form von Kanban-Boards an und ist eine Sammlung von Aufgaben, die zur Ausführung geplant sind, gehört auch zum Bereich der Projektausführung,
• Projektmanagementplan – gilt auch für Stakeholder-Bereiche und Projektumsetzung,
• Risikomanagementplan – gehört ebenfalls zum Bereich der Unsicherheit und des Risikos.

Dennoch ist der wichtigste Aspekt der Planung, einen Handlungsplan zu erstellen, der zur effektiven Verwirklichung des Projektziels führt.

C.L.E.A.R

C.L.E.A.R. ist eine der Methoden zur Formulierung von Zielen. Sie wurde von Adam Crick formuliert. Das Akronym erweitert sich wie folgt:

• C – Collaborativ oder Geteilt – bei der Planung eines Projektziels ist es wichtig, das Projektteam zur Zusammenarbeit zu ermutigen
• L – Begrenzt oder Eingeschränkt – der Rahmen des geplanten Projekts muss definiert und allen Interessierten bekannt sein
• E – Emotional oder Emotional Beeinflusst – das Ziel des Projekts sollte aus seiner Vision die Fähigkeit erben, den Wunsch nach Verwirklichung zu wecken
• A – Wertschätzbar – ein Ziel zu planen, das zu klein ist, funktioniert einfach nicht für die Vorstellungskraft, es sollte die Messlatte hoch genug setzen, um Ambitionen zu stimulieren
• R – Verfeinerbar, was bedeutet, dass es in der Lage ist, seine Form zu ändern und sich unter neuen Bedingungen anzupassen

Der letzte Punkt der C.L.E.A.R.-Methode ist besonders wichtig für den Planungsbereich. Dies liegt daran, dass er die Notwendigkeit betont, das Ziel an die Bedingungen der Projektumsetzung anzupassen und die Kontinuität des Planungsprozesses.

Die Anwendung von C.L.E.A.R. kann bei der effektiven Planung zur Erreichung eines Projektziels helfen. Dies liegt daran, dass sie den Planungsbereich mit dem Team-Bereich verbindet. Dieser wird wiederum manchmal marginalisiert, wenn gängige Methoden zur Formulierung von Zielen, wie zum Beispiel SMART, verwendet werden. Es lohnt sich also, die beiden Methoden zu kombinieren, um ein umfassenderes Bild und interessantere Planungsmöglichkeiten zu gewinnen.

Der Bereich der Planung im Projektmanagement. Zusammenfassung

Der Planungsbereich ist allgegenwärtig im Projektmanagement. Er begleitet fast alle Aktivitäten des Projektmanagers. Dies liegt daran, dass er bereits in der Initiierungsphase präsent ist, die definiert, wofür das Projekt gedacht ist. Im Gegenzug spielt er eine wichtige Rolle bei der anfänglichen Planung, Terminierung und Definition von Projektmeilensteinen. Bei der Planung von Projektaufgaben ist jedoch das Wichtigste, im Sinne von Lean zu handeln, das heißt, nur das im Detail zu planen, was die Planung erfordert. Und Anpassung, d.h. das sofortige Nutzen des während des Projekts gewonnenen Wissens zur Verbesserung der Effizienz der Abläufe.

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