Arten von Projektbesprechungen | #33 Einstieg in das Projektmanagement

Kick-off und Abschluss, konfrontativ und verhandlungsorientiert, täglich und kontrollierend… Sie unterscheiden sich in den Teilnehmern, der Dauer sowie der Agenda. Dennoch haben alle Projektbesprechungen eines gemeinsam: Während dieser präsentieren die mit dem Projekt verbundenen Personen Probleme oder Ergebnisse und diskutieren gemeinsam die Umsetzung von Aufgaben.

Arten von Projektbesprechungen – Inhaltsverzeichnis:

1. Einführung
2. Planung
3. Nach Lösungen suchen
4. Entscheidungsfindung
5. Ergebnisse kontrollieren
6. Zusammenfassung der Aktivitäten
7. Zusammenfassung

Einführung

PMBOK unterscheidet bis zu 16 Arten von Besprechungen, die entscheidend für ein effizientes Projektmanagement sind! Jede von ihnen hat einen spezifischen Zweck und eine Liste von Teilnehmern, deren Anwesenheit für das Stattfinden der Besprechung notwendig ist. Wir werden nicht alle Arten auflisten, sondern uns auf diese grundlegenden Arten konzentrieren und die Frage beantworten: “Warum werden Besprechungen abgehalten?”

Besprechungen werden sehr oft mit Zeitverschwendung assoziiert, aber sie sind von Natur aus ein zentraler Bestandteil eines Projekts und ein wesentliches Kommunikationsmittel. Damit dies der Fall ist, müssen die Teilnehmer den Zweck und idealerweise die Agenda der Besprechung kennen. Außerdem wird eine Person benötigt, die für den reibungslosen Ablauf verantwortlich ist. Heute werfen wir einen Blick auf die Arten von Besprechungen, die nach dem Zweck, den sie erfüllen, unterteilt sind.

Planung

Die Aufgabenplanung für das Projekt ist der Zweck von Kick-off-Besprechungen und wiederkehrenden Besprechungen, in denen das Team die Ziele und Vorgaben des Projekts diskutiert.

Eine Kick-off-Besprechung findet zu Beginn eines Projekts, seiner Phase oder einer bestimmten Iteration statt. Alle Teammitglieder und wichtigen Stakeholder nehmen daran teil, und ihre wesentlichen Bestandteile sind:

• Einander kennenlernen und Teammitglieder,
• Erwartungen festlegen
• Planung – den ersten Aktionsplan festlegen.

Aus einer gut durchgeführten Kick-off-Besprechung sollten alle Teilnehmer Motivation mitnehmen, um das Projekt zu starten, und ein klares Verständnis:

• Projektziel,
• Erwartungen, die an sie gestellt werden,
• Verfügbare Ressourcen und deren Nutzung,
• Die Aufteilung von Rollen und Verantwortlichkeiten im Projekt,
• Der Zeitrahmen und der Umfang des Projekts,
• Die Aufgaben, mit denen sie beginnen sollten.

Während der folgenden Kick-off-Besprechungen und Planungsbesprechungen findet eine schrittweise Anpassung des Projektplans an die Umstände seiner Umsetzung statt. Das Team plant detailliertere Aufgaben, um Ziele und Wege zu deren Erreichung zu definieren. So ist es auch mit der Suche nach Lösungen beschäftigt.

Nach Lösungen suchen

Wege zu finden, um mit Schwierigkeiten umzugehen, die während der Projektdurchführung auftreten, ist das Ziel von beliebten Brainstorming- und vertieften Problembesprechungen.

Der Zweck von Brainstorming besteht darin, zahlreiche Ideen und potenzielle Lösungen für ein Problem oder eine Herausforderung zu generieren. Sie beinhalten normalerweise nur Mitglieder des Projektteams und manchmal eingeladene Stakeholder. Obwohl sie oft dafür kritisiert werden, dass sie Menschen begünstigen, die gerne schnell, viel und laut sprechen, sind sie ein großartiges Werkzeug zur Generierung zahlreicher Ideen, die dann in einer ruhigeren Atmosphäre diskutiert werden können.

Problemlösungsbesprechungen sind eine natürliche Fortsetzung von Brainstorming-Sitzungen. Hier werden Lösungen detaillierter diskutiert, damit genauere, ausgewogene Entscheidungen getroffen werden können.

Entscheidungsfindung

Entscheidungsfindungsbesprechungen finden statt, um verfügbare Optionen zu diskutieren und eine Einigung über eine bestimmte Maßnahme zu erzielen. Wenn sie die Umsetzung von Zielen betreffen, nimmt nur das Projektteam teil. Wenn hingegen die Entscheidungen Fragen mit erheblichen Auswirkungen betreffen, nehmen auch wichtige Stakeholder daran teil.

Wichtige Entscheidungen werden bei der “Gipfel”-Besprechung, dem Lenkungsausschuss, getroffen. PMBOK definiert sie als “eine Besprechung, in der hochrangige Stakeholder dem Projektteam Richtung und Unterstützung geben und Entscheidungen außerhalb der Autorität des Projektteams treffen.”

Ergebnisse kontrollieren

Besprechungen zur Weitergabe und Analyse von Informationen über die Ergebnisse der Projektarbeit finden regelmäßig statt. Sie werden “Status-Update-Besprechungen” oder einfach “Statusbesprechungen” genannt. Sie ermöglichen es, schnell ungünstige Veränderungen im Funktionieren des Teams zu identifizieren und auf auftretende Risiken zu reagieren.

Zusammenfassung der Aktivitäten

Zyklische Zusammenfassungen der Aktivitäten finden während Zusammenkünften statt, die Retrospektiven genannt werden. Sie werden am Ende jeder wichtigen Phase des Projekts abgehalten, zum Beispiel wenn ein Meilenstein erreicht wird. Ihr Zweck ist es, mit dem Team über die durchgeführten Aufgaben und die Art und Weise, wie die Teammitglieder zusammenarbeiten, nachzudenken.

Zusätzlich zur Retrospektive erwähnt PMBOK eine interessante Art von Besprechung, die darauf abzielt, aus vergangenen Aktivitäten zu lernen, die “Lessons Learned” genannt wird. Sie wird verwendet, um die aus dem gesamten Projekt oder einer ausgewählten Phase gewonnenen Erkenntnisse zusammenzufassen und zu teilen. Ihr Ergebnis sollte eine Verbesserung der Leistung des Projektteams sein, die durch ein größeres Bewusstsein für gemachte Fehler sowie durch die konsequente Anwendung guter Praktiken erreicht wird. Sie können “Lessons Learned”-Besprechungen ansetzen, um Situationen im Team zu diskutieren, die besser hätten gelöst werden können. Sie sind jedoch am häufigsten den Erfolgen gewidmet, die das Team wiederholen möchte, und Lösungen, die sehr gute Ergebnisse erzielt haben.

Zusammenfassung

Die Hauptziele der Projektbesprechungen sind:

• Kommunikation zu erleichtern,
• Probleme zu lösen,
• Entscheidungen zu treffen, und
• den Fortschritt der Projektarbeit zu verfolgen.

Der Schlüssel zu ihrer Effektivität ist Transparenz. Jede Projektbesprechung sollte einen klaren Zweck, eine Agenda und eine Liste von Teilnehmern haben, und wenn möglich, einen Moderator, dessen Anwesenheit dazu beitragen kann, dass sie reibungslos und effizient abläuft.

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