Die Verfolgung von Rekrutierungs-KPIs und die Optimierung der laufenden Prozesse sollten zu den Hauptzielen gehören, die eine Organisation jederzeit verfolgt: sowohl in guten als auch in schlechten Zeiten. Tatsächlich ist es für ein Unternehmen notwendig, ständig zu analysieren, ob die bestehenden Tätigkeitsbereiche Verbesserungen benötigen – nicht nur, um neue Eingeständnisse zu machen. Heute werden wir präsentieren, welche Key Performance Indicators (KPIs) im Rekrutierungsprozess messenswert sind und welche Sie verbessern können.
Die unten aufgeführten Indikatoren sind natürlich nicht alle Kennzahlen, um die Effektivität der bestehenden Prozesse zu untersuchen, aber sie sind zweifellos die relevantesten. Jedes Unternehmen, das die Verbesserung und Optimierung der Arbeit der HR-Abteilung betont, sollte sie von Anfang an gewissenhaft berücksichtigen.
Der erste der besprochenen Rekrutierungs-KPIs zeigt am besten die Effektivität der HR-Abteilung und der durchgeführten Aktivitäten. Die Zeit bis zur Einstellung bezieht sich auf den Zeitraum, der vom Beginn bis zum Ende des Rekrutierungsprozesses vergangen ist – das heißt, von der ersten Veröffentlichung einer Anzeige bis zur Entscheidung, einen der Kandidaten einzustellen, und deren Annahme des Angebots (nicht der Unterzeichnung des Vertrags).
Laut den Daten von LinkedIn dauert dieser Prozess im Durchschnitt etwa 40 Tage (mehr in technischen und finanziellen Branchen, weniger im Vertrieb oder Kundenservice)1 – wenn der betreffende Indikator also auf einem ähnlichen Niveau liegt, kann man schließen, dass die HR-Abteilung sehr effektiv funktioniert. Man sollte jedoch auch berücksichtigen, dass die kurze Zeit zur Gewinnung eines neuen Mitarbeiters auch auf die Attraktivität des Angebots, die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens auf dem Markt oder die Passung der offenen Position zu den zu diesem Zeitpunkt vorhandenen Kompetenzen der Arbeitssuchenden zurückzuführen sein kann.
Die zweiten wichtigen Rekrutierungs-KPIs ergeben sich aus der Erfassung aller Ausgaben, die mit der Suche und Einstellung von Mitarbeitern verbunden sind (von der Veröffentlichung der Anzeige bis zur Zahlung von Prämien für etwaige Empfehlungen), und der anschließenden Division dieses Betrags durch die Anzahl der eingestellten Personen. Auf diese Weise erhalten Sie Informationen darüber, wie viel es im Durchschnitt kostet, eine Person einzustellen.
Wie im Fall der Zeit bis zur Einstellung – je niedriger der Wert, den dieser Indikator annimmt, desto besser für das Unternehmen, da weniger Geld für den Prozess der Mitarbeitergewinnung ausgegeben werden kann. Hohe Werte dieses Indikators erfordern die Suche nach Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass die verschiedenen Phasen nicht solche hohen Kosten verursachen (z. B. Verbesserung der Stellenanzeige, um die Werbekosten zu senken). Die durchschnittlichen Kosten für die Einstellung weltweit betragen laut der Society for Human Resource Management (SHRM) etwa 4.500 US-Dollar.
Die Annahmerate des Angebots ist einer der wichtigsten Rekrutierungs-KPIs, da sie es uns ermöglicht zu prüfen, ob das Angebot, das wir vorbereitet haben, für Arbeitssuchende attraktiv ist und in der richtigen Weise auf die Erwartungen des Arbeitsmarktes reagiert.
Um sie zu berechnen, teilen Sie die Anzahl der angenommenen Stellenangebote durch die Gesamtzahl der abgegebenen Angebote und manchmal auch durch die Anzahl der offenen Stellen. Unter Berücksichtigung dieses Verhältnisses können Sie Schritte unternehmen, um verschiedene Elemente des Angebots (Gehalt, Vorteile, Aufgaben der Position usw.) zu ändern, um sicherzustellen, dass die Anzahl der angenommenen Angebote so hoch wie möglich ist.
Die Durchführung von Aktivitäten zur Gewinnung neuer Mitarbeiter erfolgt in der Regel über verschiedene Arten von Kanälen, die jedes Mal Kosten verursachen. Im Fall von Portalen, die für diesen Zweck ausgelegt sind, sind es die Kosten für die Veröffentlichung einer Anzeige und Nachbesetzungsprovisionen, während wir in sozialen Medien auf das Werbebudget achten, das für Stellenanzeigen bereitgestellt wird.
Allerdings wird nicht jede der verwendeten Quellen notwendigerweise die erwarteten Ergebnisse in Form von erstens der Einreichung von Bewerbungen und zweitens der Einreichung wertvoller Bewerbungen liefern. Aus diesem Grund sollten Sie sorgfältig untersuchen, wie viele relevante Lebensläufe jeder Kanal bringt und diese mit den entstandenen Kosten vergleichen, um die Effektivität zu prüfen.
Last but not least möchten wir die Fluktuation neuer Mitarbeiter als einen der Rekrutierungs-KPIs erwähnen, der zeigt, wie viele neue Mitarbeiter innerhalb von 3 Monaten, sechs Monaten oder einem Jahr kündigen. Es ist wert, diese Zahl zu untersuchen, da sie Probleme im Betrieb des Unternehmens aufdecken kann.
Natürlich ist es kein vollständig aussagekräftiger Indikator – Menschen können letztendlich aufgrund fehlender geeigneter Fähigkeiten oder einer Fehlanpassung zum Team müde werden oder aus schwerwiegenden persönlichen Gründen kündigen. Es ist jedoch sinnvoll, die Gründe für schnelle Kündigungen zu untersuchen und zu überprüfen, ob es strikte interne Gründe gibt, die Sie beseitigen können.
Jedes Unternehmen sollte bestreben, die Verfolgung von Rekrutierungs-KPIs – einem der wichtigsten Prozesse in der Organisation – so effizient und in der Praxis so profitabel wie möglich zu gestalten. Aus diesem Grund ist es eine gute Idee, alle oben genannten KPIs im Auge zu behalten, sie miteinander zu vergleichen und dann die erzielten Ergebnisse in Bezug auf die Werte zu überprüfen, die Sie zu Beginn festgelegt haben, die Sie erreichen wollten.
Sie sollten besonderen Wert darauf legen, nach Korrelationen zwischen einzelnen Kennzahlen zu suchen, die darauf hinweisen könnten, dass in einem bestimmten Bereich (z. B. Elemente des Angebots) Verbesserungen erforderlich sind. Auf diese Weise können wir sicherstellen, dass die Beschaffungsprozesse so durchgeführt werden, dass die gewünschten Ergebnisse erzielt werden.
HR-Managerin mit einer ausgezeichneten Fähigkeit, eine positive Atmosphäre zu schaffen und ein wertvolles Umfeld für Mitarbeiter zu gestalten. Sie liebt es, das Potenzial talentierter Menschen zu erkennen und sie zu mobilisieren, um sich weiterzuentwickeln.
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