Wer braucht ein FMS? 5 Anzeichen, dass Sie in Ihrer Organisation ein Freelance-Management-System benötigen.

Wir haben bereits in dem Artikel „Wie hilft ein Freelance Management System Ihnen bei der Arbeit?“ über die Vorteile eines Freelance Management Systems geschrieben. Aber wie erkennt man, ob Ihr Unternehmen ein FMS benötigt? Was sind die Anzeichen, die darauf hindeuten, dass dieses System nicht nur die Verwaltung von Freelancern erleichtern, sondern auch die traditionellen Geschäftsmodelle in Ihrer Organisation verbessern würde? Heute gehen wir einige alarmierende Hinweise durch, die darauf hindeuten, dass ein Unternehmen auf ein modernes Freelancer-Management-System umsteigen muss.

5 Anzeichen, dass Sie ein FMS benötigen – Inhaltsverzeichnis:

1. Verzögerte Fristen
2. Arbeit, die in E-Mails verloren geht
3. Keine Möglichkeit, den Fortschritt zu überwachen
4. Ideen, die verblassen
5. Unerwartete und häufige Missverständnisse

Verzögerte Fristen

Wahrscheinlich haben wir alle in unserer Karriere schon einmal eine Situation erlebt, in der einige Aufgaben immer wieder aufgeschoben werden. Es betrifft nicht die Fälle von unvorhergesehenen Umständen wie Krankheit oder plötzlichen familiären Situationen. Die können jedem passieren. Wir sprechen von verspäteten Fristen, die mit Situationen zusammenhängen, in denen Freelancer mehrere Projekte zu erledigen haben und nicht wissen, wie sie sich organisieren sollen, um diese rechtzeitig abzuschließen.

Arbeit, die in E-Mails verloren geht

Die Nutzung von Freelancern, die an verschiedenen Standorten auf der ganzen Welt und damit in mehreren Zeitzonen arbeiten, hat viele Vorteile. Ein großes Hindernis bei einer solchen Zusammenarbeit über mehrere Zeitzonen hinweg ist das Fehlen einer geeigneten Plattform zur Kommunikation und zur Überprüfung des Arbeitsfortschritts. Hier können Freelancer-Management-Systeme nützlich sein, da sie als solche Plattformen fungieren. Auch die Zeitverzögerungen wirken sich stark auf die schnelle Kommunikation zwischen dem Unternehmen und den Auftragnehmern aus. Zum Beispiel wird ein Freelancer, der in Osteuropa arbeitet, eine E-Mail, die von einem Büro in den Vereinigten Staaten geschrieben wurde, am nächsten Tag lesen. So entstehen Verzögerungen, die das Projekt verlängern.

Keine Möglichkeit, den Fortschritt zu überwachen

Ein Vorteil der Nutzung von Freelancern ist, dass sie von zu Hause aus arbeiten können, was zu geringeren Kosten für das Unternehmen führt, da Ausgaben für Stromrechnungen oder die Miete eines eigenen Büros reduziert werden. Ein großer Nachteil, insbesondere bei neuen Freelancern, ist jedoch der Mangel an Kontrolle über ihre Arbeit. An einem Tag können sie sich mobilisieren, indem sie regelmäßig E-Mails beantworten und Berichte erstellen, am nächsten Tag ist ihre Arbeit nicht so systematisch wie am Tag zuvor. Ein FMS ermöglicht es, die Aufträge ständig zu überwachen, und die Überprüfung des Fortschritts mobilisiert den Freelancer intern, um systematisch zu arbeiten.

Ideen, die verblassen

Das Fehlen einer einzigen Plattform zur Verwaltung von Freelancern ist im Grunde genommen das Fehlen eines virtuellen Büros. Ein Büro, in dem nicht nur der Chef gehört wird, sondern auch ein Treffpunkt, an dem alle besprechende Probleme diskutieren und Mitarbeiter ihre Gedanken und Ideen teilen. Wie oft ist es vorgekommen, dass während der Besprechungen und Planungen keine neuen Ideen entstanden sind oder keine Verbesserungen hinsichtlich der Arbeit im Unternehmen vorgeschlagen wurden?

Mit einem geeigneten Freelancer-Management-System können Sie den Fortschritt bestimmter Projekte verfolgen und Excel-Diagramme oder -Balken an einem Ort haben sowie einen virtuellen Treffpunkt. Ein Ort, an dem Sie Ideen und Gedanken austauschen können. Wenn Sie einen Mangel an neuen Ideen in Ihrem Unternehmen von den dort arbeitenden Personen feststellen, sollten Sie überlegen, ob dies nicht durch die Zerstreuung der Spezialisten, die dort arbeiten, verursacht wird.

Unerwartete und häufige Missverständnisse

Im Zeitalter der digitalen Kommunikation, die Distanzen und Zeitzonen überwindet, ist es sehr einfach, Missverständnisse zu haben. Wie oft ist es vorgekommen, dass beim Texten oder E-Mailen jemand einige komplizierte Details übersehen hat und danach viele Fragen hatte, die zu Missverständnissen und gelegentlich sogar zu Ärger führten? Wie oft haben Sie tatsächlich erkannt, dass solche Situationen vermieden werden könnten, wenn Sie dasselbe jemandem von Angesicht zu Angesicht oder über einen Videoanruf gesagt hätten? Ein gutes FMS hilft, solche Situationen zu vermeiden, indem es einen Ort schafft, an dem jeder alle Fragen in Echtzeit klären kann und diese Informationen nicht in den E-Mail-Postfächern der Empfänger bleiben.

Wenn eines der Warnzeichen auf Ihr Unternehmen zutrifft oder, noch schlimmer, Sie die meisten davon bemerken, ist es an der Zeit, die Implementierung eines FMS in Betracht zu ziehen. Wir versichern Ihnen jedoch, dass es nicht so schwierig ist, wie Sie vielleicht denken. Um Ihnen das zu beweisen, haben wir einen separaten Artikel darüber vorbereitet, wie man ein FMS effektiv in seinem Unternehmen implementiert.

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