Was ist Stammeswissen in einer Organisation?

Allerdings gibt es neben den offiziellen Grundsätzen eines Unternehmens oder einer Organisation ein weiteres, weniger formelles und verdecktes Know-how, das einen ähnlichen Einfluss auf die Effektivität der umgesetzten Aktivitäten hat wie alle vereinbarten Verfahren – das sogenannte Stammeswissen. In dem heutigen Artikel werden wir uns auf das Stammeswissen im organisatorischen Kontext konzentrieren. Wir werden seine Vorteile und Einschränkungen sowie Möglichkeiten zur Gewinnung dieses Wissens zur Verbesserung Ihrer Unternehmensleistung aufzeigen.

Was ist Stammeswissen?

Stammeswissen bezieht sich auf informelle, praktische Informationen, Fähigkeiten oder Tipps, die innerhalb einer Organisation oder Gemeinschaft angesammelt werden, jedoch nicht in dokumentierter oder weit verbreiteter Form vorliegen. Es wird typischerweise mündlich während der Interaktionen zwischen einzelnen Gruppenmitgliedern weitergegeben.

Im Falle von Unternehmen entwickelt sich Stammeswissen als Ergebnis von Erfahrungen, Praktiken, Überzeugungen und Gewohnheiten innerhalb einer Gruppe von Menschen, oft basierend auf langfristigen Beziehungen und Kooperation. Es kann unter anderem Nuancen, ungewöhnliche Fälle, komplexe Probleme, wertvolle Lösungen oder praktische Tricks umfassen, die Mitglieder einer Organisation im Laufe ihrer Arbeit und Interaktionen mit anderen (z.B. in der Kundenbeziehung) erwerben.

Was sind die Vorteile von Stammeswissen?

Informelle und undokumentierte Informationen prägen häufig die Praktiken, Entscheidungen und Leistungen einer Organisation in ähnlichem Maße wie offizielle Nachrichten. Hier sollten wir darauf hinweisen, dass sie hauptsächlich Wege betreffen, mit ungewöhnlichen oder komplexen Problemen umzugehen, die in formalen Dokumenten nicht aufgeführt sind, was helfen kann, schwierige Situationen schnell und effizient zu lösen. Gleichzeitig erleichtern sie den Arbeitsablauf und beeinflussen die Qualität der gelieferten Produkte oder erbrachten Dienstleistungen. Weitere Vorteile, die mit Stammeswissen verbunden sind, umfassen:

• Effiziente Nutzung von Ressourcen (Zeit, Geld und Energie sparen),
• Verbesserte Arbeitsleistung (Vermeidung der gleichen Fehler wie frühere Mitarbeiter).
• Stärkung der Beziehungen zwischen Mitarbeitern (die Übertragung von Informationen erfordert Interaktion),
• Erhöhung der Flexibilität (Verfolgung alternativer Ansätze und Handlungsweisen in Situationen, in denen Standardmethoden nicht effektiv sind),
• Bereitstellung von Kontext (informelle Informationen beinhalten normalerweise Geschichten, die helfen zu verstehen, warum das Unternehmen bestimmte Praktiken annimmt oder bestimmte Entscheidungen trifft).

Was sind die Einschränkungen von Stammeswissen?

Obwohl es keinen Zweifel daran gibt, dass Stammeswissen – da es Kontext enthält, der in offiziellen Dokumenten nicht verfügbar ist – äußerst wertvoll ist, bringt es bestimmte Einschränkungen mit sich. Die entscheidendsten betreffen:

• Den möglichen Weggang eines Mitarbeiters – wenn informelle Informationen nicht an andere weitergegeben werden (z.B. in Form von internen Schulungen oder Mentoring-Meetings), ist es sehr wahrscheinlich, dass mit dem Weggang eines wertvollen Mitarbeiters auch die Informationen selbst aus der Organisation verschwinden.
• Mangelnde Konsistenz – einzelne Gruppenmitglieder können unterschiedliche Interpretationen und Ansätze zu denselben Problemen haben, was zu einem Mangel an Konsistenz in den Aktivitäten der Organisation führen kann.
• Schwierigkeiten bei der Skalierbarkeit – bei Informationen und Fähigkeiten, die mündlich oder auf andere informelle Weise übertragen werden, können Schwierigkeiten auftreten, wenn eine große Anzahl von Mitarbeitern übertragen werden muss.
• Mangel an Innovation – Menschen, die sich auf traditionelle, vertraute Praktiken verlassen, können Widerstand gegen Veränderungen zeigen und neue Ideen, Lösungen und Innovationen zurückhalten.
• Begrenzte Anwendbarkeit in neuen Kontexten – die gehaltenen Informationen sind oft auf spezifische Bedingungen zugeschnitten, was es schwierig oder unangemessen macht, sie auf neue Situationen zu übertragen (insbesondere im Falle eines dynamisch sich verändernden Geschäftsumfelds und der Erwartungen und Bedürfnisse der Kunden).

Wie erhalten Sie Stammeswissen von Ihren Mitarbeitern?

Eines der Projekt- und Teammanagement-Tools, um solches Stammeswissen in Ihrem Unternehmen zu gewinnen, ist Firmbee. Mit seinen Check-in-Funktionen können Sie wiederkehrende und automatisierte Fragen erstellen, die Sie an Ihre Teammitglieder senden (an alle oder nur an ausgewählte). Solche Fragen helfen Ihnen, mit den Erfahrungen und Erkenntnissen einzelner Mitarbeiter Schritt zu halten und ermöglichen es Ihnen, eine aktualisierte Wissensdatenbank zu erstellen.

Zusammenfassung

Das Management von Stammeswissen ist eine zentrale Herausforderung für Organisationen, die das informelle Wissen, das innerhalb von Teams angesammelt wird, effektiv nutzen möchten. In dieser Hinsicht werden Maßnahmen wie die Implementierung von Mentoring-Programmen (um Erfahrungen von erfahrenen Mitarbeitern zu übertragen), die Organisation regelmäßiger Meetings und Diskussionen (um sicherzustellen, dass Informationen übertragen werden können, z.B. durch Fallstudien) oder die Suche nach Möglichkeiten zur Dokumentation (z.B. in Form von FAQs, Fallstudien oder internen Leitfäden) sicherlich helfen.

Allerdings müssen alle umgesetzten Aktivitäten darauf abzielen, eine Kultur des Teilens und der Wertschätzung der Vielfalt von Fähigkeiten und Perspektiven zu schaffen. Nur so wird das Unternehmen in der Lage sein, die verfügbaren Arten effektiv zu nutzen und gleichzeitig die damit verbundenen Risiken zu minimieren.

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