4 Möglichkeiten, wie KI das Geschäftsprozessmanagement (BPM) unterstützt | KI im Geschäft #13

Produktionsmontagelinien sind die Geschäftsprozesse Ihres Unternehmens. Das Geschäftsprozessmanagement, oder BPM, ist eine Disziplin, die hilft, diese Linien zu optimieren und ihren Betrieb zu synchronisieren, d.h. den Workflow des Unternehmens zu straffen. Mit BPM analysieren Unternehmen ihre wichtigsten Geschäftsprozesse, identifizieren Engpässe oder Verschwendung und entwerfen dann Verbesserungen. Mit solcher Hilfe können sie effizienter arbeiten und strategische Ziele erreichen. Schließlich, wer könnte schon Schokolade verschwenden?

Was ist Geschäftsprozessmanagement (BPM)?

Beispiele für Geschäftsprozesse sind:

• Kundenbestellung des Produkts – besteht aus allen Schritten vom Hinzufügen des Produkts zum Warenkorb über die Zahlung bis hin zum Versand und dem After-Sales-Service,
• Rechnungserstellung und Zahlungseingang – Rechnungserstellung, Überprüfung, Buchung, Versand an den Kunden und Eintreibung von Forderungen,
• Rekrutierung und Schulung von Mitarbeitern – Werbung, Auswahl von Kandidaten, Screening, Vertragsabschluss, Implementierung und Entwicklung des Mitarbeiters,
• Fehlerbehebung bei technischen Problemen – Entgegennahme von Anfragen, Diagnose, Reparatur, Testen und Informieren des Kunden.

Die erste Aufgabe von BPM besteht immer darin, Daten zu sammeln, den bestehenden Prozess zu analysieren und dann alle notwendigen Schritte zu identifizieren, die zur Durchführung erforderlich sind. Die zweite besteht darin, Momente zu identifizieren, die eine solche Ausführung behindern. Und die dritte, eine Änderung zu entwerfen, um die Effizienz zu verbessern. Bei komplexeren Prozessen ist dies oft eine Aufgabe, die über die menschlichen Fähigkeiten hinausgeht. Künstliche Intelligenz kann bei deren Umsetzung helfen.

Die Rolle der KI im Geschäftsprozessmanagement

Moderne BPM-Lösungen nutzen künstliche Intelligenz (KI), um völlig neue Möglichkeiten zu bieten. Hier sind 4 wichtige Anwendungen von KI im Geschäftsprozessmanagement.

1. Prozessabbildung

Der Schlüssel zum Erfolg von BPM, auch bekannt als “Prozessoptimierung”, ist die Vorhersehbarkeit aller Schritte, die unternommen werden müssen, um das Ziel zu erreichen. Die Grundlage für die Implementierung eines effektiven Prozesses ist daher die Erstellung einer Prozesskarte oder Prozessvisualisierung.

Die Prozesskarte liegt meist in Form eines Diagramms mit allen Phasen und den Übergängen zwischen ihnen vor. Ihre Rolle besteht auch darin, die verzweigten Möglichkeiten zu berücksichtigen, d.h. die verschiedenen Eventualitäten abzubilden, die in den folgenden Phasen des Prozesses auftreten können.

Traditionelle Methoden der Prozessabbildung können zeitaufwendig und anfällig für menschliche Fehler sein. KI hingegen kann die Prozessabbildung automatisieren, was sie schneller und genauer macht. `

2. Erhöhung der Prozessflexibilität

Ein wesentlicher Vorteil des KI-gestützten Process Mining ist die Möglichkeit, Prozesse in Echtzeit zu überwachen, nicht nur sie nach Abschluss zu analysieren. Mit der Echtzeitüberwachung können Unternehmen aktuelle Informationen über den Status eines Prozesses erhalten und bei Bedarf sofort eingreifen, um Probleme zu lösen oder Chancen zu nutzen.

Durch die kontinuierliche Analyse von Daten in Echtzeit kann KI auch Prozesse dynamisch an sich ändernde Bedingungen anpassen. Beispielsweise kann sie in einem Bestellabwicklungsprozess automatisch Schritte neu anordnen oder neue Wege einführen, wenn die Arbeitslast zunimmt.

3. Analyse von Mustern in Daten

KI erkennt sofort verborgene Muster in Daten, zum Beispiel wiederkehrende Gründe für Verzögerungen in Prozessen. In der Rekrutierung kann sie anzeigen, in welcher Phase Kandidaten am wahrscheinlichsten ausscheiden.

Unterdessen ist eine der interessantesten Anwendungen von künstlicher Intelligenz in BPM die automatische Prozessentdeckung. KI kann helfen, Prozesse automatisch zu identifizieren und zu modellieren, indem sie Daten aus verschiedenen Quellsystemen (z.B. CRM oder ERP) analysiert. Durch die Analyse von Protokoll- oder Ereignisdaten aus diesen Quellen identifiziert KI auch Muster und Beziehungen, um den Prozessfluss zu visualisieren und einzelne Schritte zu identifizieren.

4. Automatisierung von sich wiederholenden Aufgaben

   KI-gestützte Bots führen autonom routinemäßige Prozessschritte aus – Rechnungen ausstellen, Kundendaten aktualisieren und Dokumente zwischen Systemen übertragen. Dies ermöglicht es den Mitarbeitern, sich auf Aufgaben zu konzentrieren, die Kreativität und strategisches Denken erfordern.

   KI kann eine Vielzahl von Geschäftsprozessen unterstützen – von der Automatisierung bis hin zu fortgeschrittener Analyse. Ihr Einsatz ermöglicht es Unternehmen, die Effizienz und Flexibilität wichtiger Prozesse dramatisch zu steigern. Aber welche Werkzeuge sollten Sie verwenden, um die Prozesse Ihres Unternehmens zu straffen und KI-gestütztes BPM umzusetzen?

KI-unterstützte BPM-Tools

Bei der Suche nach BPM-Tools sollten Sie zunächst überlegen, welche Art von Software am besten für Ihr Unternehmen geeignet ist.

• Unterstützung einer bestimmten Phase des BPM – zum Beispiel für die Visualisierung von Prozessen lohnt es sich, Flowster oder Lucidchart auszuprobieren, während für die Automatisierung verschiedener Arten von Aufgaben – Kissflow. Der unbestreitbare Vorteil der Wahl solcher Lösungen ist ihr niedrigerer Preis und die gut gestaltete Benutzererfahrung.
• Eine ganzheitliche BPM-Plattform – um die vollständigen Geschäftsprozesse eines Unternehmens mit einem einzigen Tool zu verwalten und zu optimieren. Hier betreten wir das Reich von Werkzeugen, die komplexer und schwieriger zu handhaben sind, aber die eine große Kontrolle über Prozesse bieten. Diese werden meist von größeren Unternehmen eingesetzt.


ADONIS, ein KI-unterstütztes Tool für das Geschäftsprozessmanagement.

Quelle: boc-group.com

Die am häufigsten verwendeten BPM-Tools sind:

• Appian BPM Suite – bietet künstliche Intelligenz (KI), um Geschäftsprozesse zu optimieren und zu automatisieren. Appian bietet ein KI Skill Designer-Tool, das eine sichere Verarbeitung von Inhalten in großem Maßstab mithilfe künstlicher Intelligenz ermöglicht,
• ADONIS BPM Suite – bietet von Anfang an den Chatbot Ella, wenn Prozesse abgebildet werden, und
• Nintex Workflow Cloud – um Geschäftsprozesse zu verwalten und zu automatisieren. Unter anderem bietet es Unterstützung für sich wiederholende Daten, d.h. die Erstellung interaktiver Dokumentvorlagen, die Tabellen und Abschnitte enthalten, die dynamisch aus Daten und Objektkollektionen erstellt werden.

Zusammenfassung

Workflows wie das Einreichen von Urlaubsanträgen, die Bearbeitung von Rechnungen, die Vorbereitung der Einarbeitung von Mitarbeitern und die Überprüfung von Kaufanträgen können mit KI-unterstütztem Geschäftsprozessmanagement (BPM) automatisiert werden. Dank fortlaufender Fortschritte und Entwicklungen in der künstlichen Intelligenz und im maschinellen Lernen können nicht nur einfache, eindimensionale Prozesse, sondern auch komplexe Aufgaben, die mehrere Beteiligte, Abteilungen und verschiedene Systeme umfassen, analysiert, optimiert und sogar automatisiert werden mit Hilfe von KI.

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